Ciclo de vida dos ativos de TI & Management (ITAM) Explicado

Normalmente, as empresas buscam criar sistemas centralizados para gerenciar os ativos de TI, incluindo não apenas hardware, software, redes e infraestrutura, mas também serviços em nuvem, assinaturas de SaaS e dados importantes. O controle total sobre um ambiente tão complexo é geralmente difícil – se não impossível – de ser alcançado, mas os protocolos adequados de gerenciamento de ativos podem ajudar as organizações a se aproximarem desse objetivo. O gerenciamento de ativos facilita o gerenciamento de orçamentos, a utilização de análises, a proteção de dados e a otimização do ambiente de TI.

Neste artigo, exploraremos os aspectos mais importantes do gerenciamento de ativos de TI e os conceitos associados.

O que este artigo abordará:

• O que é o gerenciamento de ativos de TI (ITAM)?
• O que é o ciclo de vida de um ativo?
• Os estágios do ciclo de vida de um ativo
• Por que o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos é importante?
• Quais são as práticas recomendadas do ITAM e do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI?

O que é um ciclo de vida de ativos?

O ciclo de vida de um ativo de TI é a série progressiva de estágios envolvidos no gerenciamento do ativo. O ciclo de vida começa com o planejamento, quando os tomadores de decisão identificam a necessidade do ativo, e continua até que a vida útil do ativo termine e ele seja removido do inventário. A importância de um determinado ciclo de vida de um ativo é determinada por fatores como custo, criticidade e confiabilidade.

O valor, a utilização e o status dos ativos de TI são preocupações orçamentárias e operacionais importantes. Dessa forma, quase todas as organizações rastreiam seus ativos de alguma forma, mesmo que isso signifique usar um processo informal ou ad hoc. Além dos motivos logísticos, o gerenciamento de ativos também ajuda na manutenção e na conservação contínuas de um ambiente de TI. Quando essa manutenção é negligenciada, as organizações geralmente precisam lidar com falhas, tempo de inatividade e substituições de emergência.

Embora as especificidades de cada ciclo de vida variem de acordo com o ativo, os estágios do ciclo de vida permanecem os mesmos. O ciclo de vida de um tablet é muito diferente do de um servidor, por exemplo, mas eles ainda serão avaliados na mesma progressão de estágios. Independentemente do tipo de aplicação, as mesmas considerações sobre o ciclo de vida entram em jogo. 

Tem dúvidas sobre o gerenciamento de ativos de TI? Explore oFAQ doNinjaOne IT Asset Management para obter respostas a perguntas comuns.

As etapas do ciclo de vida de um ativo

Todo ativo passa por quatro estágios em seu ciclo de vida:

1. Criação/aquisição

O ciclo começa aqui, durante o primeiro estágio, quando uma necessidade é identificada e são tomadas decisões sobre a criação ou aquisição do ativo. Nesse ponto, o ativo é selecionado, implantado, configurado e inventariado minuciosamente. Essa é uma primeira etapa fundamental, pois erros podem levar a grandes dores de cabeça no futuro. Se o ativo errado for selecionado ou configurado incorretamente, o impacto negativo poderá ser sentido em todos os estágios restantes, e pode levar anos até que o ativo possa ser substituído.

2. Utilização

Espera-se que a utilização seja o estágio em que o ativo permaneça por mais tempo. É simplesmente quando o ativo está sendo usado para o fim a que se destina e está cumprindo sua função. Vale a pena observar que alguns combinam a utilização e a próxima etapa, a manutenção, em um único estágio. Do ponto de vista do tempo, isso faz sentido, pois o ativo provavelmente está sendo mantido enquanto está sendo usado. Entretanto, a combinação desses dois estágios pode confundir sua intenção.

3. Manutenção

No contexto de um ciclo de vida, a manutenção refere-se a todo o trabalho realizado em um ativo durante sua vida útil. Isso geralmente significa manutenção preventiva, proativa, de emergência e outros tipos de manutenção. Se o ciclo de vida for bem gerenciado e o ativo funcionar como deveria, a maior parte da manutenção poderá ser planejada.

4. Renovação/eliminação

O estágio final do ciclo de vida de um ativo marca o fim de sua vida útil. Muitas vezes, é nesse ponto que o valor do processo de gerenciamento do ciclo de vida fica realmente evidente, pois os dados coletados durante toda a vida útil do ativo permitirão que a liderança tome melhores decisões sobre como avançar.

O que é o gerenciamento de ativos de TI (ITAM)?

O gerenciamento de ativos de TI, também conhecido como ITAM, abrange estratégias e práticas recomendadas para gerenciar e otimizar os sistemas, o hardware, os processos e os dados de TI de uma organização.

Chamada: Um ativo de TI é classificado como qualquer informação, sistema, software ou hardware de propriedade da organização e usado no curso da operação regular.

Uma grande parte do ITAM é a responsabilidade de implementar, rastrear e manter os ativos de TI. Isso inclui avaliar a disposição desses ativos e determinar se eles precisam de otimização, substituição ou atualização para uma tecnologia mais nova ou mais adequada.

