Im vergangenen Jahr war der Arbeitsmarkt von einer starken Fluktuation geprägt, und es traten mehr Menschen in Unternehmen ein und verließen diese als in den Jahren zuvor. Es gibt ein paar Gründe, warum Sie vielleicht einen ständigen Strom neuer Mitarbeiter:innen sehen und mehr Abschieds-Happy-Hours als sonst hatten:
- Auf dem Markt sind mehr Arbeitsplätze verfügbar, was Arbeitnehmer:innen dazu veranlasst, sich nach besseren Möglichkeiten umzusehen.
- Die Löhne sind im Laufe des Jahres 2022 um 5,1 % gestiegen, was auch Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit gibt, mehr Geld zu verdienen.
- Immer mehr Unternehmen haben Entlassungen vorgenommen, wodurch die Zahl der Mitarbeiter:innen gesunken ist. Gleichzeitig ist aber auch die Zahl der Arbeitssuchenden gestiegen.
Warum ein Einarbeitungs- und Austritts-Prozess für die IT entscheidend ist
Wegen dieser enormen Fluktuationen auf dem Arbeitsmarkt stehen IT-Teams zunehmend unter Druck, das ständige On- und Offboarding zu unterstützen. Wenn Ihr Team nicht über einen angemessenen Plan verfügt, kann es passieren, dass Sie wertvolle Zeit, Geld und Ressourcen verschwenden, die in größere Projekte investiert werden könnten. Hier sind einige Gründe, warum die Schaffung eines kohärenten Prozesses so wichtig ist:
Einarbeitung
- Erleichtert den Prozess für neue Mitarbeiter:innen
Der Einarbeitungsprozess ist eine wichtige Phase für neue Mitarbeiter:innen. Dies ist der erste Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen, daher ist es wichtig, diese ersten Momente nahtlos zu gestalten. Auf diese Weise kann Ihr Team gute Beziehungen zu Endbenutzer:innen aufbauen, die später zu einer besseren Interaktion führen. - Zeitersparnis
Durch die Entwicklung eines standardisierten Prozesses wird Ihr Team weniger Zeit mit Fragen und Telefonieren zwischen Abteilungen verbringen. Mit einer Checkliste, automatisierten Aktionen und Vorlagen kann Ihr Team mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge aufwenden. - Hilft bei der Vermeidung zukünftiger einmaliger Anfragen
Wenn Sie neue Mitarbeiter:innen von Anfang an mit den richtigen Ressourcen und Zugangsmöglichkeiten ausstatten, ersparen Sie Ihrem Team später eine Menge Kopfschmerzen. - Hilft Teams bei der Verfolgung des Gerätebestands
Mit einer umfassenden Einarbeitungs-Checkliste ist es viel einfacher zu wissen, welche Benutzer:innen bestimmte Geräte erhalten, Zugang zu einer bestimmten Softwarelizenz haben usw. (Hinweis: Dies vereinfacht auch den Austritts-Prozess, da bekannt ist, welche Geräte und Lizenzen den einzelnen Benutzer:innen zugewiesen wurden, was bei der Rückführung von Assets hilft.) - Gelegenheit zum Informieren von Endbenutzer:innen über das Sicherheitsprotokoll
Mit einem angemessenen Einarbeitungs-Prozess haben Sie die Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen über wichtige Sicherheitsprotokolle zu informieren. Sie können von den Anwender:innen verlangen, dass sie eine ausführliche Sicherheitsschulung durchlaufen, ihnen hilfreiche Ressourcen zur Verfügung stellen und vieles mehr während dieser ersten Mitteilung.
Austritts-Prozess
- Minimierung von Sicherheitsrisiken beim Austritt aus einem Unternehmen
Wenn Mitarbeiter:innen ein Unternehmen verlassen, haben sie Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten und -plattformen, die bei ihrem Ausscheiden widerrufen werden müssen. Falls Angestellte nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen immer noch Zugang haben, ist Ihr Netzwerk anfällig für potenzielle Angriffe oder Datenschutzverletzungen. - Sparen Sie Geld, indem Sie ungenutzte Lizenzen zurückziehen
Beim Onboarding von Benutzer:innen oder während ihrer Zeit im Unternehmen erhalten sie Zugang zu einer Reihe verschiedener Programme. Für die meisten von ihnen sind Lizenzen erforderlich. Es ist wichtig, diese Lizenzen neu zuzuordnen, damit Ihr Team kein Geld für Lizenzen ausgibt, die nicht genutzt werden. - Gewährleistung eines reibungslosen Wissenstransfers an das übrige Team
In dieser Zeit sammeln Mitarbeiter:innen eine Menge Wissen und Ressourcen an, und Sie möchten gewährleisten, dass diese Daten nicht verloren gehen. Führen Sie für ihre Geräte Backups und gewähren Sie Zugang zu allen Cloud-Daten.
