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Utilizzo di OneDrive per il backup: cosa devono sapere le aziende

backup dei dati

Il OneDrive per il backup di Microsoft ha dimostrato di essere una piattaforma affidabile per l’archiviazione e la condivisione dei file e, data la sua diffusione tra gli utenti di Windows, è spesso la prima scelta di un piccolo imprenditore quando si tratta di utilizzare il cloud per le esigenze operative. 

Questa familiarità porta molti utenti finali a chiedersi se OneDrive possa essere più di un’applicazione per l’archiviazione e la condivisione di file: OneDrive potrebbe anche consentire di eseguire il backup e proteggere i file?

A prima vista, OneDrive sembrerebbe perfettamente adatto all’esecuzione del backup di file importanti, dal momento che sincronizza automaticamente i file con OneDrive e consente di accedere alle versioni più recenti dei file modificati. Ma questo significa che il client di sincronizzazione di OneDrive è in grado di essere una vera applicazione di backup? OneDrive è in grado di seguire le linee guida per la protezione dei dati e adattarsi a politiche efficaci di disaster recovery?

Queste sono alcune delle domande a cui cercheremo di rispondere in questo articolo. 

Che cos’è OneDrive?

OneDrive è una piattaforma di archiviazione dati basata sul Web offerta da Microsoft a chiunque disponga di un account Microsoft. È stato progettato per offrire agli utenti un modo semplice (e senza interruzioni) per archiviare e accedere ai file su più dispositivi, nonché di condividerli con altri utenti per la collaborazione. 

In breve, si tratta di un “disco rigido sul cloud” gratuito e aggiornabile per chi possiede un account Microsoft. Gli utenti devono semplicemente accedere a OneDrive o a Windows con il proprio account Microsoft per accedere ai propri dati. A partire da Windows 10, questa funzionalità è stata inclusa nel sistema operativo ed è persino integrata direttamente in Esplora file.  

Quando questa applicazione è attiva e connessa a Internet, OneDrive sincronizza automaticamente i dati tra computer, telefoni e/o tablet configurati con lo stesso account Microsoft. Se un utente modifica un documento Word sul proprio PC, OneDrive aggiorna la versione sincronizzata sul cloud. Se scarica il file sul telefono o tablet tramite OneDrive, visualizza sempre la versione più recente. 

Backup dei file e sincronizzazione dei dati

La condivisione dei file è un ottimo strumento di produttività, ma ciò che ci interessa davvero è la sicurezza. Questo è l’ambito più importante del backup dei dati e del ripristino dei file. 

Che cos’è il backup dei dati?

Il backup è il processo di copia manuale o automatica dei file da una posizione a un’altra allo scopo di mantenere i dati al sicuro. I backup possono essere eseguiti da un’unità fisica a un’altra, su un supporto di archiviazione o copiati in un percorso online. Grazie a queste copie aggiuntive e separate, i dati sono più protetti da eliminazioni, guasti hardware, attacchi ransomware, errori umani e altri tipi di perdita di dati.

Che cos’è la sincronizzazione dei dati?

Si tratta semplicemente di una sincronizzazione. Si riferisce al processo di copia dei dati da un dispositivo ad altre destinazioni, nonché all’aggiornamento delle future modifiche del file di origine su tutte le copie. La sincronizzazione tende a concentrarsi sulla condivisione dei file (tra dispositivi e/o utenti) e sul loro aggiornamento. 

Backup e sincronizzazione in breve

Un’attenta analisi delle differenze tra backup e sincronizzazione nel cloud spiega perché ognuno di essi è più adatto a uno scopo diverso.

La prima importante distinzione tra backup e sincronizzazione riguarda l’eliminazione dei file. I backup hanno lo scopo di conservare una copia dei dati nel caso in cui vengano eliminati o danneggiati all’origine. La sincronizzazione gestisce queste copie in modo completamente diverso, dando priorità al file di origine (locale). Pertanto, se un utente elimina un file nell’origine, questo viene rimosso anche nella destinazione di archiviazione. Ovviamente, non è la situazione ideale. 

