Vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) gehören zu den wichtigsten Ereignissen für MSPs.
Bei diesen Meetings können Sie den wahren Wert Ihrer Managed Services herausstellen, indem Sie die Erfolge hervorheben und strategische Verbesserungen für die Abläufe Ihrer Kunden empfehlen.
Wenn Sie es richtig anstellen, können QBRs Ihnen helfen, langfristige Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden einzugehen.
Dazu müssen Sie jedoch lernen, wie man Rohdaten in aussagekräftige Erkenntnisse umwandelt, die Ihre Kunden verwerten können, um intelligentere IT-Investitionen zu tätigen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Power BI und RMM-Exporte einsetzen können, um visuell ansprechende, datenreiche Vorlagen für vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs) zu erstellen, die MSPs informieren und inspirieren.
Umwandlung von RMM-Exporten in ansprechende QBR-Berichte mit Power BI
📌 Voraussetzungen:
- Lizenz für Power BI Desktop oder Power BI Pro
- Zugang zu PSA- und RMM-Plattformen (z. B. NinjaOne)
- Endpunkttransparenz über Skripting, Registry und Gruppenrichtlinienobjekte (GPOs)
- Berichtsberechtigungen für Patching, Ticketing, Warnmeldungen und Asset-Inventarisierung
- Vorlagenverzeichnis für eine einheitliche Berichtsformatierung
Schritt 1: Definieren Sie die Standardkennzahlen und -abschnitte, die in Ihre QBR aufgenommen werden sollen.
Zunächst müssen Sie die wichtigsten Kennzahlen ermitteln, die Sie verfolgen und in Ihrer QBR darstellen möchten. Diese sollten Folgendes umfassen:
- Gerätezustand: Betriebszeit, Datenträgerverwendung, Antivirenstatus und letzter Check-in.
- Patch-Compliance: Fehlende Updates, einen Neustart erfordernde Geräte und Compliance in Prozenten.
- Ticketvolumen und -lösung: Ticketanzahl, Einhaltung der Service-Level-Vereinbarungen und wieder geöffnete Tickets.
- Sicherheitswarnmeldungen: Malware-Erkennung, blockierte Angriffe und Login-Anomalien.
- Backup- und Wiederherstellungs-Status: Erfolgreiche Backup-Jobs, fehlgeschlagene und zuletzt verifizierte Wiederherstellungen.
- Empfehlungen: Ältere Hardware, Lizenzierung und Endpunkt-Upgrades.
Die Erstellung eines 30/60/90-Tage-Vergleichs kann Ihnen helfen, Trends und Fortschritte im Laufe der Zeit aufzuzeigen.
Schritt 2: Extrahieren Sie Ihre Quelldaten aus Ihren RMM- und PSA-Tools
Als nächstes extrahieren Sie Ihre Quelldaten aus Ihrer PSA- oder RMM-Plattform.
Beispiele mit NinjaOne und PowerShell
API-Authentifizierung definieren
$token = „YOUR_API_TOKEN“
$auth = @{ „Authorization“ = „Bearer $token“ }
- Geräteinventar:
| $devices = @() $page = 1do { $result = Invoke-RestMethod -Uri „https://api.ninjaone.com/v2/devices?page=$page“ -Headers $auth $devices += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $devices | Export-Csv „Devices.csv“ -NoTypeInformation Write-Host „✅ Devices exported to Devices.csv“ |
- Patch-Bericht:
| $patches = @() $page = 1do {$result = Invoke-RestMethod -Uri „https://api.ninjaone.com/v2/patches?page=$page“ -Headers $auth $patches += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $patches | Export-Csv „Patches.csv“ -NoTypeInformation Write-Host „✅ Patches exported to Patches.csv“ |
- Ticket-Metriken von PSA:
| $startDate = „2025-04-01“ $endDate = „2025-06-30“ $page = 1 $tickets = @()do { $result = Invoke-RestMethod -Uri „https://psa.vendor.com/api/tickets?startDate=$startDate&endDate=$endDate&page=$page“ -Headers $auth $tickets += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0)$tickets | Export-Csv „Tickets.csv“ -NoTypeInformation Write-Host „✅ Tickets exported to Tickets.csv“ |
Planen Sie diese Exporte so, dass sie vor jedem QBR-Zyklus aktualisiert werden, um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.
Schritt 3: Sammeln Sie zusätzliche Daten aus Registry, Eingabeaufforderung (CMD) und Gruppenrichtlinienobjekten (GPO)
Validieren Sie die gesammelten Daten, indem Sie Endpunkt-Validierungsprüfungen über Registry, CMD und GPO durchführen.
