Solución de archivado de correos de NinjaOne para respaldar el cumplimiento del RGPD

Una solución que cumple con el RGPD es una plataforma de software diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar, proteger y manejar datos personales en cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para NinjaOne, esto significa proporcionar un sistema SaaS centralizado de copia de seguridad y archivo de correo electrónico que garantice que los datos, incluidas las comunicaciones por correo electrónico, se almacenan de forma segura, son fácilmente recuperables y se gestionan con estrictos controles de acceso. La solución abarca procesos automatizados de copia de seguridad y archivado, cifrado, permisos de usuario granulares, registros de auditoría detallados y políticas de retención configurables que, en conjunto, ayudan a las organizaciones a cumplir los requisitos del GDPR en materia de protección de datos, transparencia y responsabilidad.

La solución de NinjaOne admite solicitudes de «derecho de acceso» gracias a sus capacidades de búsqueda avanzada y restauración granular. La plataforma permite a los equipos de TI localizar y extraer rápidamente datos específicos de correo electrónico, contactos y archivos asociados utilizando múltiples criterios de búsqueda. Con nuestro panel de búsqueda avanzada compatible con más de 20 parámetros de búsqueda, las organizaciones pueden localizar y recuperar de forma eficiente los datos personales de una persona en los entornos de Microsoft 365 y Google Workspace. El sistema permite descargar y restaurar elementos de correo electrónico individuales, buzones enteros o subconjuntos de datos específicos, lo que permite responder rápidamente a las solicitudes de acceso de los interesados, manteniendo al mismo tiempo una pista de auditoría exhaustiva de cada acción de recuperación.

Aunque la solución actual de NinjaOne no ofrece detección automática de PII, proporciona herramientas sólidas para gestionar la información potencialmente sensible. La plataforma admite el archivado exhaustivo del correo electrónico con funciones de búsqueda avanzada que pueden ayudar a las organizaciones a identificar y gestionar la información de identificación personal. Gracias a las funciones de búsqueda granular y los registros de auditoría detallados, el personal de administración autorizado puede rastrear y revisar el contenido del correo electrónico. Los controles de acceso basados en roles del sistema ayudan a garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos confidenciales. El cifrado AES-256 protege los datos en reposo, mientras que los protocolos TLS protegen la información durante la transferencia.

El registro de auditoría de NinjaOne proporciona un registro cronológico y completo de todas las actividades del sistema críticas para el cumplimiento de RGPD. El registro de auditoría clasifica las actividades en tres secciones principales: Mensajes y registro de auditoría de archivos (seguimiento de descargas, restauraciones y migraciones), Registro de actividad de usuarios (registro de acciones como adiciones de cuentas y creaciones de políticas) y Registro de actividad del sistema (documentación de las notificaciones del sistema). La plataforma genera informes detallados que muestran el estado de las copias de seguridad, la cobertura de la protección y el uso de las licencias. El administrador y el responsable de cumplimiento pueden acceder a estos registros, que incluyen marcas de tiempo, detalles de usuario y acciones específicas, proporcionando las pruebas verificables que los reguladores exigen durante las auditorías del RGPD.

Las políticas de retención de NinjaOne apoyan directamente el principio de limitación de almacenamiento del RGPD al permitir a las organizaciones establecer períodos de retención personalizables que van desde 30 días hasta 11 años. El sistema calcula la retención a partir de la fecha de recepción del correo electrónico, aplicando las políticas a los correos existentes y futuros de forma automática. Cuando expira un periodo de conservación, los correos electrónicos se eliminan automáticamente en 24 horas, lo que garantiza que los datos no se conservan más tiempo del necesario. El plan Backup Plus Archiving ofrece funciones adicionales de cumplimiento de normativas, como la retención legal, periodos de conservación personalizables y un registro de auditoría. Las organizaciones pueden crear políticas de retención a nivel de dominio o de cuenta, y el sistema proporciona documentación clara de cada acción de retención y eliminación.

El producto Backup Plus Archiving está diseñado específicamente para organizaciones que exigen un estricto cumplimiento de la normativa. Utiliza Envelope Journaling para garantizar un archivado completo del correo electrónico y ofrece eDiscovery avanzado con filtrado de 17 atributos. Entre las principales funciones de conformidad con el RGPD se incluyen las capacidades de retención legal, los periodos de conservación personalizables, los registros de auditoría detallados, el control de acceso basado en roles y la posibilidad de crear funciones de usuario centradas en el cumplimiento de la normativa, como el Responsable de Cumplimiento y el Responsable de Protección de Datos. La solución proporciona registros de calidad probatoria almacenados en un repositorio central seguro y a prueba de manipulaciones, con cifrado y estrictos controles de acceso que ayudan a las organizaciones a cumplir las normas de protección de datos del RGPD.

La solución NinjaOne está diseñada para gestionar con eficacia la recuperación de datos a gran escala. La plataforma admite el procesamiento por lotes de datos de usuarios en varios tenants, con funciones automatizadas de detección y copia de seguridad. Al realizar solicitudes masivas de datos, el sistema utiliza tecnologías de copia de seguridad incremental para minimizar el impacto en el rendimiento. Las funciones de búsqueda avanzada permiten realizar búsquedas simultáneas en varias cuentas, y la infraestructura en la nube de la plataforma (construida en AWS con tres zonas de disponibilidad) garantiza un rendimiento sólido y escalable. Sin embargo, las organizaciones deben tener en cuenta que las solicitudes a muy gran escala pueden requerir una planificación cuidadosa y una ejecución potencialmente escalonada para mantener la capacidad de respuesta del sistema.

NinjaOne proporciona herramientas de documentación completas para la preparación de auditorías RGPD. La plataforma genera informes detallados que recogen la cobertura de la protección, el uso de las licencias y el estado de las copias de seguridad de la organización. Los registros de auditoría registran meticulosamente todas las acciones del sistema, incluidas las actividades de los usuarios, las notificaciones del sistema y los eventos de gestión de datos. La ayuda de acceso basado en roles garantiza que solo el personal autorizado pueda realizar acciones críticas, con cada acción registrada y sellada con fecha y hora. La plataforma admite la exportación de informes de cumplimiento y registros de auditoría, lo que permite a las organizaciones demostrar sus prácticas de protección de datos. Funciones como el Panel de Información SaaS ofrecen representaciones visuales del uso del correo electrónico y de las estrategias de respaldo, proporcionando evidencia tangible del compromiso de una organización con la protección de datos y el cumplimiento normativo.