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IT Budgetierung: Tipps und Best Practices

Einer der wichtigsten Teile der strategischen Unternehmensplanung für IT-Abteilungen ist die IT-Budgetierung. Auch wenn dies eine Herausforderung sein kann, kann die Erstellung und Einhaltung dieses Budgets den Teams eine Orientierungshilfe bieten, die Innovation vorantreiben, die Effizienz verbessern und dazu beitragen, die Unternehmensziele termingerecht zu erreichen. 

In einem guten IT-Budget sind viele Komponenten zu berücksichtigen, darunter Hardware, Software, Dienstleistungen und Personalkosten. Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigen und so die IT-Kosten besser vorhersehbar machen, können Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige IT-Ziele finanzieren und gleichzeitig die Ziele des gesamten Unternehmens unterstützen. 

Was ist IT Budgetierung?

Einfach ausgedrückt ist IT-Budgetierung der Ansatz, wonach Sie Ihre Gelder für IT-Projekte, Wartung, Support und andere Ausgaben zuweisen. Wie bei allen anderen Ausgaben des Unternehmens ist es wichtig, dass Sie ein IT-Budget erstellen, um den Cashflow vorherzusagen und unerwartete Ausgaben während des Geschäftsjahres berücksichtigen zu können. Ein genaues und gut geplantes Budget hilft Ihnen, Prioritäten bei Ihren IT-Ausgaben zu setzen, Infrastruktur-Upgrades zu planen und wiederkehrende Ausgaben wie Lizenzen oder Cloud-Speichergebühren zu berücksichtigen. 

Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten eines IT-Budgets, darunter die folgenden: 

  • Hardwarekosten: Selbst wenn Sie den Großteil Ihrer Geschäftsabläufe in der Cloud abwickeln, wie es bei einigen Unternehmen der Fall ist, benötigen Sie für den Cloud-Zugriff immer noch Computer, und diese müssen regelmäßig aufgerüstet oder ersetzt werden. Wenn Sie Daten vor Ort beziehungsweise lokal speichern, müssen Sie die Lebensdauer Ihrer Server berücksichtigen. Die meisten Unternehmen müssen außerdem einige wichtige Infrastrukturkomponenten kaufen und warten, darunter Netzwerkgeräte wie Router und Switches, Computer und Zubehör sowie Notstromaggregate.
  • Softwarekosten:Da immer mehr Anwendungen auf Cloud-Diensten wie Software as a Service (SaaS) basieren, stellen viele Unternehmen fest, dass Software zu einer wiederkehrenden Ausgabe geworden ist. Viele Softwarepakete erfordern ein monatliches oder jährliches Abonnement, welches Sie in Ihr Budget aufnehmen müssen, unter der Berücksichtigung aller Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens, die diese Software nutzen und eine Lizenz benötigen. 
  • Dienstleistungen von Dritten: Viele Aufgaben können ausgelagert werden, von der Gehaltsabrechnung bis hin zum IT-Support. Prüfen Sie also bei der Aufstellung Ihres Budgets, was intern erledigt werden kann und was an Drittparteien abgegeben werden sollte. Beispielsweise wird Cloud-Speicher von Drittanbietern gehostet, was Hardwarekosten senkt, aber Servicekosten erhöht. Sie sollten auch mögliche Überarbeitungen oder Aktualisierungen der Website, Sicherheitsmaßnahmen wie Virenschutz oder EDR und andere Dienstleistungen für Ihr IT-Team in Betracht ziehen.
  • Personalkosten: IT-Teams sind oft überlastet, und auf dem derzeitigen Arbeitsmarkt kann es für Unternehmen schwierig sein, Talente zu finden und zu halten. Ihr Budget sollte Gehälter, Spielraum für kompetitive Erhöhungen und ,falls erforderlich, für neues Personal berücksichtigen. Falls Sie sich dazu entscheiden, Ihren IT-Support auszulagern, sollten Sie die ungefähren monatlichen Gebühren kennen und einplanen, Ihren Managed Service Provider (MSP) für zusätzliche Projekte oder Notrufe zu vergüten. 

