Der Begriff “Prüfpfad” oder auch “Audit Trail” hat in der Geschäfts-, Finanz- und Technikwelt stark an Bedeutung gewonnen. Dieser Artikel befasst sich mit dem Konzept des Prüfpfads, seinen Arten, Beispielen und den Vorteilen, die er bietet.
Was ist ein Prüfpfad?
Ein Prüfpfad ist eine mit Datum und Zeitstempel versehene Aufzeichnung des Verlaufs und der Details einer Transaktion, eines Arbeitsvorgangs, eines Produktentwicklungsschritts oder einer Kontrolle. Er bietet eine chronologische Aufzeichnung von Ereignissen oder Aktivitäten, die innerhalb eines bestimmten Betriebssystems oder einer Anwendung stattgefunden haben.
Zweck von Prüfpfaden
Der Zweck von Prüfpfaden ist vielfältig. Sie liefern den überprüfbaren Nachweis, dass eine Abfolge von Aufgaben oder Tätigkeiten als Teil eines Prozesses oder Vorgangs wie erwartet durchgeführt wurde. Prüfpfade fungieren als eine Art detektivische Kontrolle, d. h. sie können dazu dienen, Fehler oder Probleme in Prozessen zu finden. Darüber hinaus können Prüfpfade auch als vorbeugende Kontrolle eingesetzt werden. Durch die Verfolgung und Aufzeichnung von Aktivitäten können Unternehmen Muster und Trends erkennen, die auf potenzielle Risiken oder Schwachstellen in ihren Systemen oder Prozessen hinweisen können. So können sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu mindern, bevor sie zu größeren Problemen führen.
Arten von Prüfpfaden
Prüfpfade lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: extern und intern.
Externe Prüfpfade
Externe Prüfpfade stellen die Aktivitäten dar, die von Stellen außerhalb des Systems oder der Organisation durchgeführt werden. Dazu können Kundentransaktionen, Interaktionen mit Diensten von Drittanbietern oder jede andere externe Systeminteraktion gehören. Externe Prüfpfade sind von entscheidender Bedeutung, um die Integrität dieser Interaktionen zu überprüfen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. SOC-Konformität ist ein Beispiel für einen externen Prüfpfad.
Interne Prüfpfade
Interne Prüfpfade hingegen beziehen sich auf die Aktivitäten, die innerhalb des Systems oder Netzes der Organisation durchgeführt werden. Dies können Aufzeichnungen über Systemanmeldungen, Änderungen der Benutzerberechtigungen oder Software-Patches oder -Updates sein. Interne Prüfpfade bieten einen detaillierten Überblick über die Systemaktivitäten und helfen bei der Identifizierung potenzieller Sicherheitsverletzungen und bei der Fehlersuche. Diese Prüfpfade sind ebenfalls wertvoll um Prüflisten zu erstellen, wie zum Beispiel Patch-Management-Prüflisten.
Beispiel für einen Prüfpfad
Stellen Sie sich das Szenario eines Systemadministrators vor, der die Zugriffsberechtigungen für Kunden in der Datenbank eines Unternehmens aktualisiert. Der Prüfpfad würde in diesem Fall die Anmeldung des Administrators mit einem Zeitstempel, die spezifischen Clients, deren Zugriffsberechtigungen geändert wurden, die vorgenommenen Änderungen und den Zeitpunkt des Speicherns der Änderungen dokumentieren. Im Falle unberechtigter Aktivitäten oder wenn ein Kunde ein Zugriffsproblem meldet, kann die IT-Abteilung anhand dieses Prüfpfads untersuchen, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden und dadurch mögliche Probleme schnell angehen und beheben.
Vorteile von Prüfpfaden
- Verbesserte Sicherheit und Betrugsaufdeckung: Durch die Verfolgung und Aufzeichnung von Aktivitäten können Prüfpfade die Sicherheitsbemühungen erheblich verstärken. Auf diese Weise ist es einfacher, abnormales oder verdächtiges Verhalten zu erkennen und darauf schnell zu reagieren. Im Falle eines Sicherheitsverstoßes können Prüfpfade auch dabei helfen, die Quelle des Eindringens zu ermitteln.
- Verbesserte Rechenschaftspflicht und Transparenz: Durch die systematische Dokumentation jedes Schrittes einer Transaktion oder eines Prozesses fördern Prüfpfade eine Kultur der Verantwortlichkeit und Transparenz in einem Unternehmen. Sie stellen sicher, dass jede Handlung zu einer Person oder einem System zurückverfolgt werden kann, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten verringert und ethische Praktiken gefördert werden.
- Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen: Prüfprotokolle sind von unschätzbarem Wert für die Einhaltung von Vorschriften und die Erfüllung gesetzlicher Auflagen. Sie dienen den Aufsichtsbehörden als unverzichtbare Dokumentation, um zu überprüfen, ob die Unternehmen die vorgeschriebenen Normen einhalten, und sind somit ein wichtiges Instrument für Audits und Inspektionen.
Der Wert von Prüfpfaden
Prüfpfade sind für moderne Geschäftsabläufe von entscheidender Bedeutung, da sie für Transparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle sorgen. Ihren Zweck, die Arten und die Vorteile zu verstehen, kann Unternehmen dabei helfen, sie effektiv zu nutzen, um die betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern.
