Pontos principais
- Centralize a documentação de TI para manter informações críticas organizadas, padronizar fluxos de trabalho e ajudar MSPs e equipes de TI a gerenciar ambientes complexos com mais eficiência.
- Use o NinjaOne Documentation para criar bases de conhecimento pesquisáveis, armazenar credenciais com segurança, compartilhar documentação com usuários finais e dar aos técnicos acesso rápido às informações de que precisam.
- Padronize a documentação entre organizações com modelos reutilizáveis, campos personalizados e preenchimento automático de dados pela API e pela CLI.
- Acompanhe processos de TI repetíveis com listas de verificação que atribuem tarefas, monitoram o progresso e ajudam os técnicos a concluir o trabalho de forma consistente, dentro dos acordos de nível de serviço (SLAs).
- Ganhe eficiência em TI e fortaleça o compartilhamento de conhecimento com uma solução integrada de documentação de TI que ajuda as equipes a resolver problemas mais rápido.
A documentação de TI costuma ser deixada de lado como solução central em MSPs e departamentos de TI, mas é essencial para gerenciar ambientes complexos. Por isso, aprimoramos bastante nossa solução de Documentation para ajudar as equipes a ganhar eficiência e produtividade.
O que é documentação de TI e por que ela é necessária
Documentação de TI é um conjunto completo de materiais escritos que explicam, orientam e apoiam o uso, a manutenção e a solução de problemas de sistemas, processos, endpoints e softwares de TI.
Uma boa solução de documentação de TI muda o jogo para as equipes: facilita padronizar processos, aumentar a eficiência e dar aos técnicos acesso imediato a informações críticas.
O que o NinjaOne Documentation oferece
O NinjaOne Documentation simplifica as operações de TI ao dar acesso imediato a informações críticas. Com automações personalizáveis, dá para fazer o onboarding de novos técnicos rapidamente e padronizar a base de conhecimento. Além disso, o armazenamento seguro de credenciais e o compartilhamento com usuários finais controlado por permissões ajudam a manter a integridade dos dados e a evitar violações de segurança.
Como o NinjaOne Documentation se compara às outras soluções
NinjaOne continua investindo pesado em Documentation, com melhorias contínuas que ampliam automação, integrações e fluxos de trabalho. Nosso compromisso com a inovação mantém a plataforma competitiva e permite que MSPs e departamentos de TI simplifiquem suas operações.
Hoje podemos afirmar com tranquilidade que o NinjaOne Documentation está lado a lado com as principais soluções do setor. Veja a comparação de recursos abaixo:
| Recurso | NinjaOne | IT Glue | Hudu |
| Ampliar ativos de dispositivos com campos personalizados | SIM | NÃO | SIM |
| Preencher e acessar campos personalizados de dispositivos com o agente RMM | SIM | NÃO | NÃO |
| API completa | SIM | Limitada | Limitada |
| RMM e sistema de tickets integrados | SIM | NÃO | NÃO |
| Links de compartilhamento da base de conhecimento com validade | SIM | NÃO | NÃO |
| Portal do cliente | SIM | SIM | SIM |
| Microsoft Cloud Editor | SIM | SIM | NÃO |
| Monitoramento de domínios e SSL | SIM | SIM | SIM |
| Tipos de documento personalizados | SIM | SIM | SIM |
| Base de conhecimento e SOPs | SIM | SIM | SIM |
| Busca | SIM | SIM | SIM |
| Runbooks | SIM | SIM | SIM |
| Listas de verificação | SIM | SIM | SIM |
| Integrações | SIM | SIM | NÃO |
Três principais casos de uso do NinjaOne Documentation
Quer ver o NinjaOne Documentation na prática? Veja três cenários reais em que a solução transformou operações de TI. Da criação de bases de conhecimento ao acompanhamento de processos repetíveis, esses casos mostram como NinjaOne pode mudar a eficiência e a produtividade da sua equipe:
Caso de uso nº 1 – Monte sua base de conhecimento
O primeiro caso de uso é a criação de uma base de conhecimento interna. As bases de conhecimento permitem que a equipe crie wikis personalizados para reunir e armazenar os documentos e arquivos mais importantes, além de compartilhá-los com usuários finais e ganhar produtividade.
