La solution d'archivage des e-mails NinjaOne pour respecter le RGPD

Une solution conforme RGPD est une plateforme logicielle conçue pour aider les entreprises à gérer, protéger et traiter les données personnelles en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour NinjaOne, cela signifie fournir un système centralisé de sauvegarde SaaS et d’archivage des e-mails qui garantit que les données (y compris les communications par e-mail) sont stockées en toute sécurité, facilement récupérables et gérées avec des contrôles d’accès stricts. La solution englobe des processus de sauvegarde et d’archivage automatisés, le chiffrement, des autorisations utilisateur précises, des pistes d’audit détaillées et des stratégies de conservation configurables qui, collectivement, aident les entreprises à répondre aux exigences du RGPD en matière de protection des données, de transparence et de responsabilité.

La solution de NinjaOne prend en charge les demandes de « droit d’accès » grâce à ses capacités de recherche avancée et de restauration précise. La plateforme permet aux équipes informatiques de localiser et d’extraire rapidement des données de messagerie spécifiques, des contacts et des fichiers associés en utilisant plusieurs critères de recherche. Grâce à notre tableau de bord de recherche avancée prenant en charge plus de 20 paramètres de recherche, les entreprises peuvent localiser et récupérer efficacement les données personnelles d’un individu dans les environnements Microsoft 365 et Google Workspace. Le système permet de télécharger et de restaurer des e-mails individuels, des messageries entières ou des sous-ensembles de données spécifiques, ce qui permet de répondre rapidement aux demandes d’accès des personnes concernées tout en conservant une piste d’audit complète de chaque action d’extraction.

Bien que la solution actuelle de NinjaOne ne propose pas de détection automatisée des DCP, elle fournit des outils robustes pour la gestion des informations potentiellement sensibles. La plateforme prend en charge l’archivage complet des e-mails avec des capacités de recherche avancées qui peuvent aider les entreprises à identifier et à gérer les informations personnelles identifiables. Grâce à des fonctions de recherche précises et à des journaux d’audit détaillés, les administrateurs et le personnel autorisé peuvent suivre et examiner le contenu des e-mails. Les contrôles d’accès basés sur les rôles du système permettent de s’assurer que seul le personnel autorisé peut accéder aux données sensibles. Le chiffrement AES-256 protège les données au repos, tandis que les protocoles TLS protègent les informations pendant le transfert.

Le journal d’audit de NinjaOne fournit un enregistrement chronologique complet de toutes les activités du système essentielles pour la conformité RGPD. Le journal d’audit classe les activités en trois catégories principales : Journal d’audit des messages et des fichiers (suivi des téléchargements, des restaurations et des migrations), Journal d’activité utilisateur (enregistrement des actions telles que les ajouts de comptes et les créations de stratégies) et Journal d’activité système (documentation des notifications du système). La plateforme génère des rapports détaillés indiquant l’état des sauvegardes, la couverture de la protection et l’utilisation des licences. Les rôles d’administrateur système et d’agent de conformité peuvent accéder à ces journaux, qui comprennent des horodatages, des détails sur l’utilisateur et des actions spécifiques, ce qui fournit les preuves vérifiables exigées par les régulateurs lors des audits RGPD.

Les stratégies de conservation de NinjaOne soutiennent directement le principe de limitation du stockage du RGPD en permettant aux entreprises de définir des périodes de conservation personnalisables allant de 30 jours à 11 ans. Le système calcule la rétention à partir de la date de réception de l’e-mail, en appliquant automatiquement des stratégies aux e-mails existants et futurs. À l’expiration d’un délai de conservation, les e-mails sont automatiquement supprimés dans les 24 heures, ce qui garantit que les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Le plan d’archivage Backup Plus propose des fonctions de conformité supplémentaires telles que la mise en suspens juridique, des périodes de conservation personnalisables et une piste d’audit. Les entreprises peuvent créer des stratégies de conservation au niveau du domaine ou du compte, le système fournissant une documentation claire de chaque action de conservation et de suppression.

Le produit Backup Plus Archiving est spécialement conçu pour les entreprises qui doivent respecter scrupuleusement les réglementations. Il utilise la journalisation par enveloppe pour garantir un archivage complet des e-mails et propose une fonction avancée d’eDiscovery avec un filtrage de 17 attributs. Les principales fonctionnalités conformes au RGPD comprennent des capacités de rétention légale, des périodes de conservation personnalisables, des pistes d’audit détaillées, un contrôle d’accès basé sur les rôles et la possibilité de créer des rôles utilisateur axés sur la conformité tels que Responsable conformité et contrôle et Délégué à la protection des données (DPD). La solution fournit des enregistrements à valeur juridique stockés dans un référentiel central sécurisé et inviolable, avec un chiffrement et des contrôles d’accès stricts qui aident les entreprises à respecter les normes de protection des données du RGPD.

La solution NinjaOne est conçue pour gérer efficacement la récupération de données à grande échelle. La plateforme prend en charge le traitement par lots des données utilisateur sur plusieurs tenants, avec des fonctions de découverte et de sauvegarde automatisées. Lors de l’exécution de demandes de données à grande échelle, le système utilise des technologies de sauvegarde incrémentielle afin de minimiser l’impact sur les performances. Les capacités de recherche avancées permettent d’effectuer des recherches simultanées sur plusieurs comptes, et l’infrastructure cloud de la plateforme (basée sur AWS avec trois zones de disponibilité) garantit des performances robustes et évolutives. Toutefois, les entreprises doivent noter que les demandes à très grande échelle peuvent nécessiter une planification minutieuse et une exécution peut-être échelonnée afin de maintenir la réactivité du système.

NinjaOne fournit des outils de documentation complets pour la préparation des audits RGPD. La plateforme génère des rapports détaillés sur la couverture de la protection, l’utilisation des licences et l’état des sauvegardes de l’entreprise. Les journaux d’audit enregistrent méticuleusement chaque action du système, y compris les activités des utilisateurs, les notifications du système et les événements de gestion des données. L’accès basé sur les rôles contribue à garantir que seul le personnel autorisé peut effectuer des actions critiques, chaque action étant enregistrée et horodatée. La plateforme permet d’exporter des rapports de conformité et des journaux d’audit, ce qui permet aux entreprises de démontrer leurs pratiques en matière de protection des données. Des fonctionnalités telles que le tableau de bord SaaS Insights fournissent des représentations visuelles de l’utilisation de la messagerie et des stratégies de sauvegarde, offrant une preuve tangible de l’engagement d’une entreprise en faveur de la protection des données et de la conformité réglementaire.