Seja uma empresa já estabelecida ou uma startup recém-criada, você precisa de um número de telefone para que os clientes consigam entrar em contato. Até pouco tempo atrás, quase todas as empresas tinham uma linha fixa, ou POTS (plain old telephone service). Hoje, porém, a tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) vem substituindo rapidamente os sistemas telefônicos tradicionais com fio.
O que é um número de telefone VoIP?
O serviço de telefonia VoIP trafega pela internet, não pelos cabos telefônicos tradicionais. Os números VoIP — também chamados de números virtuais — não ficam presos a uma linha telefônica física: eles trafegam pela internet e permitem fazer e receber chamadas pela conexão de internet.
Com um número VoIP, dá para ligar de qualquer lugar do mundo em que haja sinal de internet. No serviço de telefonia VoIP, as limitações geográficas deixam de ser uma barreira, o que permite às empresas ampliar seu alcance e se conectar com clientes no mundo todo.
Vantagens dos números VoIP para as empresas
Mesmo que você já tenha uma linha fixa tradicional ou um celular, existem vantagens do VoIP em adotar um serviço de telefonia pela internet na sua empresa.
Vantagens do VoIP: qualidade
O áudio de alta qualidade é uma das principais vantagens do VoIP para as empresas. Diferente dos sistemas telefônicos tradicionais, sujeitos a ruídos e chamadas de baixa qualidade, as chamadas VoIP trafegam pela internet com sinais digitais. O resultado é um áudio nítido e uma conexão confiável, sem interrupções nas ligações de trabalho.
Vantagens do VoIP: flexibilidade
Os números VoIP oferecem uma flexibilidade que não existe nos sistemas telefônicos tradicionais. Linhas fixas comuns ficam presas a um endereço, e transferir o número dá trabalho e custa caro. Já o número VoIP vai com você para onde for. Em viagem, na mudança do escritório ou no trabalho remoto, o número continua o mesmo — e você não perde nenhuma chamada importante.
Vantagens do VoIP: custo
A economia pesa na decisão de qualquer empresa, e os números VoIP ajudam a reduzir os gastos com comunicação. Os sistemas telefônicos tradicionais costumam ter custos altos de instalação, equipamentos e taxas de manutenção, além de cobranças por chamadas de longa distância.
Com números VoIP, essas despesas não aparecem. Não é preciso hardware nem infraestrutura caros, e dá para usar um telefone analógico comum para ligar por VoIP. Dependendo do plano contratado, chamadas internacionais feitas pela internet podem ser tratadas como locais. Se a sua empresa faz ligações internacionais com frequência, um número VoIP pode sair mais barato.
Vantagens do VoIP: mobilidade
Basta ter conexão de internet para usar o número VoIP e fazer ou receber chamadas no smartphone, no tablet ou no notebook. Assim, você continua disponível por telefone mesmo fora do escritório, o que aumenta a produtividade e a agilidade nas respostas.
Vantagens do VoIP: recursos
Os números VoIP trazem todos os recursos das linhas fixas: encaminhamento de chamadas, caixa postal, gravação de ligações, atendimento automático e muito mais. Como são digitalizados, fica fácil adicionar ou remover recursos e personalizar o sistema telefônico conforme a necessidade.
Como conseguir um número VoIP
Agora que você conhece as vantagens, provavelmente quer saber como conseguir um número VoIP para a sua organização. Felizmente, o processo é bem simples. Basta seguir alguns passos para contratar o serviço e os números de que precisa.
Escolha um provedor de serviço VoIP
O primeiro passo é escolher um provedor de serviço VoIP. Como há muitas opções no mercado, vale pesquisar e comparar o que cada um oferece: recursos, suporte ao cliente e tarifas.
Faça a contratação e escolha um plano
Depois de escolher o provedor, contrate o serviço e selecione o plano que atende às necessidades do negócio. A maioria dos provedores oferece planos diferentes conforme o número de usuários, os minutos e os recursos incluídos. Leve em conta o tamanho da empresa, o volume de chamadas e o crescimento esperado ao escolher.
Faça a portabilidade do número atual ou peça um novo
Você pode migrar o número atual para o serviço VoIP ou pedir um novo. A portabilidade permite manter o número que os clientes já conhecem; já um número novo permite escolher um número local ou gratuito alinhado aos objetivos do negócio.
Instale e configure
Instalar e configurar o sistema telefônico pode exigir a instalação de softwares ou aplicativos nos dispositivos, dependendo do serviço escolhido. Também é preciso configurar os recursos desejados. A maioria dos provedores oferece interfaces intuitivas e guias para ajudar nessa etapa.
Teste e coloque no ar
Com o sistema telefônico VoIP pronto, teste tudo para confirmar que funciona como esperado. Faça chamadas de teste, avalie a qualidade do áudio e verifique se todos os recursos respondem corretamente. Satisfeito com o resultado, é só começar a usar o sistema VoIP no dia a dia da empresa.
O que avaliar em um provedor de serviço VoIP
Escolher o provedor de serviço VoIP certo para a sua empresa depende de alguns fatores essenciais. Considere estes pontos antes de decidir.
Suporte ao cliente
Um suporte confiável é fundamental em qualquer serviço baseado em tecnologia. O provedor de VoIP deve oferecer atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários canais: telefone, e-mail e chat ao vivo. Uma equipe de suporte rápida e bem preparada ajuda a resolver problemas e reduz o tempo de inatividade do seu negócio. O provedor também deve oferecer uma interface simples para instalação e administração.
Tarifas
Compare as tarifas de diferentes provedores de VoIP para equilibrar preço e qualidade. Considere tanto os custos iniciais, como taxas de instalação e gastos com hardware, quanto as mensalidades recorrentes. Fique atento também às cobranças extras. Alguns provedores aplicam tarifas de chamadas internacionais para certas regiões ou cobram taxas quando os limites de uso são ultrapassados. Conheça o seu perfil de uso para escolher o plano mais adequado.
Recursos
Avalie os recursos de cada provedor e defina quais são indispensáveis para a sua empresa. Entre os mais procurados estão a transcrição de caixa postal por e-mail, a recepcionista virtual e a análise de chamadas. Escolha o provedor que entrega os recursos necessários para gerenciar bem a comunicação do negócio.
Integração com terceiros
Se a sua empresa usa outros softwares ou ferramentas, confirme se o provedor de VoIP oferece integração fluida com esses sistemas. A integração simplifica os fluxos de trabalho e aumenta a produtividade, já que permite sincronizar contatos, acessar logs de chamadas e conectar o serviço a plataformas de CRM ou de help desk.
Vantagens do VoIP para as empresas
Flexibilidade é essencial para as empresas hoje. Os números VoIP entregam essa flexibilidade em uma solução de comunicação moderna, versátil e que cabe no orçamento. Esses números virtuais fortalecem a imagem profissional do negócio e ainda trazem recursos que simplificam tarefas administrativas, sem os custos altíssimos das linhas fixas tradicionais.
Ao entender bem o que a comunicação da sua empresa exige e seguir os passos sobre como conseguir um número VoIP e avaliar provedores, dá para escolher o sistema VoIP com os recursos desejados a um preço competitivo. O número VoIP é um investimento que se mostrará um ativo valioso para o negócio.
📌Fique acessível em qualquer lugar, a qualquer hora, sem complicação. Assista a O que é um número de telefone VoIP e como conseguir um? e veja como o VoIP mantém sua empresa flexível e móvel.”