Warum ist IT Budgetierung wichtig?

IT-Budgetierung ist für strategische Planung und Entscheidungsfindung unerlässlich. Damit ein Unternehmen fortbestehen kann, muss man verfügbare Ressourcen so einplanen, dass bestimmte strategische Ziele sowohl in der unmittelbaren als auch in der ferneren Zukunft erreichbar bleiben. Damit IT-Abteilungen gute Entscheidungen treffen können, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen, benötigen sie einen strategischen Plan, der die höchsten Ziele des Unternehmens sowie das Personal und die Mittel zu deren Erreichung umreißt.

Ein gut ausgearbeitetes Budget dient der Ressourcenzuweisung und gibt Teams eine allgemeine Vorstellung davon, wie viel Geld sie ausgeben können. Es hält aber auch Kosten im Rahmen, indem es von Teams verlangt, Prioritäten für ihre Projekte und Initiativen zu setzen. Wenn Ihr IT-Team zum Beispiel weiß, dass ein Server bald ausgetauscht werden muss, Sie aber auch Ihre Website überarbeiten und Sicherheitslücken schließen müssen, können Sie mit einem bestimmten Betrag an ausgabefähigen Ressourcen deutlich machen, wann diese Projekte realisiert werden können. Dies wiederum fördert die Innovation und die Kosteneffizienz, da die Teammitglieder versuchen, die Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Ressourcen zu schonen. 

Die IT-Budgetierung spielt auch eine Rolle beim Risikomanagement und bei der Notfallplanung. Alle Unternehmen sind dem Risiko eines Cyberangriffs oder einer Naturkatastrophe ausgesetzt. Wenn IT-Teams wissen, wie hoch das Budget ist und welche Ressourcen dem Unternehmen zur Verfügung stehen, können sie Disaster-Recovery-Pläne unter Berücksichtigung der maximal zulässigen Ausfallzeit entwerfen, sichere Backups erstellen und den besten Ansatz für Dinge wie Patches, Datentransparenz und Zugriffsüberwachung festlegen. 

IT Budgetierung Best Practices

Zwei der wichtigsten Komponenten der Budgetierung sind die Aufstellung Ihrer typischen Ausgaben (eine kleine Aufstockung ist empfehlenswert) und die Einbeziehung der Kosten für größere Projekte, die nicht unbedingt essenziell sind, aber positiv zu den Zielen Ihres Unternehmens beitragen können. Es gibt jedoch auch ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihr Budget besser zu verwalten und Ausgaben für die IT-Infrastruktur zu senken.

  • Verringern Sie Ressourcenkosten: Die Verwendung von Lösungen, die Ihre Effizienz steigern, kann helfen. Wenn Ihr IT-Team einen Teil seiner Aufgaben automatisieren kann, sind Teammitglieder in der Lage, komplexere Projekte mit geringeren Ressourcenkosten zu bewältigen. 
  • Machen Sie Ausgaben vorhersehbar:Manchmal ist Beständigkeit besser als sofortige Kosteneinsparungen. Ihr IT-Team sollte einen Kalender für geplante Updates und Lizenzverlängerungen führen, um eine rechtzeitige Zahlung sicherzustellen und Säumnisgebühren zu vermeiden. Eine Möglichkeit, die Kosten überschaubar zu halten, ist die Auslagerung Ihrer IT-Anforderungen an einen MSP, der eine feste monatliche Gebühr festsetzen kann, die sich relativ leicht in Ihr Budget einfügen lässt. Unerwartete Ausgaben können zwar immer noch anfallen, aber Ihre Basiskosten werden weniger variabel sein.
  • Fördern Sie schnelle und unabhängige Entscheidungsfindung: Wenn Sie Ihrem Team kurzfristige finanzielle Ziele und langfristige organisatorische Ziele vorgeben, kann es unabhängiger arbeiten. Ihr Team muss dann nicht bei jeder kleinen Entscheidung auf Ihre Zustimmung warten, was Effizienz steigert und Ausfallzeiten im gesamten Unternehmen verringert. 
  • Wägen Sie Kosten, Wert und Risiko ab: Manchmal ist ein großes Projekt, das Ihre Ressourcen strapaziert, für Ihr Unternehmen von großem Wert und trägt zu Ihren langfristigen strategischen Zielen bei. Es mag zwar verlockend sein, sich auf Kosteneinsparungen zu konzentrieren, aber die beste Vorgehensweise besteht darin, Platz für einige der teureren Dinge zu schaffen. Auf diese Weise können Sie Ihr Katastrophenrisiko verringern, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen und potenziell die zukünftigen Kosten begrenzen. 
  • Überprüfen Sie Ihr Budget regelmäßig. Im Idealfall sollten Sie Ihr Budget einige Male pro Jahr überprüfen und Anpassungen vornehmen, wenn nicht sogar öfter. So behalten Sie den Überblick über etwaige Änderungen oder unerwartete Ausgaben und können Ihre Finanzpläne anpassen, bevor Ihre Kosten außer Kontrolle geraten. 

