Logiciel de documentation informatique : guide du coût

IT documentation software pricing featured image

Il n’est pas exagéré de dire que la documentation informatique est essentielle au succès de votre entreprise. Il s’agit de l’une des bonnes pratiques les plus importantes en matière d’opérations informatiques qui permet d’enregistrer, d’organiser et de stocker les informations relatives à un environnement informatique, qu’il s’agisse d’informations sur les appareils, de mots de passe ou de coordonnées. Sans une documentation de qualité, votre service informatique ne pourrait pas fonctionner de manière optimale.

Compte tenu de son importance, vous vous demandez peut-être comment trouver la solution adaptée à vos besoins et quel est le coût de cet outil. Ce guide du coût de la documentation informatique explique les différents facteurs dont il faut tenir compte pour prendre la décision la plus éclairée pour votre entreprise.

Modèles de tarification des logiciels de documentation informatique

Le principal facteur à prendre en compte dans le coût des logiciels de documentation informatique est sans conteste le modèle de tarification que vous avez choisi. À l’heure actuelle, face aux nombreuses options disponibles sur le marché et aux nombreux fournisseurs qui vantent tous leurs solutions, il est préférable d’orienter son choix vers la solution qui correspond aux exigences et aux besoins de votre entreprise.

N’oubliez pas : En matière de tarification, les données doivent toujours être au centre des décisions que vous prenez. N’adoptez pas une stratégie unique ou, pire encore, n’imitez pas ce que fait votre concurrent. Il est conseillé de procéder à une vérification diligente et de rechercher le type de logiciel qui conviendra le mieux à votre entreprise en matière de documentation informatique.

Modèle basé sur l’abonnement

Les solutions basées sur l’abonnement sont en plein essor, et ce pour de bonnes raisons. Ce modèle de facturation récurrente vous permet de mettre à jour et d’adapter votre logiciel en fonction de vos besoins. Tandis que les modèles de paiement unique peuvent ou non contenir les fonctionnalités dont vous avez besoin, les modèles de tarification par abonnement vous permettent de déterminer les fonctionnalités que vous souhaitez pour chaque période de facturation.

Les fournisseurs, tels que NinjaOne, travaillent en étroite collaboration avec vous pour rendre votre modèle d’abonnement aussi rentable que possible en veillant à ce que vous ne payiez que pour les outils dont votre entreprise a besoin. Chaque solution étant différente, les prix peuvent varier en fonction de la complexité de votre logiciel. Cela dit, il est toujours bon de se renseigner auprès de son fournisseur pour savoir s’il facture des frais de formation ou d’implémentation supplémentaires !

Modèle basé sur la licence perpétuelle

Ce modèle vous facture une somme forfaitaire pour un produit unique doté d’un ensemble prédéterminé de fonctionnalités. Si cette solution semble plus facile à comprendre et peut être utile pour les entreprises établies qui ont une idée précise des services dont elles ont besoin, elle ne vous offre en revanche aucune flexibilité. Si vous décidez d’ajouter de nouveaux produits ou de nouvelles fonctionnalités, il vous faudra payer un supplément.

Logiciels de documentation informatique gratuits ou payants

Il existe évidemment des logiciels gratuits que vous pouvez utiliser pour votre documentation informatique. Ces types de logiciels sont généralement développés par des passionnés d’informatique qui souhaitent aider les autres à répondre à leurs besoins professionnels à un coût faible, voire nul. Les logiciels gratuits peuvent également être open-source, ce qui peut constituer une option intéressante pour les entreprises qui accordent de l’importance à l’innovation et à la personnalisation.

Les logiciels libres étant gratuits, cela signifie que tout le monde peut les utiliser. Cela augmente considérablement vos risques de sécurité et cette solution est à proscrire si votre entreprise traite des données sensibles, telles que celles que l’on trouve dans les secteurs gouvernementaux ou financiers. Notez également que les logiciels gratuits ont généralement des fonctionnalités et des caractéristiques limitées.

Six facteurs qui influent sur le coût des logiciels de documentation informatique

« Combien coûtent les logiciels de gestion informatique ? » Sans aucun doute, vous vous êtes déjà posé cette question et auriez aimé avoir trouvé une seule réponse. Mais la réalité est que la plupart des fournisseurs proposent des solutions personnalisées pour chaque client en fonction de leurs objectifs et de plusieurs autres facteurs.

1. La façon dont les données de documentation informatique sont stockées et consultées

Chaque fournisseur propose un logiciel de documentation informatique différent. Certains créent des documents qui sont affichés sous forme de pages web, tandis que d’autres vous permettent de télécharger des fichiers en format lisible. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, mais en règle générale, vous devriez rechercher un fournisseur qui propose un logiciel structuré et standardisé capable d’organiser votre documentation en différents modules.

2. Les coûts relatifs à la personnalisation et aux ajouts

Un logiciel de documentation informatique efficace doit pouvoir être entièrement adapté à votre entreprise. C’est de cette façon que vous pourrez documenter n’importe quel actif, flux de travail et compte de manière beaucoup plus simple et pratique. Un tableau de bord personnalisé est également bénéfique pour vos techniciens, car il leur permet de mieux comprendre toutes les informations recueillies. Mais ce degré de personnalisation, en plus d’autres ajouts divers, viennent évidemment gonfler le prix total.

3. Les modèles prêts à l’emploi

Plutôt que de partir de zéro, l’idéal est évidemment de choisir un fournisseur qui propose déjà des modèles de documentation informatique faciles à organiser. Cela réduit considérablement le temps consacré à la documentation et permet à votre service informatique d’utiliser efficacement le logiciel.

