Ora che si è affermata la tendenza a lavorare in modo più flessibile e da remoto, è diventato più importante che mai per le aziende assicurarsi che le procedure consigliate per la gestione del ciclo di vita degli asset IT siano al passo coi tempi. In questo post analizzeremo le basi della gestione delle risorse IT e daremo consigli per essere più efficienti e ridurre i costi in ogni fase del ciclo di vita delle risorse IT.
Cos’è la gestione delle risorse IT?
La gestione delle risorse IT o ITAM (IT Asset Management) è l’insieme dei processi, delle strutture e delle procedure che un’azienda mette in pratica per tracciare e gestire il ciclo di vita delle proprie risorse IT, incluse le proprie caratteristiche fisiche, finanziarie e contrattuali.
In questo contesto, il termine risorse IT può riferirsi a qualsiasi hardware, software, network e tecnologie correlate gestiti dal dipartimento informatico che supporta le opzioni di business. Spesso in un’azienda ci sono da gestire più risorse IT che dipendenti, quindi ottenere, configurare, proteggere, gestire e mantenere queste risorse può essere costoso. Per questo motivo, l’ITAM mira solitamente alla riduzione del rischio organizzativo, all’aumento dell’efficienza e alla diminuzione dei costi IT.
Obiettivi dei processi ITAM
L’obiettivo primario delle procedure consigliate e dei processi per la gestione delle risorse IT è spesso quello di massimizzare la redditività delle risorse IT tramite un’analisi e una gestione migliore.
Con processi ITAM ben definiti, le aziende sono in grado di:
- ridurre hardware, licenze software e costi di manutenzione;
- aumentare l’efficienza;
- distribuire le risorse in modo più efficace;
- ottenere report affidabili sulle risorse IT ai fini di controlli e conformità;
- stabilire la visibilità e le linee di base della sicurezza fondamentale (affrontare i controlli CIS di base 1 e 2 in inglese).
Il processo ITAM è decisivo anche per la contabilità, la pianificazione delle spese e i processi di pianificazione. Senza sapere cosa si ha, è impossibile pianificare i bisogni futuri.
Il ciclo di vita delle risorse IT
Il ciclo di vita delle risorse IT include tutto ciò che avviene dalla richiesta alla dismissione. Ad alti livelli, un modello di ciclo di vita di una risorsa IT può essere suddiviso nelle seguenti fasi:
- Richiesta
- Acquisizione
- Distribuzione
- Manutenzione
- Dismissione
L’ITAM mira a massimizzare l’indice di redditività sul capitale IT minimizzando i costi e massimizzando il valore delle risorse IT durante ciascuna di queste fasi.
Il processo ITAM, fase 1: richiesta e acquisizione
La richiesta e l’acquisizione delle risorse IT è il primo passaggio nel ciclo di vita delle risorse IT. I team e i fornitori di servizi IT necessitano di uno strumento per la creazione dei ticket pensato appositamente per affrontare i problemi IT e garantire che le richieste di acquisto siano sottoposte, selezionate e approvate in modo efficiente. Una volta approvata una richiesta di acquisto, i professionisti IT possono acquisire la risorsa, aggiungere il proprio agente software ITAM e avviare la distribuzione. Vedi un esempio di modello inglese di autorizzazione di software e di acquisizione qui.
Il processo ITAM, fase 2: inventario delle risorse IT
Uno degli aspetti più critici del processo ITAM è l’inventario delle risorse IT, che consiste semplicemente in una lista di tutti gli hardware, i software, i network e altri beni tecnologici usati per le operazioni aziendali. Il procedimento può essere eseguito accuratamente a mano e gestito tramite fogli di calcolo o automatizzato con un software di gestione delle risorse IT. Il software ITAM può essere usato per identificare e creare automaticamente una lista di tutte le risorse IT aziendali che si gestiscono.
Il processo ITAM, fasi 3 e 4: distribuzione e manutenzione
Durante la fase di acquisizione, i professionisti IT possono standardizzare i modelli di workstation disponibili per gli utenti finali, sviluppare accordi contrattuali di acquisto di volume o magari acquistare all’ingrosso per ridurre al minimo il costo dei nuovi hardware. Allo stesso modo, durante le fasi di distribuzione e manutenzione, i team IT possono sfruttare i software di monitoraggio e gestione da remoto per automatizzare il setup dei dispositivi e la manutenzione continua e minimizzare i costi di lavorazione associati al dispositivo.
Il processo ITAM, fase 5: dismissione
La fase finale di un processo ITAM altamente funzionante è assicurarsi che le risorse usate da ex dipendenti possano essere riutilizzate o dismesse e che le risorse obsolete siano messe fuori uso in modo efficiente e sicuro.
Procedure consigliate per la gestione delle risorse IT
- L’ITAM deve coprire l’intero ciclo di vita delle risorse gestite, dalla richiesta alla dismissione. La mancata supervisione durante un qualsiasi passaggio del ciclo di vita della risorsa può portare a un valore non sfruttato.
- L’ITAM ruota intorno ai processi. Processi ben definiti, comunicati efficientemente e seguiti con precisione portano a un migliore sfruttamento del valore tramite attività e compiti di gestione delle risorse IT.
- L’individuazione e il monitoraggio IT devono essere automatizzati. Il gran volume di risorse da gestire e di dati da raccogliere richiede i giusti strumenti per lavorare. Senza gli strumenti per automatizzare il processo, mantenere gli inventari aggiornati e pertinenti è un lavoro a tempo pieno. I fornitori IT efficienti utilizzano strumenti come le piattaforme di monitoraggio e gestione da remoto per supportare i processi ITAM.
- Installare tempestivamente software di monitoraggio. Assicurati che il software di monitoraggio venga aggiunto immediatamente ai dispositivi appena acquistati per far sì che nulla vada perso.
Procedure consigliate per le PMI per la gestione del ciclo di vita degli asset IT
Per le piccole imprese, ogni euro è importante e per molti è facile cadere nella trappola in cui l’esitazione di investire nella gestione delle risorse IT, alla fine, costa molto di più nel lungo periodo. Un primo passo è solitamente quello di fare una verifica interna per identificare tutte le risorse IT che l’azienda possiede in quel momento. Si tratta di un’attività che spaventa e che fa perdere tempo, nonostante ci siano degli strumenti che possono essere d’aiuto.
Per questo, delegare la gestione delle risorse IT ed altre responsabilità IT a un fornitore di servizi gestiti può essere spesso una soluzione economicamente più vantaggiosa ed efficiente.
Normalmente i fornitori di servizi gestiti effettuano una verifica come parte del processo di valutazione o integrazione del cliente. Terminata questa fase, ricorreranno al proprio staff esperto e a strumenti e processi ben consolidati per delineare un programma ITAM coerente ed efficiente.
