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Come utilizzare PowerShell per individuare i file OST troppo grandi in modo efficiente

Nell’odierno ambiente di lavoro digitalizzato, la gestione efficace degli spazi di archiviazione sui sistemi informatici è fondamentale. Poiché ci affidiamo sempre più alla comunicazione digitale, uno strumento su cui molti professionisti fanno affidamento è Microsoft Outlook. Con l’uso prolungato, i file OST (Outlook Offline Storage Table) possono crescere notevolmente in termini di dimensioni, occupando potenzialmente grandi quantità di spazio su disco. Qui presentiamo uno script PowerShell che aiuta i professionisti IT a individuare  i file OST troppo grandi.

Background

Il file OST è essenzialmente una copia degli elementi della cassetta postale di Exchange Server. Nel tempo, con l’accumularsi dei dati, le dimensioni di questi file possono aumentare, causando problemi legati allo spazio di archiviazione. Soprattutto per i professionisti IT e i Managed Service Provider (MSP), tenere sotto controllo questi file di grandi dimensioni è essenziale per garantire prestazioni ottimali del sistema e gestire in modo efficiente lo storage. Non si tratta solo di liberare spazio, ma di capire il comportamento degli utenti, ottimizzare le risorse e prevenire potenziali problemi.

Lo script per individuare i file OST troppo grandi

<#
.SYNOPSIS
    Find large OST files in the user's folder or recursively under C:.
.DESCRIPTION
    Find large OST files in the user's folder or recursively under C:.
.PARAMETER MinSize
    The minimum file size. This expects the file size to be in gigabytes.
.PARAMETER AllFolders
    Will search all folders under C:.
.EXAMPLE
     -MinSize 50
    Search for OST files larger than 50GB in each user's Outlook folder.
.EXAMPLE
     -AllFolders -MinSize 50
    Search for OST files larger than 50GB under C: recursively.
.OUTPUTS
    String[]
.NOTES
    Minimum OS Architecture Supported: Windows 10, Windows Server 2016
    Exit code 1: If at least 1 OST was found larger than MinSize
    Exit code 0: If no OST's where found larger than MinSize
    Release Notes:
    Initial Release
By using this script, you indicate your acceptance of the following legal terms as well as our Terms of Use at https://www.ninjaone.com/terms-of-use.
    Ownership Rights: NinjaOne owns and will continue to own all right, title, and interest in and to the script (including the copyright). NinjaOne is giving you a limited license to use the script in accordance with these legal terms. 
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#>
[CmdletBinding()]
param (
    [Parameter()]
    [double]
    $MinSize = 50,
    [switch]
    $AllFolders
)

begin {
    function Test-IsElevated {
        $id = [System.Security.Principal.WindowsIdentity]::GetCurrent()
        $p = New-Object System.Security.Principal.WindowsPrincipal($id)
        $p.IsInRole([System.Security.Principal.WindowsBuiltInRole]::Administrator)
    }
}
process {
    if (-not (Test-IsElevated)) {
        Write-Error -Message "Access Denied. Please run with Administrator privileges."
        exit 1
    }
    $script:Found = $false

    if ($AllFolders) {
        $FoundFiles = Get-ChildItem C: -Filter *.ost -Recurse -Force -ErrorAction SilentlyContinue | Where-Object { $_.Length / ($MinSize * 1GB) -gt 1 }
        $FoundFiles | Select-Object FullName, Length | ForEach-Object {
            $Name = $_.FullName
            $Size = $_.Length
            Write-Host "$Name $Size bytes"
        }
        # If you wish to automatically remove the file(s) uncomment the line below. Do note that this is permanent! Make backups!
        # $FoundFiles | Remove-Item -Force -Confirm:$false
        if ($FoundFiles) {
            $script:Found = $true
        }
    }
    else {
        $UsersFolder = "C:Users"
        $Outlook = "AppDataLocalMicrosoftOutlook"
        Get-ChildItem -Path $UsersFolder | ForEach-Object {
            $User = $_
            $Folder = "$UsersFolder$User$Outlook"
            if ($(Test-Path -Path $Folder)) {
                $FoundFiles = Get-ChildItem $Folder -Filter *.ost | Where-Object { $_.Length / ($MinSize * 1GB) -gt 1 }
                $FoundFiles | Select-Object FullName, Length | ForEach-Object {
                    $Name = $_.FullName
                    $Size = $_.Length
                    Write-Host "$Name $Size bytes"
                }
                # If you wish to automatically remove the file(s) uncomment the line below. Do note that this is permanent! Make backups!
                # $FoundFiles | Remove-Item -Force -Confirm:$false
                if ($FoundFiles) {
                    Write-Verbose "Found"
                    $script:Found = $true
                }
            }
        }
    }

    if ($script:Found) {
        exit 1
    }
    exit 0
}
end {}

 

