Le organizzazioni devono far fronte a una crescente pressione per massimizzare i rendimenti della tecnologia riducendo al minimo le spese. Una intelligente ottimizzazione dei costi IT si concentra sull’eliminazione delle spese superflue senza compromettere le prestazioni, al fine di consentire ai dipartimenti tecnologici di riorientare le risorse verso iniziative che generano vantaggi competitivi e risultati aziendali misurabili.
Migliora le prestazioni IT e riduci i costi operativi con la soluzione di gestione degli endpoint di NinjaOne.
Gestione strategica degli investimenti IT
L’ottimizzazione dei costi IT rappresenta un approccio metodico per ridurre le spese mantenendo o migliorando le capacità dei servizi IT. A differenza della semplice riduzione dei costi, l’ottimizzazione si concentra sull’allocazione strategica delle risorse per massimizzare il valore e l’efficienza dell’ecosistema tecnologico. Se attuate correttamente, queste strategie aiutano le organizzazioni a eliminare gli sprechi senza sacrificare le prestazioni o l’innovazione.
Che cos’è l’ottimizzazione dei costi IT?
Con una spesa globale per l’IT che si prevede raggiungerà 5,74 trilioni di dollari nel 2025 (con un aumento del 9,3% rispetto all’anno precedente), i CIO e i CFO si trovano ad affrontare una crescente pressione per implementare sistemi ad alte prestazioni e gestire al tempo stesso le spese in modo efficace. L’ottimizzazione dei costi IT è il processo continuo di gestione delle spese tecnologiche e di massimizzazione del valore aziendale degli investimenti IT. Questa pratica va oltre i semplici tagli al budget, e implementa metodologie strutturate per identificare le inefficienze, eliminare le ridondanze e allineare la spesa tecnologica agli obiettivi aziendali.
Le iniziative di ottimizzazione dei costi di maggior successo combinano misure tattiche a breve termine con cambiamenti strategici a lungo termine. Per esempio, potresti centralizzare i server sottoutilizzati e contemporaneamente sviluppare una strategia pluriennale di migrazione al cloud.
Come ridurre i costi generali dell’IT?
La riduzione dei costi generali dell’IT richiede un approccio sistematico per identificare ed eliminare le spese superflue nell’ambiente tecnologico. Inizia con una verifica completa dei tuoi attuali modelli di spesa IT, per classificare le spese per tipo, reparto e funzione aziendale. Questa visibilità ti consentirà di identificare immediatamente le opportunità di centralizzazione e di riduzione degli sprechi.
Esamina poi i processi operativi per individuare le inefficienze che fanno lievitare i costi. Molte organizzazioni ottengono risparmi significativi automatizzando le attività di manutenzione ordinaria, standardizzando le configurazioni hardware e implementando opzioni self-service per le richieste più comuni degli utenti.
Prendi in considerazione queste tecniche collaudate di riduzione delle spese generali:
- Unifica gli strumenti di monitoraggio per ridurre la duplicazione e semplificare la visibilità.
- Standardizza l’hardware per semplificare l’assistenza e ridurre la manutenzione.
- Automatizza il patching per risparmiare tempo e aumentare la sicurezza.
- Abilita la reimpostazione self-service delle password per ridurre il carico dell’helpdesk.
- Centralizza gli acquisti per sbloccare gli sconti sui volumi e controllare la spesa
Tecniche di ottimizzazione dell’infrastruttura
L’infrastruttura rappresenta in genere una parte significativa della spesa IT della maggior parte delle organizzazioni, il che la rende un obiettivo primario per gli sforzi di ottimizzazione. Un’efficace ottimizzazione dell’infrastruttura bilancia i risparmi immediati con l’efficienza operativa a lungo termine, concentrandosi sia sulle configurazioni tecniche che sui processi di gestione.
