Como operacionalizar o modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365

Com a adoção em massa da computação em nuvem, gerenciar dados ficou mais importante do que nunca. O Microsoft 365 oferece recursos nativos de proteção e backup, mas as organizações ainda precisam definir estratégias adequadas de backup e recuperação para cargas de trabalho como OneDrive, SharePoint e Teams. Os MSPs podem ajudar a colocar em prática as responsabilidades do cliente dentro do modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365 e padronizar a preservação dos dados de trabalho nas cargas de trabalho do Microsoft 365.

Isso ajuda a identificar quais dados estão cobertos pelos recursos nativos de proteção e recuperação do Microsoft 365 e a criar fluxos adicionais conforme os requisitos de backup da organização. Este guia mostra, passo a passo, como operacionalizar os backups internos de dados.

Como construir um modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365

Este guia parte do próprio modelo de responsabilidade compartilhada da Microsoft e acrescenta o contexto de cada cliente para elevar seus padrões de backup e recuperação com uma plataforma de monitoramento e gerenciamento remoto (RMM).

Pré-requisitos:

• objetivo de tempo de recuperação (RTO) e objetivo de ponto de recuperação (RPO) acordados por carga de trabalho, cada um com um responsável de negócio nomeado
• acesso administrativo ao Microsoft 365, às funções do Microsoft Entra ID e às ferramentas de backup
• um espaço de documentação para políticas, matrizes RACI e pacotes mensais de evidências
• uma janela de mudança e um processo de tickets para atualizações de configuração

Etapa 1: monte a matriz RACI do tenant e o mapa de controles

Comece listando os controles operacionais que precisa monitorar em cada espaço de trabalho e mapeando papéis e responsabilidades. Isso melhora a governança desde o início e acelera a resposta a incidentes. Para cada controle (MFA, prevenção contra perda de dados, políticas de retenção etc.), defina:

• Responsável pela execução: pessoa ou equipe encarregada de acompanhar os controles operacionais
• Responsável final: quem responde pelo risco e pelo resultado
• Consultado: fontes de orientação especializada e de informações essenciais
• Informado: quem deve receber atualizações e resultados finais

Seu mapa de controles de backup e recuperação deve ficar parecido com este:

Atividade	Responsável pela execução	Responsável final	Consultado	Informado
Escolher uma solução de backup	Equipe de operações de TI	Gerente de TI	Parceiro Microsoft	Alta liderança
Agendar backups	Equipe de operações de TI	Gerente de TI	Suporte do fornecedor	Áreas de negócio envolvidas
Testar os fluxos de restauração	Equipe de operações de TI	Gerente de TI	Equipe de segurança de dados	Alta liderança

Etapa 2: comece protegendo identidade e acesso

Aplique os princípios de confiança zero com controles de acesso privilegiado e Acesso Condicional para restringir acessos e privilégios administrativos no Microsoft 365. Isso reduz acessos não autorizados, privilégios excessivos e os riscos de perda de dados associados.

Casos de uso: adotar precauções, como direitos administrativos com prazo definido e aprovações adicionais, para reduzir riscos de acesso privilegiado.

Pré-requisitos: Microsoft 365 Business Premium e privilégios administrativos no Microsoft Entra.

1. Entre no centro de administração do Microsoft Entra.
2. Para configurar os métodos de autenticação do MFA, acesse Entra ID > Métodos de autenticação > Políticas.
3. Ative os métodos de autenticação adequados para os usuários e grupos necessários.
4. Para exigir MFA, acesse Entra ID > Acesso Condicional > Políticas > Nova política.
5. Selecione os usuários e os recursos de destino e configure a política para exigir MFA.
6. Para configurar o acesso privilegiado, acesse Governança de Identidade > Privileged Identity Management > Funções do Microsoft Entra > Funções.
7. Selecione a função adequada, marque os usuários como qualificados e configure prazos de ativação e aprovações conforme necessário.

Etapa 3: defina a cobertura de backup por carga de trabalho

Defina metas de backup e restauração com base nas restrições técnicas e nas ferramentas usadas por você e pelos clientes. Documente os seguintes pontos:

• escopo do backup
• frequência do backup
• retenção dos dados
• protocolos de criptografia
• locais de armazenamento
• testes de restauração agendados por carga de trabalho
• lacunas de backup (tipos de arquivo sem suporte, contornos adotados etc.)