Endpunkt-Validierungsprüfungen (Stichproben pro Standort)
- Letzter Neustart (CMD):
systeminfo | find „Boot Time“
- AV status (PowerShell):
Get-MpComputerStatus | Select AntivirusEnabled, AMServiceEnabled
- BitLocker-Durchsetzung (Registry):
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\FVE
– EncryptionMethodWithXtsFdv = 7
- GPO-Status (CMD):
gpresult /h C:\Reports\GPOResults.html
Verwerten Sie Ihre Erkenntnisse, um Ihre Dashboard-Metriken zu untermauern und qualitative Einblicke zu gewinnen.
Schritt 4: Erstellen Sie ein Power BI-Dashboard mit RMM und exportierten Daten.
Sobald Sie die von Ihren RMM- und PSA-Tools gesammelten Daten überprüft haben, können Sie mit der Erstellung Ihres Power BI-Dashboards beginnen.
- Laden Sie Ihre CSV-Exporte aus RMM/PSA in Power BI.
- Erstellen Sie die folgenden Datenbeziehungen:
- Ticket-ID
- Geräte-ID
- Client-Name
- Erstellen Sie folgende visuelle Assets:
- Ticket-Heatmaps (Volumen nach Kategorie und Zeit)
- Ringdiagramm für Patch-Compliance
- Liniendiagramm für SLA-Trends im Zeitverlauf
- Gerätealters-Matrix
- Zusammenfassung des Backup-Status pro Standort oder Gruppe.
- Fügen Sie Slicer hinzu, um Ihre Daten nach Standort, Abteilung oder Geräterolle zu filtern.
- Veröffentlichen oder exportieren Sie Ihr Dashboard als PDF-Datei für Kundenpräsentationen.
Schritt 5: Formatieren Sie den QBR-Bericht für die Übergabe an Kunden
Nachdem Sie Ihr Power BI-Dashboard erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihren QBR-Bericht für die Kundenpräsentation vorzubereiten.
Ihr Ziel ist es, Ihren Bericht klar, ansprechend und leicht verständlich zu gestalten, auch für technisch nicht versierte Beteiligte.
Folgen Sie der unten empfohlenen Struktur:
- Deckblatt: Kundenname, Datum und MSP-Branding
- Zusammenfassung: Wichtige Erkenntnisse und Kennzahlen
- Sicherheitslage: Patching, Bedrohungen und Compliance
- Support-Metriken: Antwort- und Lösungszeiten für Tickets
- Empfehlungen: Lizenzierung, Hardware-Upgrades und Service-Erweiterungen
💡 Tipp: Fügen Sie Ihrem Bericht einen technischen Anhang bei, damit IT-kundige Beteiligte Ihre Rohdaten, Skripte und andere Konfigurationsdetails überprüfen können.
Schritt 6: Automatisieren Sie die Erstellung von QBRs
Schließlich sollten Sie die Erstellung von QBRs so weit wie möglich automatisieren.
- Erstellen Sie geplante Aufgaben für den Export von Daten. Sie können die integrierten Skriptfunktionen Ihrer RMM-Plattform oder PowerShell verwenden, um Exporte vor Ihren QBR-Zyklen zu planen.
- Stellen Siemindestens eine Woche vor dem geplanten Liefertermin eine Kalendererinnerung für die QBR-Vorbereitung ein. Auf diese Weise können Sie Ihren Bericht überprüfen und verbessern, bevor Sie ihn an Ihre Kunden weiterleiten.
- Verwenden Sie die PowerShell-Funktion Send-MailMessage, um Ihre Techniker:innen und Kunden zu benachrichtigen, sobald das QBR-Paket fertig ist.
- Speichern Sie alle QBR-Dateien in versionskontrollierten gemeinsamen Ordnern oder Kundenportalen, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten.
Diese Schritte tragen dazu bei, manuelle Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Ihre QBR-Berichte rechtzeitig geliefert werden.