Sechs Tipps zur Optimierung Ihres Einarbeitungs- und Austritts-Prozesses
Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Onboarding- und Offboarding-Prozesse zu automatisieren, ohne viel Geld auszugeben. Es erfordert zwar eine gewisse Vorlaufzeit, aber Sie sparen sich bei jeder Sitzung unzählige Stunden. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, wie Sie einfache Automatisierungs-Tricks anwenden können, die eine große Wirkung haben werden.
- Fordern Sie alle Informationen von der Personalabteilung rechtzeitig vor der Einarbeitung an
Wenn Ihnen nicht von Anfang an alle Informationen vorliegen, verbringen Sie viel mehr Zeit mit Rückfragen zwischen Ihrem Team und der Personalabteilung. Es ist ratsam, mit der Personalabteilung zusammenzuarbeiten, um einen Prozess des Informationsaustausches für den Fall zu entwickeln, wenn die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters geplant werden muss. - Formulieren Sie eine Reihe von Fragen an die zuständigen Teams
Während des Einarbeitungsprozesses müssen Sie die benötigte Hardware, die Anforderungen an Software und Systemzugang, Verteilerlisten usw. kennen. Um diese Informationen schnell zu erfassen, erstellen Sie eine Vorlage mit häufig gestellten Fragen. Wenn Sie also das nächste Mal einen neuen Benutzer einarbeiten, können Sie diese Liste von Fragen an die entsprechenden Kontaktstellen senden. - Bestellen Sie alle erforderlichen Software- und Hardware-Lösungen im Voraus
Wenn die gesamte Software und Hardware rechtzeitig vor dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters zur Verfügung steht, können Sie überteurte Versandgebühren oder schlechte Erfahrungen bei der Einarbeitung vermeiden. - Entwickeln Sie Ihre eigene Prozess-Checkliste
Es wird immer Ausnahmen und arbeitsplatzspezifische Anforderungen für die Einarbeitungsphase geben, aber ein guter Ausgangspunkt ist eine standardisierte Checkliste. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Standardanforderungen bei der Einarbeitung abdecken und können dann zusätzliche Anforderungen berücksichtigen und in Ihre Checkliste aufnehmen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass die Finanzabteilung immer Zugang zu einer bestimmten Cloud-basierten Software benötigt, können Sie diese in eine finanzspezifische Checkliste notieren. - Erstellen Sie eine Vorlage für jede Art von E-Mail-Mitteilung
Ein großer Teil der Zeit, die für das Onboarding aufgewendet wird, ist für die Kommunikation zwischen Teams bestimmt. Sie können immer E-Mail-Vorlagen für diese ersten Kontaktpunkte verwenden, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit mit dem Verfassen einer E-Mail für den Beginn jeder Einarbeitungsphase verschwenden. - Behalten Sie den Überblick über alle Lizenzen von der Einarbeitung bis zum Austritt
Die Lizenzierung ist verwirrend. Je mehr Zeit Sie darauf verwenden, zu verfolgen, wo die Lizenzen zugewiesen sind, desto einfacher wird es, sie wiederzufinden und neu zuzuweisen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Sie möchten nicht eines Tages feststellen, dass Sie für mehr Lizenzen bezahlt haben, als Sie tatsächlich benötigen. Es gibt sogar Software-Lizenzmanagement-Tools, die den Prozess vereinfachen können. Aber letztendlich ist es egal, welche Methode man anwendet, wichtig ist nur, dass man anfängt, Lizenzen zu verfolgen.
Wir wissen, dass der Einarbeitungs- und Austritts-Prozess ein wenig überwältigend sein kann. Deshalb haben wir eine gründliche Checkliste für das Onboarding und Offboarding von Endbenutzer:innen zusammengestellt, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag verwenden können. Dazu gehören alle grundlegenden Aufgaben im Einarbeitungs- und Austrittsprozess, wie Hardware- und Softwarebedarf, Identitätsmanagement, SSO usw.
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