Como evitar o desperdício de licenças do Microsoft 365 com análise de uso e automação

O desperdício de licenças é um problema comum em ambientes Microsoft 365. PMEs e clientes gerenciados por MSPs com bases de usuários dinâmicas perdem bilhões de dólares por ano com licenças ociosas ou subutilizadas.

A boa notícia é que dá para evitar quase tudo isso. O Microsoft 365 traz ferramentas e APIs nativas que as organizações podem usar para analisar e otimizar o uso de licenças. Mas a economia real vem mesmo da otimização.

Este guia mostra como evitar o desperdício de licenças do Microsoft 365 com análise de uso e automação. Continue lendo para conhecer as causas mais comuns desse desperdício.

Como evitar o desperdício de licenças do Microsoft 365 com análise de uso e automação

Pré-requisitos:

• Acesso ao centro de administração do Microsoft 365 ou ao Microsoft Entra ID: é preciso ter acesso ao centro de administração do Microsoft 365 ou ao portal do Microsoft Entra ID para gerenciar licenças e ver relatórios.
• Função de Administrador Global ou Administrador de Licenças: você precisa ser Administrador Global ou Administrador de Licenças. Caso contrário, não conseguirá configurar nem visualizar dados de login.
• Módulo do PowerShell: instale e configure o Microsoft Graph PowerShell SDK.
• Microsoft Entra ID — logs de login e relatórios de uso: confirme que os logs de login e os relatórios de uso estão ativados no Microsoft Entra ID.
• Integração com Intune ou Microsoft Endpoint Manager: recomendamos integrar o Microsoft Intune ou o Microsoft Endpoint Manager para acompanhar a atividade no nível do dispositivo.

Estratégias de implantação recomendadas:

Também há uma versão em vídeo de Como evitar o desperdício de licenças do Microsoft 365 com análise de uso e automação.

Método 1: identificar usuários inativos pelos relatórios de uso do Microsoft 365

Caso de uso: você quer otimizar o uso de licenças da organização identificando usuários que não acessaram nenhum serviço do Microsoft 365 nos últimos 90 dias.

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365.
2. Vá em Relatórios > Uso > Usuários ativos – Serviços do Microsoft 365.
3. Defina o período como Últimos 30/90 dias.
4. Filtre por atividade (por exemplo, Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer).
5. Exporte os dados em CSV para analisar offline.
6. Identifique quais usuários não têm nenhuma atividade registrada nesses serviços.

Dica: dá para agendar os relatórios e integrá-los ao Power BI.

Método 2: identificar usuários inativos com o Microsoft Graph

Caso de uso: você quer identificar contas de usuário sem login bem-sucedido por um período definido e revisá-las para uma possível limpeza de licenças.

Etapa 1: conectar-se ao Microsoft Graph

Connect-MgGraph -Scopes "AuditLog.Read.All","Directory.Read.All"

Etapa 2: localizar usuários sem login bem-sucedido nos últimos 60 dias

$cutoff = (Get-Date).AddDays(-60)
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Where-Object {
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -and
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -lt $cutoff
} |
Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,
@{Name="LastSuccessfulSignIn";Expression={
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime
}}

Esse script apenas lê e informa dados. Ele não desativa contas nem remove licenças.

Etapa 3: remover ou rebaixar a licença de forma programática

Update-MgUserLicense -UserId [email protected] -RemoveLicenses @("tenantname:LICENSE_SKU")

Método 3: usar licenciamento baseado em grupos e grupos dinâmicos

Caso de uso: você quer automatizar a reatribuição de licenças sempre que um funcionário mudar de função. Esse método reduz o erro humano no gerenciamento de licenças e garante que elas fiquem alinhadas às funções corretas do negócio.

1. No centro de administração do Entra > Grupos, crie um grupo Dinâmico do Azure AD.
   1. Regra de associação: user.accountEnabled -eq true and user.department -eq "Sales"
2. Atribua as licenças no nível do grupo.
3. Remova as atribuições manuais de licença dos usuários.

Método 4: usar a Política de Grupo para reforçar o controle de uso

Caso de uso: esse método impede o uso do Office em máquinas compartilhadas sem um login válido. Ajuda a manter a conformidade de licenças em RDS, VDI e ambientes compartilhados semelhantes.

1. Vá até: Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Office 2016 > Configurações de Licenciamento.
2. Ative Desabilitar a ativação do Office se nenhuma licença de usuário estiver disponível.
3. Ative Não exibir a interface de Primeira Execução do Office.

