Punti chiave
Che cos’è l’IT Asset Management (ITAM) e come funziona?
- Cos’è: L’IT Asset Management (ITAM) è il processo di monitoraggio, gestione e ottimizzazione di tutte le risorse IT — hardware, software e risorse di rete — lungo l’intero ciclo di vita.
- Come affrontarlo: ITAM utilizza il rilevamento automatico, l’inventario centralizzato e i criteri relativi al ciclo di vita per garantire visibilità, conformità ed efficienza in termini di costi su tutte le risorse.
- Best practice:
- Standardizzare i processi e la documentazione relativi all’IT Asset Management (ITAM)
- Automatizzare il rilevamento e il monitoraggio delle risorse.
- Installare gli agenti di monitoraggio su tutti i nuovi dispositivi.
- Verificare regolarmente l’accuratezza e la conformità.
- Dismettere e smaltire in modo sicuro le risorse al termine del loro ciclo di vita.
- Perché è importante: L’ITAM consente di ridurre i costi, minimizzare i rischi, prevenire lo “shadow IT” e migliorare la sicurezza, la conformità e il ROI grazie a una visibilità e a un controllo completi delle risorse.
Il passaggio a modalità di lavoro più flessibili e da remoto sta diventando una tendenza duratura. Pertanto, è più importante che mai che le aziende si assicurino che le best practice relative alla gestione del ciclo di vita delle risorse IT siano adottate e sempre aggiornate. In questo post analizzeremo le basi dell’IT asset management e daremo consigli per essere più efficienti e ridurre i costi in ogni fase del ciclo di vita delle risorse IT.
📌Guarda il video Gestione del ciclo di vita delle risorse: IT: Panoramica e fasi
Che cos’è l’IT asset management?
L’IT asset management (ITAM) è l’insieme dei processi, dei quadri di riferimento e delle best practice adottate da un’azienda. Ha lo scopo di monitorare e gestire il ciclo di vita delle risorse IT fornendo visibilità sulle loro caratteristiche fisiche, finanziarie e contrattuali.
In questo contesto, per “risorse IT” si intendono tutte le apparecchiature hardware, i software, le reti e le tecnologie correlate gestite dal reparto informatico a supporto delle operazioni aziendali. Spesso in un’azienda ci sono da gestire più risorse IT che dipendenti, quindi ottenere, configurare, proteggere, gestire e manutenere queste risorse può essere costoso. Per questo motivo, l’ITAM mira solitamente alla riduzione del rischio organizzativo, all’aumento dell’efficienza e alla diminuzione dei costi IT.
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Vantaggi del processo ITAM
L’obiettivo primario delle procedure consigliate e dei processi per l’IT Asset Management è spesso quello di massimizzare la redditività delle risorse IT tramite un’analisi e una gestione migliore.
Grazie a un processo ITAM ben definito, le aziende possono:
- Ridurre i costi relativi all’hardware, alle licenze software e alla manutenzione
- Aumentare l’efficienza
- Allocare le risorse in modo più efficace
- Generare report attendibili sulle risorse IT a fini di audit e conformità
- Definire la visibilità di base sulla sicurezza e i parametri di riferimento ( in linea con i controlli di base CIS 1 e 2)
Il processo ITAM è decisivo anche per la contabilità, la pianificazione delle spese e i processi di pianificazione. Senza conoscere quello che hai, è impossibile pianificare i bisogni futuri.
Le 5 fasi della gestione del ciclo di vita delle risorse IT
Il ciclo di vita delle risorse IT include tutto ciò che avviene dalla richiesta alla dismissione. Ad alti livelli, un modello di ciclo di vita di una risorsa IT può essere suddiviso nelle seguenti fasi:
- Richiesta
- Acquisizione
- Distribuzione
- Manutenzione
- Dismissione
L’ITAM mira a massimizzare l’indice di redditività sul capitale IT minimizzando i costi e massimizzando il valore delle risorse IT durante ciascuna di queste fasi.