IT Budget Trends 2023

Ihr IT-Budget wird ebenso wie Ihr Unternehmensbudget wahrscheinlich von postpandemischen Trends beeinflusst werden. Da immer mehr Mitarbeiter:innen aus der Ferne arbeiten, sollte Ihr Budget Ressourcen für die Verbesserung der Sicherheit von Daten- und Anwendungszugriffspunkten sowie für Remote-Asset-Management bereitstellen. Remote-Mitarbeiter sind auf Cloud-Datenspeicher angewiesen, daher ist es wichtig, die Kosten für Cloud-Dienste zu berücksichtigen. 

Im Jahr 2023 könnten Gerüchte über eine Rezession darauf hindeuten, dass Sparmaßnahmen in Aussicht stehen. Am besten bereiten Sie sich vor, indem Sie Ihr Budget konservativ handhaben und sich auf hochwertige Projekte mit relativ geringen Kosten konzentrieren, die Sie im Laufe der Zeit effizienter und flexibler machen. Wenn Sie zum Beispiel befürchten, dass Sie in diesem Jahr keine weiteren IT-Techniker:innen einstellen können, sollten Sie die Implementierung einer Lösung für Fernüberwachung und -verwaltung (Remote Monitoring and Management, RMM) in Erwägung ziehen, die Ihre Teams effizienter machen und gleichzeitig Ihren Ressourcen- und Zeitaufwand verringern kann. 

Machen Sie Ihr Team mit IT Budgetierung fit für den Erfolg

Budgetierung ist zum Erreichen von IT- und Unternehmenszielen unerlässlich. Organisationen, die langfristig erfolgreich sein wollen, müssen ihr Wachstum strategisch planen und dabei erreichbare und realistische Ziele setzen, die auch finanziell realisierbar sind. Es kann schwierig sein, IT-Teams bei einem begrenzten Budget zu halten, wenn eine Katastrophe eintritt. Jedoch kann ein strategisch geplantes und umgesetztes Budget dazu beitragen, die Ausgaben auch während schwieriger Zeiten im Griff zu behalten. 

Um eine reibungslose Wiederherstellung nach einem Desaster zu gewährleisten, ohne Ihre Finanzen zu belasten oder Ihre Ziele aufzugeben, müssen Sie regelmäßig Ihr Budget überprüfen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet verläuft. Implementieren Sie Tools, Dienste oder Softwarelösungen, die Ihnen helfen, Ihre Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, ohne die Qualität der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen zu beeinträchtigen. 

Schließlich sollten Sie Kosten, Wert und aktuelle Budgettrends abwägen, um für das kommende Haushaltsjahr möglichst effektiv zu planen. Ihr IT-Team wird bessere Entscheidungen treffen können, und Ihr Unternehmen wird sich besser von Problemen erholen und diese lösen können, und gleichzeitig die bei der strategischen Planung festgelegten Ziele erreichen.

Nächste Schritte

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