Fundamentalmente, o gerenciamento de ativos consiste em inventariar e rastrear todos esses ativos para que a liderança da organização possa tomar decisões estratégicas informadas sobre compras e despesas de TI. Para saber mais sobre os principais componentes, os benefícios do gerenciamento de ativos de TI e como escolher o software ITAM certo, assista ao nosso vídeo: O que é o gerenciamento de ativos de TI (ITAM)?

Por que o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI é importante

O gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI é mais do que criar um inventário de ativos e encerrar o dia. Os benefícios reais vêm da captura contínua de dados de ativos para maximizar os retornos, minimizar os riscos e gerar maior valor operacional. Ao fazer o melhor uso dos recursos atuais, os gerentes de TI podem evitar compras desnecessárias, reduzir os custos de licenciamento e suporte de software, eliminar desperdícios e melhorar a eficiência geral.

Além disso, os procedimentos ITAM corretos (bem como o software de gerenciamento de ativos) podem ajudar as organizações a evitar alguns dos erros comuns no gerenciamento de ativos. Quando os processos não estão em vigor, as organizações tendem a negligenciar os principais aspectos do ciclo de vida, como manutenção proativa, configuração inicial e planejamento para o fim da vida útil.

O gerenciamento do ciclo de vida gera altos dividendos devido ao alto custo dos erros que ele ajuda a evitar.

Para reiterar, a International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) nos diz que o valor de longo prazo das práticas recomendadas de ITAM está bem documentado. Eles podem ser vistos em reduções de custos, melhor suporte ao usuário final, maior controle sobre os ativos de TI, comunicações simplificadas, riscos reduzidos na governança, melhor conformidade e segurança de software, maior suporte para segurança e preparação para recuperação de desastres e melhor tomada de decisões estratégicas e orçamento.

Assista ao nosso vídeo de Visão Geral do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI para explorar os 5 estágios do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI, descobrir as práticas recomendadas comprovadas e ver como as PMEs podem otimizar suas estratégias de ativos de TI.

Gerenciamento do ciclo de vida de TI e práticas recomendadas de ITAM

A IAITAM também define 12 áreas-chave de processo (KPAs) para o ITAM. A seguir, parafraseamos essas práticas recomendadas:

• Processo do programa: O gerenciamento de ativos de TI deve ser centralizado e documentado em todas as fases do ciclo de vida. É necessário um registro em papel para que as organizações possam desenvolver estratégias eficazes e dar suporte contínuo às atividades de TI.
• Gerenciamento de programas: Os programas de gerenciamento de ativos devem ser bem organizados e aderir a todas as práticas recomendadas. Seguir uma estrutura estabelecida para esse processo ajuda a orientar as organizações em seu próprio processo de estabelecimento de uma estratégia ITAM.
• Gerenciamento de políticas: Todas as políticas devem ser documentadas e aplicadas na iniciativa ITAM, bem como nos próprios ativos de TI. As políticas devem ser claras e facilmente compreendidas pelos funcionários e por todas as principais partes interessadas para promover a conformidade.
• Gerenciamento de comunicação e educação: É essencial que haja uma cultura organizacional que apoie a educação, a conscientização e o treinamento contínuos em relação às políticas de ITAM. Essa etapa ajudará no gerenciamento de mudanças à medida que o programa for avançando.
• Gerenciamento de projetos: O gerenciamento de ativos de TI requer uma liderança forte para garantir que as iniciativas sejam organizadas e eficientes. O gerenciamento eficaz de projetos pode ajudar as organizações a reunir os recursos necessários para implementar e manter os ativos de TI.
• Gerenciamento de documentação: A documentação relacionada aos ativos de TI – comprovante de compras, licenças de software, certificados de autenticidade etc. – deve ser organizada e mantida durante todo o ciclo de vida do ativo de TI. — deve ser organizada e mantida durante todo o ciclo de vida do ativo de TI.
• Gerenciamento financeiro: O gerenciamento financeiro de ativos de TI é a pedra angular da redução de despesas e da minimização do desperdício. É importante manter o foco no orçamento, na reconciliação de ativos fixos, no estorno, na preparação da auditoria financeira, na reconciliação de faturas, na previsão e no faturamento.
• Conformidade e legislação: As estratégias de ITAM devem se concentrar em minimizar os riscos e preparar a organização para uma auditoria.
• Gerenciamento de fornecedores: Os fornecedores terceirizados são uma parte essencial do ITAM. Você deve estabelecer um protocolo de comunicação e documentar todas as comunicações com esses fornecedores.
• Gerenciamento de aquisições: Reúna os requisitos dos ativos de TI no início do primeiro estágio de seu ciclo de vida, antes que eles sejam adquiridos ou implantados. Desenvolva um entendimento claro de todas as políticas, padrões e processos de ciclo de vida relevantes para seus ativos de TI.
• Identificação de ativos: Cada ativo individual de TI deve ser identificado e inventariado de forma a facilitar a localização e o gerenciamento de ativos individuais.
• Gerenciamento do descarte: A maioria dos ativos de TI precisará de uma “estratégia de saída” em algum momento. Planeje como descartar esses ativos no final de sua vida útil, inclusive quais substituições serão necessárias (se houver).