Para montar uma base de conhecimento robusta, comece criando artigos globais e por organização.
Em seguida, organize esses artigos em uma estrutura de pastas clara, fácil de navegar. Depois disso, acompanhe o histórico de revisões dos documentos para identificar as informações mais usadas e atualizadas. Associe e crie relações entre dispositivos, documentos e outros itens relevantes para conectar os documentos e dispositivos de uso frequente.
Por fim, compartilhe os artigos da base de conhecimento com usuários finais por meio de links ou do portal do usuário final. Assim, eles resolvem problemas por conta própria e você mantém o controle sobre acesso e validade.
O primeiro caso de uso pode ser resumido nestas etapas:
- Criar artigos de base de conhecimento globais e por organização
- Organizar os artigos em uma estrutura de pastas.
- Acompanhar o histórico de revisões dos documentos
- Criar relações entre itens dentro do NinjaOne
- Compartilhar artigos por links ou pelo portal do usuário final.
Caso de uso nº 2 – Crie uma documentação estruturada entre organizações
Outro caso de uso útil do NinjaOne Documentation é criar documentação estruturada em todas as organizações gerenciadas. Cada organização pode ter documentos próprios, mas há também muita informação que se repete em qualquer uma delas.
Para padronizar a documentação em várias organizações, crie modelos para documentos de aplicativos e serviços. Personalize esses modelos com os campos personalizados do NinjaOne e registre as informações essenciais.
Depois, use itens predefinidos para adaptar documentos específicos às necessidades de cada organização. Configure alertas para garantir que os documentos obrigatórios sejam concluídos no prazo e aproveite nossa API e CLI para preencher dados automaticamente.
Esse caso de uso aumenta a eficiência ao entregar à equipe uma documentação padronizada, atualizada e em dia.
Resumindo, as etapas do caso de uso nº 2 são:
- Criar modelos de documentos de aplicativos e serviços formados por campos personalizados para registrar as informações essenciais em todas as organizações.
- Importar itens predefinidos de uma biblioteca curada.
- Receber notificações quando documentos obrigatórios não forem concluídos.
- Usar nossa API e CLI completas para preencher informações automaticamente.
Caso de uso nº 3 – Acompanhe processos repetíveis com listas de verificação
Nosso último caso de uso é usar listas de verificação para acompanhar e garantir a conclusão dos processos repetíveis dos técnicos. A eficiência do técnico depende de facilitar ao máximo o acompanhamento e a conclusão de tarefas rotineiras, liberando tempo para atividades estratégicas.
O primeiro passo é criar modelos de lista de verificação no NinjaOne Documentation para descrever os processos repetíveis, com etapas e descrições detalhadas.
Depois, atribua essas listas a técnicos específicos dentro de cada organização, garantindo que as tarefas fiquem com os profissionais mais qualificados ou ampliando as habilidades da equipe.
Por fim, acompanhe o andamento pela barra de progresso para verificar o status de conclusão e garantir o cumprimento dos SLAs.
Em resumo, este terceiro caso de uso tem as seguintes etapas:
- Criar modelos de lista de verificação no NinjaOne Documentation para descrever processos repetíveis com várias etapas e descrições completas das tarefas.
- Criar instâncias dentro de cada organização para atribuir listas e tarefas a técnicos específicos.
- Acompanhar o progresso de conclusão das listas para entender o status de cada estágio.
Comece a usar o NinjaOne Documentation
Com a TI cada vez mais complexa, é essencial dar à equipe ferramentas que facilitem o dia a dia. Uma solução integrada de documentação de TI permite padronizar a base de conhecimento, ganhar eficiência e centralizar a documentação para resolver problemas mais rápido.
O NinjaOne Documentation ajuda MSPs e departamentos de TI a ampliar o compartilhamento de conhecimento, otimizar o desempenho da TI, reduzir riscos e proteger melhor suas informações mais importantes. Faça hoje mesmo um teste grátis.