Tieni presente che questo vale di solito per la gestione di tutti i dati sincronizzati. Se qualcuno modifica un file localmente oppure se viene danneggiato o infiltrato da un malware, queste modifiche indesiderate saranno copiate anche nella versione sincronizzata nel cloud. Anche in questo caso, si tratta di un comportamento completamente opposto a quello di una vera soluzione di backup, che dà priorità all’integrità dei dati sottoposti a backup.

In questo senso, il backup è un processo unidirezionale. A differenza dei file sincronizzati, gli utenti devono ripristinare i file per poterli visualizzare.

Infine, bisogna considerare anche la natura dei file archiviati. La maggior parte dei file sincronizzati sono documenti, foto, video e simili. Al contrario, un backup completo di solito include tutto ciò che si trova sull’unità di origine, compresi software e sistema operativo. Ciò consente all’utente di ripristinare un clone completo del proprio ambiente al momento in cui è stato eseguito il backup, in modo che possa rimettersi rapidamente al lavoro anche se il sistema operativo è compromesso.

Un’azienda può utilizzare OneDrive per il backup?

Abbiamo stabilito lo scopo principale di OneDrive: si tratta di un servizio di sincronizzazione che ha lo scopo di rendere disponibili i file di un utente su un numero qualsiasi di dispositivi connessi, da qualsiasi luogo che abbia accesso a Internet. 

In un mondo aziendale che si evolve rapidamente, in cui la necessità di lavorare a distanza è in aumento, questo tipo di flessibilità è estremamente utile. OneDrive for Business consente agli utenti di accedere ai propri file importanti dal Web e da qualsiasi dispositivo. Il fatto che faccia parte di M365 e di Windows ne facilita ulteriormente l’integrazione nel flusso di lavoro. 

Tuttavia, è necessario sottolineare che OneDrive non è un servizio di backup. Non è stato progettato per fornire le funzionalità di sicurezza e protezione necessarie a sostituire una soluzione di backup tradizionale.

La situazione potrebbe cambiare? Potenzialmente, considerando che OneDrive for Business incorpora già alcune piccole funzioni di protezione simili ai servizi di backup tradizionali. Al momento della stesura di questo articolo, sono molti i tasselli mancanti perché OneDrive possa sostituire uno strumento di backup dedicato. 

Perché utilizzare una soluzione di backup dedicata?

Protezione dall’eliminazione dei file

Come già detto in precedenza, quando si elimina un file dal computer, questo viene rimosso anche da OneDrive al momento della sincronizzazione. L’eliminazione di un file sincronizzato localmente comporta la perdita permanente del file in tutte le posizioni (sebbene possa essere recuperato dal cestino per un breve periodo). 

Le soluzioni di backup gestiscono questo aspetto in modo molto diverso. Uno strumento di backup conserva copie di ogni iterazione di un file. Se il file di origine viene eliminato, i backup rimangono. I diversi tipi di strumenti di backup consentono di configurare in modo specifico la frequenza e la portata dei backup.

Protezione contro la corruzione

Lo stesso principio si applica all’integrità dei file. Se un file sul computer viene modificato, la modifica viene immediatamente sincronizzata con OneDrive tramite la connessione Internet. Tutte le corruzioni o crittografie accidentali o intenzionali vengono trasmesse anche a OneDrive: poiché il sistema di sincronizzazione non ha modo di distinguere le modifiche “buone” da quelle “cattive”, anche la copia sincronizzata del file sarà corrotta o crittografata.

Punti deboli della cronologia delle versioni

OneDrive conserva la cronologia delle versioni dei documenti sincronizzati con MS. In questo modo, se commetti un grave errore con uno dei tuoi file e l’errore viene sincronizzato, non è un problema. Il ripristino di una delle versioni precedenti tramite il portale Web di MS è un po’ complesso, ma è possibile e può far risparmiare molto tempo e problemi.