Aprimorando o ITAM com os campos personalizados do NinjaOne

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de ativos de TI pode se beneficiar muito das ferramentas criadas para automatizar e otimizar vários processos. Uma dessas ferramentas é o NinjaOne, que oferece recursos avançados de personalização e automação por meio de campos personalizados.

Campos personalizados do NinjaOne para gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

O recurso de campos personalizados do NinjaOne, introduzido em 2021, permite que as organizações capturem informações adicionais que são cruciais para o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI. Embora o NinjaOne forneça nativamente pontos de dados abrangentes, como processadores, memória, unidades e adaptadores de rede, os campos personalizados podem ser configurados para rastrear aspectos exclusivos dos ativos que são essenciais para cada empresa.

Por exemplo, você pode criar campos personalizados para gerenciar:

• Status do ativo: Categorize os ativos com base em seu status operacional (por exemplo, Operacional – Atribuído, Em Reparo, Aposentado).
• Propriedade de ativos: Rastreie quem tem um dispositivo, incluindo suas informações de contato.
• Centro de custos: Identifique o centro de custo associado a cada ativo para gerenciar o orçamento e o acompanhamento financeiro.

Esses campos personalizados facilitam o monitoramento do status, da localização e da propriedade dos ativos, garantindo que os gerentes de TI tenham todas as informações necessárias para tomar decisões informadas. Além disso, esses dados podem ser pesquisados e relatados na plataforma NinjaOne, fornecendo insights em tempo real sobre o inventário de ativos de TI.

Vamos configurar um módulo básico de gerenciamento de ciclo de vida de ativos usando campos personalizados. Configuraremos vários campos personalizados, incluindo:

• Status do ativo
• Proprietário de ativos
• Endereço de e-mail do proprietário do ativo
• Número de telefone do proprietário do ativo
• Centro de custos

O status do ativo é usado para definir o status operacional do ativo. Queremos que elas sejam categorizadas em opções predefinidas. Criaremos um campo com os seguintes atributos:

• Etiqueta: Status do ativo
• Nome: assetStatus
• Tipo de campo: Menu
• Técnico: Editável
• Valores de opção: Varia de acordo com suas necessidades
  • Operacional – Atribuído: para dispositivos de usuário final que foram atribuídos a um usuário
  • Operacional – Não atribuído: para dispositivos de usuário final que podem, mas não foram atribuídos a um usuário
  • Em reparo: para dispositivos que estão em posse da TI e que estão sendo reparados ativamente
  • Perdido: para dispositivos que não estão mais em posse da organização
  • Aposentado: para dispositivos que não são mais gerenciados

Proprietário do ativo será um campo de texto para armazenar o nome do proprietário do ativo.

• Etiqueta: Proprietário de ativos
• Nome: assetOwner
• Tipo de campo: Texto
• Técnico: Editável

O endereço de e-mail do proprietário do ativo será um campo de e-mail para armazenar o endereço de e-mail dos proprietários do ativo.

• Etiqueta: Proprietário
• Nome: ownerEmail
• Tipo de campo: Email
• Técnico: Editável

O Asset Owner Phone Number (Número de telefone do proprietário do ativo) será um campo de e-mail para abrigar o endereço de e-mail do proprietário do ativo.

• Etiqueta: Número de telefone do proprietário
• Nome: ownerPhone
• Tipo de campo: Telefone
• Técnico: Editável

O centro de custos identifica onde são cobrados os custos de hardware, software e suporte associados a um dispositivo.

• Etiqueta: Centro de custo
• Nome: costCenter
• Tipo de campo: Menu
• Técnico: Editável
• Valores de opção: Varia de acordo com suas necessidades
  • Marketing
  • Vendas
  • Finanças
  • Engenharia
  • Operações

É provável que queiramos esses campos em todos os dispositivos, portanto, vamos configurá-los como campos personalizados globais.

Depois de preenchidos, esses campos podem ser facilmente pesquisados e relatados no Ninja.

Para obter mais detalhes sobre a configuração e o uso de campos personalizados no NinjaOne, consulte How to Provide End-User Self-Service Tools with NinjaOne.

Conclusão

Os ciclos de vida dos ativos afetam todas as partes da empresa, não apenas o departamento de TI. Os ativos críticos da operação desempenham um papel importante desde o momento em que são adquiridos até o momento do descarte.

Quando selecionados, configurados e mantidos adequadamente, os ativos de TI podem proporcionar um retorno ainda maior sobre o investimento e minimizar problemas inesperados. Se as etapas do ciclo de vida não receberem a devida atenção, esses ativos poderão afetar negativamente os recursos e os funcionários da empresa.

Se uma organização estiver realmente interessada em implementar uma solução de gerenciamento de ativos de TI – como provavelmente deveria estar -, a compreensão dos ciclos de vida dos ativos é parte integrante de uma estratégia de manutenção preventiva, bem como do planejamento e do orçamento futuros.

O gerenciamento do ciclo de vida dos ativos pode aumentar muito o potencial de lucro, a vida útil dos ativos, a produtividade total, a satisfação dos funcionários e muito mais, desde que as práticas recomendadas sejam observadas.