Método 5: usar o CMD para verificar licenças localmente

Caso de uso: você quer conferir manualmente o status da licença do Office em um dispositivo durante a solução remota de problemas.

A. Execute o diagnóstico de licenciamento do Office:

cd C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list

B. Se os Aplicativos do Microsoft 365 estiverem instalados no diretório de programas de 32 bits, use:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list
Dica: esses comandos podem entrar em scripts de login para sinalizar ou encerrar instâncias do Office sem licença.

Pontos de atenção

Fique de olho nestas armadilhas ao seguir o guia:

Guia de solução de problemas para gerenciar licenças do Microsoft 365

• A licença não é removida: informar o nome de SKU do Microsoft 365 errado nos scripts pode fazer a remoção falhar silenciosamente. Digite o nome da SKU exatamente como ele aparece no seu tenant.
• Atraso nos relatórios de uso: atrasos nos relatórios de login e de uso de serviços do Microsoft 365 são normais. Costumam ficar entre 24 e 72 horas, então confirme que os dados têm pelo menos 3 dias antes de aplicar qualquer mudança.
• Erros na API do Graph: permissões ou funções ausentes fazem as requisições à API do Graph falharem. Confirme que todos os escopos necessários foram concedidos e que o usuário tem a função adequada antes de executar o aplicativo.
• Saída inválida no CMD: executar scripts no CMD sem privilégios de administrador pode gerar uma saída incompleta ou enganosa. Para evitar isso, execute sempre os scripts do PowerShell ou do CMD como administrador.

Outras dicas para evitar o desperdício de licenças do Microsoft 365

Veja outras medidas para evitar o desperdício de licenças na sua organização.

Aproveite os alertas de licenciamento

É fácil perder a conta de quantas licenças a organização tem. Por isso, vale configurar alertas que avisem quando o uso de licenças se aproximar dos seus limites ou ultrapassá-los.

Recupere ou limpe caixas de correio órfãs

Em alguns casos, a caixa de correio de um usuário continua ativa mesmo depois que ele sai da empresa. Essas caixas órfãs consomem bastante espaço e recursos, então identifique-as o quanto antes.

Use o comando do PowerShell Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly para localizá-las. A partir daí, decida se vale recuperá-las ou removê-las de vez.

Compare os tipos de licença com o uso real

Outra ótima forma de evitar desperdício é comparar os tipos de licença com os padrões reais de uso. Nem todo mundo precisa de uma licença premium, então avalie quem realmente usa os recursos avançados e quem não usa.

Ferramentas como o Power BI ajudam a mapear quais perfis de baixo uso estão com SKUs caras e a ajustar o cenário.

Audite os planos de serviço

Considere desativar planos de serviço que a organização quase não usa.

O Microsoft 365 costuma incluir serviços como Yammer, Stream e Sway, que têm pouca adoção. Se a organização não precisa deles, desative-os em massa.

O que causa o desperdício de licenças?

Vários fatores podem gerar desperdício de licenças, mas os mais comuns são:

Usuários inativos com licenças ativas

São usuários sem nenhuma atividade nos últimos 30 dias, por conta de desligamento ou mudança de função. As licenças atribuídas a eles continuam gerando custo até você reaproveitá-las.

Contas duplicadas ou desativadas que mantêm licenças

Essas contas são comuns em ambientes híbridos e costumam vir de problemas de migração.

Licenças caras usadas para cargas de trabalho básicas

São licenças premium atribuídas a usuários que não precisam de recursos avançados. Por exemplo, não faz sentido dar uma licença E5 a um funcionário que usa Outlook e Teams só de vez em quando.

Serviços NinjaOne para otimizar licenças do Microsoft 365

NinjaOne acrescenta uma camada extra de automação e visibilidade na otimização de licenças do Microsoft 365.

Com esses serviços, os MSPs transformam a análise de licenças em estratégias concretas e acionáveis.

Reduza os gastos com licenças do Microsoft 365 usando análise de uso e automação

A análise de uso e as automações são as duas ferramentas principais para evitar o desperdício de licenças.

A análise traz os insights necessários para otimizar o gasto com licenças. Ela mostra ao time, com clareza, quais licenças estão ativas, subutilizadas ou simplesmente jogadas fora.

Já a automação simplifica o trabalho de realinhar, remover e acompanhar todas as licenças em todos os tenants.

Juntas, as duas permitem cortar custos desnecessários e manter a flexibilidade à medida que os tenants crescem.

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