Fase 1: Richiesta e approvvigionamento
La richiesta e l’approvvigionamento delle risorse IT non rappresentano la prima fase del ciclo di vita delle risorse IT. I team IT e i fornitori di servizi hanno bisogno di uno strumento di ticketing progettato specificamente per risolvere i problemi IT. Ciò ha lo scopo di garantire che le richieste di approvvigionamento possano essere presentate, smistate e approvate in modo efficiente. Una volta approvata la richiesta di acquisto, il reparto IT può procedere all’acquisto della risorsa. Può inoltre aggiungere il proprio agente software ITAM e avviare la distribuzione. Vedi un esempio di modello di autorizzazione per software e acquisizioni qui.
Fase 2: Effettuare un inventario delle risorse IT
Uno degli aspetti più critici del processo ITAM è l’inventario delle risorse IT,
che consiste semplicemente in una lista di tutto l’hardware, i software, i network e altri beni tecnologici usati per le operazioni aziendali. Questo processo può essere eseguito meticolosamente a mano e gestito tramite fogli di calcolo, oppure può essere gestito automaticamente tramite un software di IT asset management. Il software ITAM può essere utilizzato per rilevare automaticamente tutte le risorse IT gestite da un’azienda e generare report di conseguenza.
Fasi 3 e 4: Implementazione e manutenzione
Durante la fase di approvvigionamento, il reparto IT può standardizzare i modelli di workstation disponibili per l’utente finale. Può inoltre stipulare accordi contrattuali per acquisti in grandi quantità o effettuare acquisti all’ingrosso per ridurre al minimo il costo del nuovo hardware. Allo stesso modo, durante le fasi di implementazione e manutenzione, i team IT possono avvalersi di un software di monitoraggio e gestione da remoto, per automatizzare la configurazione dei dispositivi e la manutenzione continua. Nel complesso, ciò contribuirà a ridurre al minimo i costi di manodopera associati ai dispositivi.
Fase 5: Dismissione
L’ultimo aspetto di un processo ITAM altamente efficiente consiste nel garantire che le risorse utilizzate dai dipendenti che hanno lasciato l’azienda possano essere riutilizzate o dismesse. Questa fase prevede inoltre di garantire che le risorse obsolete vengano dismesse in modo efficiente e sicuro e che, se necessario, venga eseguita la cancellazione definitiva dei dati.
Best practice per la gestione del ciclo di vita delle risorse IT
- L’ITAM deve coprire l’intero ciclo di vita delle risorse gestite, dalla richiesta alla dismissione. La mancata supervisione durante un qualsiasi passaggio del ciclo di vita della risorsa può portare a un valore non sfruttato.
- L’ITAM ruota intorno ai processi. Processi ben definiti, comunicati in modo efficace e seguiti con precisione consentono di ottenere un maggiore valore aggiunto. Questo obiettivo viene raggiunto grazie alle attività e alle operazioni legate all’IT Asset Management.
- Il rilevamento e il monitoraggio dei sistemi IT devono essere automatizzati. Il gran volume di risorse da gestire e di dati da raccogliere richiede i giusti strumenti per lavorare. Senza strumenti che consentano di automatizzare il processo, mantenere gli inventari aggiornati e pertinenti diventerebbe un lavoro a tempo pieno. I fornitori IT efficienti utilizzano strumenti come le piattaforme di monitoraggio e gestione da remoto per supportare i processi ITAM.
- Installare tempestivamente software di monitoraggio. Assicurati che il software di monitoraggio venga aggiunto immediatamente ai dispositivi appena acquistati per far sì che nulla vada perso.
Gestione del ciclo di vita delle risorse IT per le aziende enterprise
Per le aziende, ogni centesimo conta, soprattutto per le grandi imprese enterprise. Ed è facile per molti cadere nella trappola per cui la riluttanza a investire nell’IT Asset Management finisce per costare molto di più nel lungo periodo. Un primo passo è solitamente quello di fare una verifica interna per identificare tutte le risorse IT che l’azienda possiede in quel momento. Si tratta di un’attività impegnativa e che fa perdere tempo, nonostante ci siano degli strumenti che possono essere d’aiuto.
Per questo, delegare l’IT Asset Management ed altre responsabilità IT a un fornitore di servizi gestiti può essere spesso una soluzione economicamente più vantaggiosa ed efficiente.
Normalmente i fornitori di servizi gestiti effettuano una verifica come parte del processo di valutazione o integrazione del cliente. Terminata questa fase, ricorreranno al proprio staff esperto e a strumenti e processi ben consolidati per delineare un programma ITAM coerente ed efficiente.