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Analisi dettagliata

Lo script per individuare i file OST troppo grandi può essere suddiviso in diverse sezioni chiave:

  • Sinossi e descrizione: Fornisce una panoramica dello scopo dello script, che consiste nell’individuare i file OST troppo grandi nella cartella dell’utente o in modo ricorsivo nell’unità C:.
  • Parametri: Determina le specifiche della ricerca. Questo include la dimensione minima dei file (in GB) e la possibilità di individuare i file OST troppo grandi in tutte le cartelle nell’unità C:.
  • Controllo dell’elevazione dei permessi: Prima di procedere e individuare i file OST troppo grandi, lo script verifica la presenza di privilegi amministrativi. Senza tali diritti, lo script per individuare i file OST troppo grandi non può sondare i livelli più profondi del sistema.
  • Operazione di ricerca dei file: A seconda dei parametri scelti, lo script per individuare i file OST troppo grandi cerca in tutte le cartelle dell’unità C: i file OST più grandi della dimensione specificata oppure restringe la ricerca alla cartella Outlook di ciascun utente.
  • Output: Se vengono trovati file OST sovradimensionati, lo script ne stampa il percorso completo e le dimensioni in byte. Inoltre, lo script per individuare file OST troppo grandi contiene righe commentate per l’eliminazione di questi file: questa azione è lasciata alla discrezione del professionista IT.

Casi d’uso potenziali

Immagina una amministratrice IT, Jane, di una grande azienda. Riceve lamentele da vari reparti per rallentamenti di sistema e per un peggioramento delle prestazioni. Dopo alcuni test diagnostici, Jane individua problemi di spazio di archiviazione causati da numerosi file di grandi dimensioni che occupano spazio essenziale. Con questo script, Jane può individuare i file OST troppo grandi rapidamente e determinare la migliore linea d’azione, che si tratti di archiviazione, eliminazione o spostamento dei file.

Confronti

Sebbene esistano strumenti e software basati su GUI che forniscono analisi del disco e che permettono di individuare i file OST troppo grandi, i vantaggi di questo script PowerShell sono di essere progettato in modo specifico per individuare i file OST troppo grandi e il suo potenziale di automazione. Controlla direttamente i file OST e può essere incorporato in flussi di lavoro di automazione più ampi, a differenza di molti strumenti di terze parti che forniscono panoramiche più generiche senza lo stesso livello di personalizzazione.

Domande frequenti

  • Questo script per individuare i file OST troppo grandi può eliminare i file OST trovati? Lo script identifica ed elenca i file OST di grandi dimensioni, ed è presente una riga commentata per l’eliminazione. Se non commentato, lo script rimuoverà i file identificati.
  • Il parametro della dimensione può essere espresso solo in GB? Sì, lo script per individuare i file OST troppo grandi si aspetta il parametro della dimensione del file in gigabyte.

Implicazioni

Individuare i file OST troppo grandi e gestirli non è solo una questione di spazio di archiviazione. Riguarda anche la sicurezza informatica. I file OST sovradimensionati potrebbero essere indice di accumulo di dati o addirittura di violazioni di dati, e possono fungere da vettori per esportare grandi quantità di dati. La gestione proattiva di questi file può ridurre i rischi potenziali.

Raccomandazioni

  • Fai sempre un backup dei dati prima di eseguire script che potrebbero eliminare i file.
  • Esegui regolarmente lo script per individuare i file OST troppo grandi per mantenere le prestazioni ottimali del sistema.
  • Non rimuovere il commento all’opzione di cancellazione se non sei certo delle conseguenze.

Considerazioni finali

La gestione di file di grandi dimensioni, in particolare dei file OST, può essere un compito pesante. Ma strumenti come NinjaOne offrono soluzioni solide per la gestione IT complessiva. Insieme a script personalizzati come quello descritto qui, i professionisti possono garantire l’efficienza del sistema, l’ottimizzazione dello storage e la riduzione dei rischi in un panorama IT in continua evoluzione.

Passi successivi

La creazione di un team IT efficiente ed efficace richiede una soluzione centralizzata che funga da principale strumento di erogazione dei servizi. NinjaOne consente ai team IT di monitorare, gestire, proteggere e supportare in termini di assistenza tutti i dispositivi, ovunque essi si trovino, senza la necessità di una complessa infrastruttura locale.

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