Ridimensionare le risorse del cloud
Le risorse cloud spesso sono acquisite in quantità eccessive, perché i team scelgono istanze più grandi del necessario o non riescono ad adattare le risorse al variare delle esigenze delle applicazioni. L’implementazione di un approccio sistematico al ridimensionamento può ridurre la spesa per il cloud senza produrre un impatto negativo sulle prestazioni. Inizia organizzando un inventario completo delle tue risorse cloud, inserendo anche i modelli di utilizzo, le metriche delle prestazioni e i dati sui costi.
L’analisi di questi dati rivelerà opportunità immediate di ridimensionamento. Cerca istanze con un utilizzo della CPU costantemente basso (inferiore al 20%), allocazioni di storage eccessive o ambienti di sviluppo in esecuzione durante le ore non lavorative.
Gestione intelligente delle licenze
Le licenze software possono rappresentare un quarto dei budget IT, ma molte organizzazioni non hanno visibilità sull’utilizzo delle licenze. L’implementazione di pratiche intelligenti di gestione delle licenze può ridurre in modo significativo questi costi, pur permettendo di mantenere comunque la conformità. Inizia creando un inventario completo di tutte le risorse software, compresi i termini di licenza, le date di rinnovo e i modelli di utilizzo effettivo.
Questo inventario rivelerà opportunità di risparmio immediato evidenziando per esempio la possibilità di eliminare licenze inutilizzate, di centralizzare strumenti simili e di rinegoziare condizioni contrattuali sfavorevoli. Molte organizzazioni scoprono di pagare un numero di licenze molto superiore a quello effettivamente utilizzato, in particolare per i software specializzati o in seguito a cambiamenti organizzativi.
Approcci di valutazione dei costi basati sui dati
Per prendere decisioni efficaci di ottimizzazione dei costi è necessario disporre di dati accurati e completi sull’ambiente tecnologico. Gli approcci basati sui dati eliminano le congetture e consentono di stabilire le priorità delle iniziative in base all’impatto potenziale piuttosto che alle ipotesi.
Quadri di misurazione del ROI
I modelli tradizionali di ROI spesso si concentrano solo sui risparmi di costo, senza considerare il valore più ampio degli investimenti tecnologici. In realtà, il vero ROI comprende sia risultati misurabili, come l’aumento della produttività e il time-to-value, sia vantaggi strategici come la riduzione dei rischi, la scalabilità e la soddisfazione degli utenti.
Un quadro efficace definisce chiaramente i costi e i benefici, utilizza tempistiche coerenti e valuta gli impatti sia finanziari che non finanziari. Dovrebbe anche includere revisioni post-attuazione per convalidare le ipotesi e perfezionare le decisioni future.
Se calcolato bene, il ROI non serve solo a dimostrare il valore di una decisione ma a scoprirlo, a guidare investimenti più intelligenti e ad allineare l’IT alla crescita aziendale a lungo termine.
Benchmark dei modelli di spesa
Il benchmarking delle spese IT aiuta a scoprire se gli investimenti sono in linea con le priorità aziendali, le esigenze operative e le norme del settore. Piuttosto che limitarsi a confrontare i totali, un benchmarking efficace rivela i motivi per cui le spese differiscono, siano essi dovuti a requisiti normativi, variazioni regionali dei costi o lacune nella maturità dei processi.
L’obiettivo è convalidare gli investimenti ad alto impatto, segnalare potenziali inefficienze e fornire una giustificazione basata sui dati per le deviazioni dai modelli del settore. Utilizzato in modo strategico, il benchmarking diventa uno strumento decisionale, non solo un modo per controllare i costi.
Best practice di ottimizzazione dei costi per i leader IT
Il successo dell’ottimizzazione dei costi IT richiede una leadership esecutiva e una disciplina organizzativa. I leader IT devono bilanciare le opportunità di risparmio a breve termine con gli obiettivi strategici a lungo termine, per mantenere le capacità essenziali e ridurre al tempo stesso le spese non necessarie.
Estendere il ciclo di vita della tecnologia
L’estensione ponderata dei cicli di vita di hardware e software è un’ottima pratica di ottimizzazione dei costi. In questo modo è possibile ridurre in modo significativo le spese senza compromettere le prestazioni o l’affidabilità. Quando vuoi estendere il ciclo di vita di una risorsa, concentrati innanzitutto su sistemi stabili e a basso rischio, in cui i requisiti di prestazione cambiano lentamente. Per esempio, l’infrastruttura di rete, i sistemi di archiviazione e i dispositivi di produttività standard spesso funzionano efficacemente ben oltre i tipici cicli di sostituzione.
