Det är allmänt accepterat att tekniken är avgörande för moderna företag, men det är ofta svårt att visa vilket värde informationstekniken (IT) ger hela organisationen. Som ett resultat av detta betraktas IT-rapport fortfarande ofta som en fråga om ”felsökning” eller ”kundsupport” snarare än som en verkligt strategisk komponent i organisationen.
Vissa CIO:er har lyckats utnyttja lämpliga data för att bevisa att IT är en värdeskapare för deras organisationer snarare än ett kostnadsställe. Nyckeln till en sådan koppling är nästan alltid kvaliteten på rapporteringen, vilken data som kvantifieras och hur väl den illustrerar det värde som IT levererar till den övergripande verksamheten.
Det här inlägget kommer att omfatta följande:
- Vad är en IT-rapport?
- Hur IT-avdelningar och IT-partners kan använda dessa rapporter
- Exempel på IT-rapporter
- De bästa metoderna för IT-rapportering
Vad är en IT-rapport?
Den välkända devisen är att alla företag i någon mån är teknikföretag i dagens digitala värld. Problemet för IT-personal är att ledarskapets tankesätt inte alltid stämmer överens med denna idé. IT-chefer hanterar IT-tjänsteleverantörer och CIO:er har ständigt till uppgift att bevisa värdet av sina avdelningar och tjänster. Effektiv IT-rapportering är avgörande för att uppnå detta mål eftersom den kan visa värdet av IT-investeringar i ett större sammanhang av hur de påverkar verksamheten.
I din standardrapport om informationsteknik sammanställs och presenteras olika IT-relaterade nyckeltal (Key Performance Indicators, KPI:er) som följts upp under en viss tidsperiod. Det kan handla om statistik över projektledning, helpdesk och biljettstatistik, budget/intäktsstatistik, nätverkstrafik, data om hårdvaruprestationer eller andra relevanta data.
Oavsett vilken KPI det handlar om är det viktigt att komma ihåg att syftet med rapporterna är att leverera värde och vägleda framtida beslutsfattande. Rapporterna bör därför vara i linje med organisationens viktigare strategiska mål och prioriteringar.
När du väl har förstått hur IT är i linje med verksamhetens mål kan du välja rätt nyckeltal och mätvärden för dina specifika rapporter för att utforska data och ge lämpliga insikter.
Hur IT-proffs och IT-partners använder rapporter
Marknadsföring och försäljning
Många leverantörer av hanterade tjänster använder rapporter i sin försäljnings- och marknadsföringsprocess för att visa vilket värde deras potentiella kunder får och hur deras IT-tjänst står sig i jämförelse med eventuella konkurrenter. IT-partners använder ofta servicerelaterade rapporter (t.ex. SLA-poängblad) eller drifttidsrapporter för att visa sin kompetens inom IT-området.
Upprätthållande av efterlevnad
Särskilda bestämmelser kräver att rapporter genereras och arkiveras för att hålla sig till standarderna. Rapporterna handlar ofta om klientsystemets säkerhet, användaråtkomst, patchhantering och tillhörande loggar.
Förvaltning av IT-tillgångar
Rapportering kan vara till hjälp – ibland avgörande – för hantering av IT-tillgångar eftersom rapporter kan genereras för att sammanställa och sortera hårdvara, licenser eller andra tillgångar för spårning och planering.
Behållande av kunder
IT-partners står inför samma utmaning att bevisa värdet av sina IT-tjänster för sina kunder. Användnings-, service- och budgetrapporter används ofta under regelbundna möten eller kvartalsvisa verksamhetsöversikter (QBR) för att hålla kunden engagerad.
Exempel på IT-rapporter
Moderna IT-hanteringsprogram och rapporteringsverktyg ger inga begränsningar för vilka typer av IT-rapporter som kan genereras. Eftersom det alltid finns en risk att spåra för många variabler och drunkna i data är det viktigt att fokusera på de mätvärden som är kopplade till IT- och organisationsmålen.