Etapa 4: separe retenção, arquivamento e backup

Os recursos de retenção do Microsoft 365 dão conta da maior parte das exigências de retenção e de SLA, mas não substituem o backup e podem não oferecer a recuperação em um ponto no tempo exigida por todos os cenários. Reforce o gerenciamento de armazenamento e o backup com uma ferramenta de backup tudo-em-um com ROI claro.

Etapa 5: aplique o privilégio mínimo com as funções do Microsoft Entra

O controle de acesso baseado em função (RBAC) ajuda a especificar as permissões de cada usuário na empresa e fortalece seu modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365. Para colocá-lo em prática, a equipe de TI precisa:

Atribuir tarefas por função

• Dar permissões somente leitura à equipe de segurança que precisa analisar relatórios.
• Conceder direitos de administrador de conformidade à equipe de SLA para as políticas de retenção.
• Atribuir as permissões mínimas do Exchange aos gestores de e-mail para visibilidade das caixas de correio.
• Conceder direitos de administrador de helpdesk para redefinição de senhas, em vez de privilégios de administrador global.

Remover direitos de administrador global sem uso

• Faça auditorias mensais dos usuários com administrador global.
• Remova os direitos de Administrador Global de ex-prestadores de serviço.
• Mantenha de 2 a 3 contas de emergência com direitos globais.

Implementar aprovações e direitos temporários

• Gestores precisam aprovar funções elevadas.
• Use o Privileged Identity Management (PIM) para gerenciar acessos de curta duração.
• Configure alertas em tempo real para mudanças de permissão.
• Use MFA para criar fluxos de aprovação seguros.

Auditar as novas atribuições de função com regularidade

• Audite as mudanças de responsabilidade toda semana.
• Revise as novas atribuições de funções administrativas todo mês.
• Compare as permissões atuais com o mapa de controles para detectar desvios.

Etapa 6: monitore, teste e entregue evidências

Auditorias regulares mantêm o padrão operacional entre as grandes reuniões com as partes interessadas. Ao incluir o modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365 no informativo mensal:

• acompanhe os testes de backup em uma plataforma centralizada;
• crie scorecards com as taxas de sucesso dos backups;
• alinhe o controle de licenças com os gestores de ativos;
• inclua capturas de tela que comprovem o sucesso do modelo de responsabilidade compartilhada.

Etapa 7: transforme o modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365 em serviço gerenciado

Suas políticas de backup do Microsoft 365 não protegem apenas os dados: também atraem negócios novos e ajudam a manter os clientes atuais.

Divulgue o modelo de responsabilidade compartilhada nas suas ofertas mais recentes para conquistar clientes, aumentar a retenção e manter a vantagem competitiva sobre MSPs que não operacionalizaram um modelo de responsabilidade do Microsoft 365.

A integração com NinjaOne simplifica os planos de backup do modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365

O painel do NinjaOne dá visibilidade real sobre as operações de backup e recuperação do Microsoft 365. Veja como NinjaOne simplifica o processo:

Etapa	Sem NinjaOne	Com NinjaOne
Montar a matriz RACI do tenant (Responsável pela execução, Responsável final, Consultado, Informado) e o mapa de controles.	Planilhas atualizadas na mão, sem controle de versão	Dados operacionais e relatórios centralizados para apoiar as revisões de RACI e de controles
Começar protegendo identidade e acesso.	Várias ferramentas para autenticação, acesso condicional, gerenciamento de identidades etc.	Backup e recuperação de objetos e configurações do Microsoft Entra
Definir a cobertura de backup por carga de trabalho.	Agendas de backup separadas por carga de trabalho e restaurações manuais	Agendamento automático de backups, recursos de restauração e relatórios em uma só plataforma
Separar retenção, arquivamento e backup.	Dependência dos recursos nativos de retenção e recuperação da Microsoft	Opções granulares de restauração, recursos de recuperação integrados e retenção de backup configurável
Monitorar, testar e entregar evidências	Coleta manual de dados e modelos de relatório inconsistentes	Visualização de dados, scorecards e relatórios prontos para o cliente já integrados
Empacotar o modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365	Poucos insights e dificuldade para comprovar o ROI	Painéis personalizados com a marca mostrando o sucesso dos backups e as métricas de SLA

Sistematize seu modelo de responsabilidade compartilhada

Criar fluxos baseados em dados para proteger informações dentro e fora da nuvem tranquiliza os clientes atuais e atrai novos negócios. Para operacionalizar o modelo de responsabilidade compartilhada do Microsoft 365, monte a matriz RACI do tenant, exija MFA, faça backups por carga de trabalho, teste com regularidade, arquive os resultados e publique-os todo mês.

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