Componenti da includere nella strategia di estensione del ciclo di vita:
- Valutazione regolare delle condizioni e delle prestazioni delle risorse.
- Manutenzione proattiva per prevenire i guasti e prolungare il ciclo di vita.
- Priorità basata sul rischio nelle decisioni di sostituzione.
- Aggiornamenti selettivi dei componenti invece di sostituzioni complete.
- Piani di emergenza per la gestione di potenziali problemi.
Semplificare l’erogazione dei servizi
L’inefficienza dei processi di erogazione dei servizi fa lievitare i costi dell’IT a causa di un eccessivo impegno manuale, di risultati incoerenti e di tempi di risoluzione prolungati. Una volta identificate le inefficienze dei processi, riprogetta i flussi di lavoro per eliminare le complessità inutili. L’automazione svolge un ruolo fondamentale in questo ambito, perché ti aiuta a gestire le attività di routine e a garantire un’esecuzione coerente dei processi standard.
Segui questi passaggi per ottenere un miglioramento immediato:
- Crea un catalogo di servizi standardizzato con definizioni e SLA chiari.
- Implementa l’automazione del flusso di lavoro per l’evasione delle richieste di routine.
- Sviluppa risorse di gestione delle conoscenze per i problemi comuni.
- Crea portali self-service per la reimpostazione delle password e le richieste di software.
- Utilizza i chatbot per gestire le richieste di assistenza di primo livello.
Riduci i costi IT adottando un sistema unificato di gestione degli endpoint.
→ Inizia una prova gratuita oppure guarda una demo di NinjaOne Endpoint Management
Metodi pratici di governance finanziaria
Una governance finanziaria efficace costituisce la base per un’ottimizzazione sostenibile dei costi IT. Senza processi di supervisione strutturati, i risparmi iniziali spesso si erodono quando i dipartimenti tornano ai modelli di spesa precedenti. La governance garantisce la responsabilità, impone il rispetto dei criteri stabiliti e consente una valutazione continua della spesa tecnologica rispetto all’evoluzione degli obiettivi aziendali, evitando la deriva finanziaria nel tempo.
Implementare i principi FinOps
I principi di FinOps forniscono un approccio strutturato alla gestione delle spese per il cloud e la tecnologia attraverso una responsabilità condivisa e decisioni basate sui dati. A differenza della gestione finanziaria IT tradizionale, FinOps enfatizza la collaborazione tra i team finanziari, tecnologici e aziendali per ottimizzare le spese. Il fulcro dell’implementazione di FinOps consiste nello stabilire una chiara visibilità della spesa tecnologica e nel creare una responsabilità legata a questi costi.
Negoziare con i fornitori principali
Una efficace gestione dei fornitori e buone strategie di negoziazione possono ridurre i costi della tecnologia senza modificare i livelli di consumo o la qualità del servizio. Molte organizzazioni accettano prezzi e condizioni standard piuttosto che sfruttare il proprio potere d’acquisto per ottenere accordi più favorevoli.
Il successo di una trattativa richiede una preparazione accurata e una chiara comprensione dei tuoi punti di forza. Raccogli dati dettagliati sulla spesa attuale, sui modelli di utilizzo e sulle condizioni contrattuali prima di rivolgerti ai fornitori.
Fai in modo che ogni euro speso in IT sia importante
Riduci gli sprechi, aumenta l’efficienza e prendi il controllo dell’intero ambiente IT con la piattaforma di gestione IT di NinjaOne. Dal monitoraggio delle risorse alle informazioni sui costi, la nostra piattaforma all-in-one ti aiuta a fare di più con meno risorse, senza sacrificare le prestazioni.
Inizia la tua prova gratuita oppure guarda una demo per scoprire la differenza con NinjaOne.
