Eine Sprache sprechen: Wie ein Glossar MSPs und Kunden verbindet

Erfolgreiche Partnerschaften beginnen mit einer klaren Kommunikation. Dies kann in der heutigen, zunehmend gemischten Unternehmenslandschaft, in der verschiedene Branchen zusammenkommen, eine Herausforderung darstellen. Für MSPs ist ein Glossar von Begriffen bei der Zusammenarbeit mit ihren Kunden sehr nützlich.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie man ein einheitliches Glossar erstellt, das MSPs dabei hilft, ihre Techniker zu unterstützen, ihre Kunden zu schulen und die technische Kluft zwischen zwei Partnern zu überbrücken.

Wie man ein Geschäftsglossar erstellt

Die folgenden Schritte konzentrieren sich auf die Erstellung eines klaren, präzisen und kohärenten Geschäftsglossars sowohl für MSPs als auch für Kunden.

Identifizierung kritischer Begriffe (z. B. SLA, RMM, BDR, Patching, Betriebszeit)

Der erste Schritt besteht darin, kritische Begriffe zu identifizieren und aufzulisten. Dies sind die Begriffe, die Sie häufig verwenden werden. Je nach Umfang der Dienstleistungen können die kritischen Bedingungen unterschiedlich sein.

🥷TIPP: Sie sind sich nicht sicher, was Ihre kritischen Begriffe sind? Sehen Sie sich die NinjaOne-Liste der wichtigen IT-Akronyme für 2025 an.

Schritt 1: Wählen Sie ein Dokumentformat

Das beste Glossarformat ist dasjenige, das für Ihren Kunden leicht zugänglich ist. Einige Organisationen verwenden ein webbasiertes Wiki, andere ein SharePoint. Sie können sich auch für eine einfache PDF-Datei mit Kundenzugang entscheiden.

Schritt 2: Erstellen und organisieren Sie Ihre Glossareinträge

Die wichtigsten Bestandteile Ihres Glossars sind Ihre Einträge. Vermeiden Sie bei der Erstellung eines Eintrags die Verwendung zu technischer oder komplizierter Definitionen. Denken Sie daran, dass Sie ein Dokument für Geschäftspartner erstellen, nicht unbedingt für IT-Experten.

Hier ist ein Beispiel für einen Glossareintrag, den Sie verwenden können:

Sie sollten sich auch für eine logische Struktur des Glossars entscheiden, damit Ihre Kunden die relevanten Begriffe leicht finden können. Die gebräuchlichsten Strukturen des Glossars sind alphabetisch und nach Kategorien geordnet (z. B. befinden sich alle Begriffe zu einem bestimmten Thema, wie Sicherheit, Cloud und Netzwerk, in einem Abschnitt).

💡 Tipp: Um die Genauigkeit und Konsistenz zu bestätigen, können Sie sich jederzeit von Branchenexperten beraten lassen. Tech-Blogs, Test-Websites wie G2 und Capterra sowie der Blog von NinjaOne sind gute Ausgangspunkte.

Schritt 3: Validierung der Bedingungen mit internen Teams und Kundenfeedback

Ein funktionierendes Glossar sorgt in erster Linie für Klarheit. Eine Überprüfung durch Ihr internes Team stellt sicher, dass die von Ihnen bereitgestellten technischen Informationen korrekt sind, während das Kundenfeedback für die Ausrichtung entscheidend ist.

Gemeinsame Glossare sollten ebenfalls regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Da die Technologiebranche einem ständigen Wandel unterworfen ist, können Begriffe veraltet sein. In einem aktualisierten Glossar können Sie Ihr Fachwissen unter Beweis stellen.

💡 Tipp: Automatisieren Sie die Pflege Ihres Glossars mit PowerShell

Sie können PowerShell verwenden, um Begriffsergänzungen in einer CSV-Datei zu protokollieren, um den Verlauf zu verfolgen. Verwenden Sie das Skript:

$term = @{
Begriff = "RMM"
Definition = "Fernüberwachung & Management-Tool, das von Ihrem Managed Service Provider verwendet wird"
DateAdded = (Get-Date).ToString("u")
}
$term | Export-Csv "C:\GlossaryAudit.csv" -Append -NoTypeInformation
Starten Sie das Glossar automatisch für Techniker über ein GPO-Anmeldeskript:
Start-Prozeß "https://yourmsp.internal/glossary"

Warum sollten MSPs ein Glossar erstellen?

Ein Glossar mit gängigen technischen Definitionen ist sowohl für MSPs als auch für Kunden ein wertvolles Dokument. Sie verringert die Verwirrung und schafft Klarheit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Es hilft auch bei der Einbindung Ihrer Techniker. Darüber hinaus trägt ein Glossar mit gemeinsamer Verantwortung dazu bei, die Konsistenz in der Kundenkommunikation, Dokumentation und Berichterstattung zu wahren.

Verbesserung der alltäglichen Kommunikation: Bewährte Verfahren für die Pflege Ihres Unternehmensglossars

Einführung eines Governance- und Überprüfungsprozesses

Das Glossar eines MSP entwickelt sich mit der Branche weiter. Um sicherzustellen, dass Ihr Dokument korrekt und auf dem neuesten Stand ist, empfiehlt es sich, dies zu tun:

• Ernennung eines Glossareditors, der für Aktualisierungen verantwortlich ist
• Durchführung von viertel- oder halbjährlichen Überprüfungen, um die Relevanz zu erhalten
• Nutzung der Versionskontrolle (Wiki-Bearbeitungen, Protokolle) für die Transparenz von Änderungen
• Erlauben Sie, dass Beitragsanfragen je nach Bedarf Definitionen entwickeln können

Integrieren Sie die Verwendung Ihres Glossars in die Arbeitsabläufe

Der Wert eines Glossars ergibt sich aus seiner Verwendung. Durch die Integration des Dokuments in Ihre Arbeitsabläufe, von der Anmeldung bis zur Berichterstattung, wird die Gefahr von Missverständnissen minimiert. MSPs können das Dokument nahtlos in ihre Kundeninteraktionen integrieren:

• Verlinkung von Glossarbegriffen in Ticketbeschreibungen und kundenseitigen Dokumenten
• Einführung eines „Begriffs der Woche“ in Newslettern, E-Mails oder regelmäßigen Updates
• Schaffung einer Kultur, in der die Klärung unklarer Begriffe gefördert wird

Einbindung Ihres Glossars in NinjaOne

Wenn Sie bereits NinjaOne verwenden, können Sie die Plattform anpassen, um Ihrem Kunden Prozesse, Schritte oder Konzepte zu erklären. Mit NinjaOne können Sie das:

• Verwendung von Dashboards zur direkten Verknüpfung mit Glossareinträgen aus Richtlinien oder Warnhinweisen
• Aufzeichnung skriptgesteuerter Begriffsergänzungen oder Definitionsänderungen in Endpunkt-Metadaten
• Einbetten von Glossarlinks in Ticketvorlagen oder kundeninterne Dashboards zum einfachen Nachschlagen

Klare Kundenkommunikation mit einem effektiven Geschäftsglossar von MSP-Begriffen

Ein gemeinsames Glossar ist ein Kommunikationsmittel, das Klarheit, Vertrauen und Verständnis zwischen MSPs und Kunden fördert. Durch strukturierte Erstellung, kollaborative Eingabe und automatisierte Verwaltung stellen Sie sicher, dass Begriffe korrekt, relevant und effektiv bleiben.

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