Några av de vanligaste IT-rapporterna är:
Avbrott under den senaste perioden
Driftstopp och serviceavbrott påverkar direkt ett företags förmåga att bedriva sin verksamhet. IT-teamet bör till exempel spåra och rapportera nedlagda kommunikationer, avbrott på webbplatser, CRM-nedtid, nätverksfel och alla andra typer av avbrott som är skadliga för verksamheten. Dessa resultat bör innehålla detaljerade uppgifter om varje avbrott för att bättre förstå och kommunicera vilka problem IT-teamet var tvunget att lösa, vilka effekter avbrottet hade på verksamheten och vad som ledde till problemet.
Incidenter som lösts inom SLA-tiden
Långsamma svarstider leder till mer potentiella skador från ett IT-problem. Ju snabbare MSP- eller IT-teamet kan reagera på problem, desto mer värde tillför de organisationen. Rapporter om lösningstider bör inkludera andelen lösta incidenter inom den tidsram som anges i servicenivåavtalet (SLA), eller mätas mot ett mer allmänt riktmärke om inget SLA kan hänvisas till.
Procentuell andel transaktioner inom servicenivån
IT bör rapportera om den procentuella andelen transaktioner som avdelningen håller sig inom acceptabla prestandaparametrar. Detta illustrerar ytterligare IT:s betydelse för den övergripande verksamheten och lönsamheten. Ännu mer användbara är rapporter som visar en positiv trend när det gäller servicenivåer i takt med att IT-miljön mognar och stabiliseras.
Antal problem som lösts permanent
Permanenta resolutioner är målet att öka produktiviteten över hela linjen. Återkommande problem undviks bäst när IT-avdelningen vill kommunicera långsiktigt värde. Genom att spåra och rapportera om problem som återkommer regelbundet kan man styra åtgärder för att åtgärda och planera proaktivt och öka det totala värdet.
Problemhantering Föråldrad backlog
Effektiv IT-rapportering bör innehålla en sammanfattning av problemhanteringen som beskriver långvariga problem som står i kö för att lösas. Denna rapport bör kompletteras med en plan för hur de eftersatta problemen ska lösas inom en viss tidsram.
Antal lyckade ändringar
Initiativ för förändringshantering bör spåras för att rapportera om det värde som varje förändring ger organisationen. Genom att spåra antalet och detaljerna i de lyckade förändringarna kan IT-partners visa vilket värde varje förändring ger.
Sammanfattning av förändringshanteringen
En sammanfattning av förändringshanteringen används för att visa vilka tjänster som aktivt håller på att förändras. En bra rapportering bör kunna visa på en positiv trend i dessa förändringar över tid.
Tillgänglighet till tjänsten
Tjänstens tillgänglighet IT-rapportering är även viktigt för att förstå kontinuiteten. Rapportering om tjänsternas tillgänglighet visar till exempel att IT håller incidenter och driftstopp till ett minimum.
Utnyttjande av tjänster
En rapport om tjänsteutnyttjande visar var IT:s värde är mest realiserat genom att illustrera vem som använder IT-tjänster och hur många resurser de förbrukar.
Kostnader för tjänster
Att hantera den totala ägandekostnaden är viktigt för att driva en ekonomiskt effektiv MSP- eller IT-avdelning. Tjänstekostnadsrapporter hjälper till att identifiera utgifterna för olika IT-tjänster, vilket ger en inblick som hjälper till att minska IT-utgifterna och budgetera mer effektivt.
De bästa metoderna för IT-rapporter
När du har tagit dig tid att förstå hur du kan anpassa IT-data till organisationens mål kan du börja sammanställa rapporter i dina nätverksövervakningssystem. Här är några viktiga bästa metoder att följa:
- Börja med rätt KPI:er: Att göra rätt val av datapunkter och KPI:er borde vara enkelt när du väl har utvärderat organisationens behov, men du bör överväga dessa val. Det finns något som heter för mycket data, och rapporter bör kureras och genereras med hjälp av de mätvärden som passar bäst för din målgrupp och dina mål. Satsa på kvalitet framför kvantitet!