⚠️ Wichtige Hinweise
Beachten Sie diese Fallstricke, wenn Sie unseren Leitfaden verwenden:
| Risiken | Mögliche Folgen | Umkehrung |
| Leere Werte in Power BI | Unvollständige oder irreführende Diagramme; fehlende Daten in Berichten | Prüfen Sie, ob die CSV-Dateien Null-Felder enthalten |
| Fehlende CMD- oder Skriptdaten | Die Metriken zur Endpunktvalidierung werden unvollständig sein. | Überprüfen Sie, ob die Skripte über die richtigen Ausführungsberechtigungen verfügen und ob der Endpunkt online ist. |
| Inkonsistente GPO-Einstellungen | Sicherheits- oder Konfigurationsmetriken können ungenau oder veraltet sein. | Führen Sie gpupdate/force auf dem Endpunkt aus, um sicherzustellen, dass die neuesten Gruppenrichtlinieneinstellungen angewendet werden. |
| Datenaktualisierungsfehler in Power BI | Veraltete Daten auf dem Dashboard | Vergewissern Sie sich, dass sich die Dateipfade zu Ihren Quelldaten nicht geändert haben, und stellen Sie sicher, dass Power BI Zugriff auf diese Daten hat. |
Tipps für die Erstellung aussagekräftiger und umsetzbarer QBR-Berichte
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre QBR-Berichte weiter aufwerten können:
Personalisieren Sie die Berichte
Nur weil Vorlagen die Erstellung von Berichten erleichtern können, heißt das nicht, dass Sie für alle Ihre Kunden dieselben Metriken verfolgen sollten.
Sie wollen sicherstellen, dass die Erkenntnisse, die Sie Ihren Kunden vermitteln, für deren Ziele relevant sind. Berücksichtigen Sie die Größe, die Branche und die SLAs des Unternehmens, wenn Sie entscheiden, welche Kennzahlen Sie präsentieren und wie Sie diese darstellen wollen.
Überprüfen Sie Ihre Daten, bevor Sie diese in Power BI laden
Gute QBR-Berichte beginnen mit zuverlässigen Daten. Sie sollten die von Ihnen gesammelten Daten immer validieren, bevor Sie diese in Power BI laden. Diese Kontrollen helfen Ihnen, Fehler oder Unstimmigkeiten in der Berichterstellung zu vermeiden.
Nutzen Sie historische Vergleiche, um Ihren Berichten mehr Tiefe zu verleihen
Wenn Sie möchten, dass Ihre QBRs Ihren Kunden einen echten Mehrwert bieten, sollten Sie historische Vergleiche in Ihre Berichte aufnehmen.
Verwenden Sie die Daten aus Ihren früheren QBR-Berichten, um die Leistung zu vergleichen, Verbesserungen hervorzuheben und Lücken zu ermitteln.
Machen Sie Ihre Berichte für alle lesbar
Nicht alle Stakeholder:innen sind IT-Expert:innen, daher sollten Sie sicherstellen, dass sie Ihre QBR-Berichte trotzdem lesen und verwerten können.
Verwenden Sie bei der Darstellung Ihrer Daten eine klare Sprache. Vermeiden Sie die Verwendung komplexer Akronyme und fügen Sie Legenden in Ihre Diagramme ein, um sie leichter verständlich zu machen.
Wie NinjaOne Ihnen helfen kann, die QBR-Erstellung zu optimieren
NinjaOne ermöglicht eine nahtlose QBR-Erstellung und Berichterstattung durch:
- Automatisierte Datenerfassung von mehreren Endpunkten, einschließlich Patches, Inventar, Warnmeldungen und Backup-Status
- Markierung und Filterung von Geräten nach Kunden, Standort oder Compliance-Status
- Planung von Exporten für Ticketing-, Hardware-, Patch- und Warnmeldungszusammenfassungen
- Integration mit Power BI für visuelle Berichte in Echtzeit
- Unterstützende Notizen und Empfehlungen der Techniker:innen direkt auf dem Dashboard
Mit NinjaOne können MSPs überzeugende, automatisierte QBRs bereitstellen, die die Leistung präsentieren und die Kundenbindung fördern.
Aufbau langfristiger Partnerschaften durch Bereitstellung aufschlussreicher QBRs für Ihre Kunden
QBRs sind der Schlüssel zum Aufbau dauerhafter Kundenbeziehungen. In diesen Sitzungen können Sie den Wert hervorheben, den Ihr Team für Ihre Kunden erbracht hat, und ihnen personalisierte Lösungen präsentieren, die ihre bestehenden Infrastrukturen stärken werden.
Vor allem aber positioniert die regelmäßige Durchführung von QBRs Ihren MSP als vertrauenswürdigen technischen Berater und nicht nur als gewöhnlichen Anbieter. Es unterstreicht Ihr Engagement, Ihre Kunden bei der Zielerreichung zu unterstützen.
Verwandte Themen:
- Die 5 besten MSP-Strategien für die Nutzung Vierteljährlicher Geschäftsberichte (QBRs) als Vertriebsinstrument
- Leitfaden für MSPs: Wie man eine RMM-Plattform verwendet
- MSP-Marketing-Leitfaden: Überblick, Strategien, & Tipps
- Wie man als MSP im Jahr 2025 seinen Mehrwert kommuniziert
- Vollständiger Leitfaden zur Dokumentenverwaltung für MSPs: Tools, Prozesse und Best Practices