4. La quantité de données de documentation

Votre entreprise traite-t-elle une grande quantité de données ? Les informations plus complexes nécessitent des ressources de niveau supérieur. Lorsque vous évaluez votre budget de documentation informatique, il est judicieux de définir clairement la quantité d’informations que vous comptez gérer dès le départ, afin de pouvoir gérer vos coûts de manière plus efficace.

5. Les capacités d’intégration avec d’autres systèmes informatiques

Certains logiciels de documentation informatique peuvent être proposés dans le cadre d’un autre type de logiciel, tel qu’un système de surveillance et de gestion à distance (RMM). NinjaOne, par exemple, regroupe la gestion des terminaux et la documentation informatique dans un panneau de contrôle centralisé, ce qui permet d’éviter les changements de contexte inutiles.

Néanmoins, si vous décidez d’utiliser un logiciel de documentation informatique sous forme de produit unique, demandez à votre fournisseur quelles sont ses capacités d’intégration et s’il y a des frais connexes supplémentaires.

6. Le degré de service client et de formation proposé

Une erreur qui peut littéralement vous coûter cher est de penser que vous n’aurez pas besoin de maintenance ou d’assistance. Même les meilleurs MSP et les meilleurs professionnels de l’informatique ont besoin d’un excellent service client pour répondre à toutes les questions qu’ils finiront forcément par se poser. L’idéal est de travailler avec un fournisseur dont le service client et les services sont régulièrement plébiscités.

ROI d’un logiciel de documentation informatique

Il est facile de se demander si un logiciel donné vaut son prix, et de se laisser submerger par la quantité de données à analyser. Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à faire face à l’ampleur de la tâche :

  • Identifiez les buts et les objectifs de votre entreprise. Quels sont les objectifs de votre logiciel de documentation informatique ?
  • Dressez la liste de vos coûts directs, y compris les frais initiaux et les frais de maintenance, de mise à niveau et d’assistance, et comparez-les à vos coûts immatériels, tels que la baisse de productivité ou la diminution de la satisfaction de la clientèle. Un conseil d’expert serait d’attribuer un montant en euros aux coûts intangibles pour faciliter la comparaison.
  • Examinez régulièrement le budget alloué au logiciel de documentation informatique avec vos principales parties prenantes.

Maximisez la rétention des connaissances avec le bon outil de documentation informatique

En documentant vos informations et processus informatiques, vous garantissez l’efficacité et la précision de tous les membres de votre entreprise. Un logiciel de documentation informatique efficace normalise les processus et facilite l’extraction des données informatiques et commerciales nécessaires pour que votre équipe et tous les autres membres de votre entreprise travaillent de la même manière pour atteindre le même objectif.

Le logiciel de documentation informatique de NinjaOne permet de documenter facilement et en toute sécurité les informations critiques dans une solution unifiée. Passez à l’étape suivante et améliorez vos processus dès aujourd’hui en programmant un essai gratuit ou en regardant une démo.

Pour aller plus loin

En raison de la complexité des flux de travail et de la quantité d’informations à partager au sein de l’équipe, les entreprises peuvent se retrouver submergées par le manque d’organisation. Gardez une trace de vos documents importants, construisez une base de connaissances, standardisez les processus avec des listes de contrôle et bien plus encore grâce à NinjaOne Documentation.

Pour en savoir plus sur NinjaOne Documentation, participez à une visite guidée en direct ou commencez votre essai gratuit de la plateforme NinjaOne.

Vous pourriez aussi aimer

Prêt à devenir un Ninja de l’informatique ?

Découvrez comment NinjaOne peut vous aider à simplifier les opérations informatiques.
Voir la démo×
×

Voir NinjaOne en action !

En soumettant ce formulaire, j'accepte la politique de confidentialité de NinjaOne.

Commencez un essai gratuit du logiciel de gestion des terminaux classé N°1 sur G2

Pas de carte de crédit requise, accès complet à toutes les fonctionnalités.

Termes et conditions NinjaOne

En cliquant sur le bouton « J’accepte » ci-dessous, vous indiquez que vous acceptez les termes juridiques suivants ainsi que nos conditions d’utilisation:

  • Droits de propriété: NinjaOne possède et continuera de posséder tous les droits, titres et intérêts relatifs au script (y compris les droits d’auteur). NinjaOne vous accorde une licence limitée pour l’utilisation du script conformément à ces conditions légales.
  • Limitation de l’utilisation: Les scripts ne peuvent être utilisés qu’à des fins personnelles ou professionnelles internes légitimes et ne peuvent être partagés avec d’autres entités.
  • Interdiction de publication: Vous n’êtes en aucun cas autorisé à publier le script dans une bibliothèque de scripts appartenant à, ou sous le contrôle d’un autre fournisseur de logiciels.
  • Clause de non-responsabilité: Le texte est fourni « tel quel » et « tel que disponible », sans garantie d’aucune sorte. NinjaOne ne promet ni ne garantit que le script sera exempt de défauts ou qu’il répondra à vos besoins ou attentes particulières.
  • Acceptation des risques: L’utilisation du script est sous votre propre responsabilité. Vous reconnaissez qu’il existe certains risques inhérents à l’utilisation du script, et vous comprenez et assumez chacun de ces risques.
  • Renonciation et exonération de responsabilité: Vous ne tiendrez pas NinjaOne pour responsable des conséquences négatives ou involontaires résultant de votre utilisation du script, et vous renoncez à tout droit ou recours légal ou équitable que vous pourriez avoir contre NinjaOne en rapport avec votre utilisation du script.
  • EULA: Si vous êtes un client de NinjaOne, votre utilisation du script est soumise au contrat de licence d’utilisateur final qui vous est applicable (End User License Agreement (EULA)).