Il problema di questa funzionalità è che i comuni attacchi ransomware e di crittografia di solito rinominano e criptano i file sulle unità della vittima. È una scelta intenzionale, per aggirare la cronologia delle versioni e il cestino, in modo che non sia facile recuperare i file. 

Ripristino di massa

I servizi di backup sono progettati specificamente per fornire il percorso più rapido e semplice per tornare a un sistema funzionante, tra cui la possibilità di ripristinare singoli file, ma soprattutto di eseguire rollback di massa di un numero illimitato di file. I backup delle immagini possono anche ripristinare rapidamente interi sistemi. 

Compressione dei file

Gli sviluppatori di soluzioni di backup sono consapevoli che una delle maggiori difficoltà del backup dei file è lo spazio di archiviazione. Come puoi immaginare, il backup completo di decine di computer su base regolare può consumare rapidamente lo spazio di archiviazione dei dati. Per fortuna, la maggior parte delle soluzioni di backup dei dati è in grado di comprimere i file per ottimizzare l’utilizzo dello spazio di archiviazione.

OneDrive non offre una compressione nativa e, una volta esaurito lo spazio, gli utenti devono acquistarne altro. Se hai a che fare con molti file, i costi possono aumentare rapidamente. 

NinjaOne offre un vero backup e ripristino dei dati 

Ninja Data Protection è stato creato per aiutarti a fornire una protezione aggiuntiva dei dati per l’intero spettro delle esigenze aziendali. Essendo una soluzione BDR sviluppata per durare nel tempo e la migliore della categoria, puoi affidarti a Ninja Data Protection senza preoccuparti dei limiti di una soluzione di ripiego come OneDrive o Dropbox. Il nostro servizio è disponibile con soluzioni flessibili che soddisfano sempre gli obiettivi di protezione dei dati, costi e RTO.

  • Backup completo delle immagini
  • Backup di documenti, file e cartelle
  • Opzioni di archiviazione esclusivamente su cloud, esclusivamente locale e ibrida
  • Ripristino dei file facile e veloce
  • Ripristino self-service di file da parte dell’utente finale
  • Ripristino bare metal
  • Soluzione perfettamente integrata in NinjaOne e gestibile tramite la dashboard RMM

Conclusioni

Microsoft OneDrive è uno dei tanti servizi cloud attualmente in circolazione. Moltissimi utenti si affidano a questa soluzione per la condivisione e l’archiviazione dei file nell’ambito del flusso di lavoro quotidiano e delle esigenze di gestione dei file. Tuttavia, sorge un po’ di confusione quando si tratta di utilizzare OneDrive come parte di un piano di backup sicuro dei dati (non aiuta il fatto che Microsoft utilizzi spesso la parola “backup” relativamente a OneDrive, anche se in realtà non è stato progettato per questo).

Come abbiamo visto, le aziende che si preoccupano di mantenere i propri dati al sicuro devono adottare soluzioni di backup dei dati appositamente progettate. Ciò consentirà loro di evitare le insidie dell’utilizzo di file sincronizzati come backup. Inoltre, semplificherà loro la vita, poiché avranno accesso a tutte le funzionalità e agli strumenti offerti da veri strumenti BDR come NinjaOne.

I dati sono importanti, non c’è dubbio. Quando serve eseguire il backup di dati preziosi, la soluzione è solo una: affidarsi agli strumenti progettati per questo scopo.  

Passi successivi

La creazione di un team IT efficiente ed efficace richiede una soluzione centralizzata che funga da principale strumento di erogazione dei servizi. NinjaOne consente ai team IT di monitorare, gestire, proteggere e supportare tutti i dispositivi, ovunque essi si trovino, senza la necessità di una complessa infrastruttura locale.

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