- Undvik överlappning: Håll rapporterna så enkla som möjligt och undvik att duplicera uppgifter eller tillåta onödiga överlappningar mellan rapporterna. När datamängden och datakomplexiteten ökar, ökar förmodligen även frustrationen.
- Arbeta tillsammans för att analysera rapporter: Genom att samarbeta inom din organisation kan du få fram fler resultat och bättre utnyttja de insamlade uppgifterna.
- Dela rapporter på flera enheter: Rapporter är avsedda att delas – och ni bör arbeta med dem i grupp (se ovan). Molnbaserade rapporter är inte bara fjärråtkomliga och lätta att dela utan säkerhetskopieras även för att förhindra kostsamma förlägenheter på grund av att en fil förloras.
- Använd mallar när det är möjligt: Man ska aldrig uppfinna hjulet på nytt, eller hur? Många RMM-lösningar och rapporteringsverktyg (inklusive NinjaOne) erbjuder mallar för att skapa rapporter och instrumentpaneler på några minuter.
- Automatisera när det är möjligt: Automatisering är viktigt inom IT-verksamheten, och det är inte minst viktigt när det gäller rapportering. Att få rapporter levererade på specifika dagar, helt automatiserade med relevanta mätvärden, är ett utmärkt sätt att minska arbetsbelastningen och samtidigt leverera värde till kunderna. Sådana automatiseringar är lätta att konfigurera med hjälp av ett förstklassigt verktyg för fjärrövervakning och fjärrstyrning som NinjaOne.
Rätt IT-rapporteringslösning kan göra ditt liv enklare
För många organisationer mäts värdet av IT-avdelningen eller den outsourcade IT-leverantören endast utifrån deras förmåga att hålla nätverket igång. IT-partners och IT-personal kan ändra denna uppfattning genom att visa hur mycket värde IT tillför organisationen. Att uppnå detta är ingen lätt uppgift, och effektiv IT-rapportering är avgörande för att det ska lyckas.
Det är mycket lätt för IT-teamet att sälja sig självt till underpris om de inte rapporterar tillbaka till ledningen på ett sätt som kvantifierar värdet av de levererade tjänsterna. För att uppnå detta är det viktigt att följa rätt mätvärden i realtid och använda rätt verktyg. Rätt IT-rapporteringslösning kan hjälpa dig att visualisera och presentera viktiga data så att kunder och vd:ar inte lätt kan ignorera dem.
Genom att följa dessa bästa metoder och använda ett bra verktyg för fjärrövervakning och fjärrstyrning kan du börja använda rapporteringen fullt ut – och på nolltid kommer det att bli lätt att visa beslutsfattarna att IT inte bara är ett kostnadsställe, utan en vinstdrivare och en verklig bidragande faktor till organisationens övergripande framgång.
NinjaOne – Vacker redovisning för IT-hantering
Alla rapportering du behöver för att hantera dina endpoints
Rapportering är en kritisk aspekt av IT-hantering – oavsett om det gäller kunder, affärsanvändare eller ditt interna team. Ninja gör det möjligt för dig att skapa detaljerade rapporter precis som du behöver dem med ett enkelt samt kraftfullt rapporteringsverktyg. Rapporteringsmodulerna inkluderar:
- Infrastrukturhälsa
- Inventering av tillgångar och maskinvara
- Licensnycklar
- Rapporter om avisering och aktiva problem
- Skript
- Fjärråtkomstrapporter
- Antivirusaktivitet och -efterlevnad
- Nätverkshälsa och -prestanda
- Rapporter om tillägg/borttagning av enheter
- Patchstatus och -efterlevnad
- Inventering och ändringar av programvara
- Händelser i Windows
- Hanteringsanmärkningar
- Uppgiftshistorik
- Plattforms- och teknikeraktiviteter
