Pontos principais
Processos eficazes de integração e desligamento de TI são cruciais para manter a segurança, a eficiência e uma experiência positiva dos funcionários em meio às rápidas mudanças na força de trabalho.
- Os processos padronizados de integração economizam tempo, reduzem a confusão e facilitam uma integração tranquila para os novos funcionários.
- A integração adequada garante que os funcionários recebam o acesso, o hardware e o treinamento de segurança necessários desde o primeiro dia.
- Os procedimentos estruturados de offboarding evitam violações de dados, recuperam licenças não utilizadas e garantem a transferência de conhecimento.
- Automação, modelos e listas de verificação simplificam as operações de TI, reduzem o esforço manual e minimizam os erros em ambos os processos.
No último ano, o mercado de trabalho passou por flutuações significativas, com mais pessoas entrando e saindo de empresas do que nos anos anteriores. Há algumas razões pelas quais você pode estar vendo um fluxo constante de novos funcionários e tem tido mais happy hours de despedida do que o normal:
- Há mais empregos disponíveis no mercado, o que leva os funcionários a buscarem melhores oportunidades
- Os salários aumentaram 5,1% ao longo de 2022, o que também levou os funcionários a oportunidades de ganhar mais dinheiro
- Mais empresas sofreram demissões, diminuindo a força de trabalho organizacional, mas também aumentando o número de candidatos a emprego
Reduza o tempo de configuração e aumente a segurança com a integração eficiente de dispositivos.
Por que um processo de integração e desligamento é essencial para a TI
Graças a essas flutuações significativas no mercado de trabalho, há uma pressão maior sobre as equipes de TI para dar suporte a processos constantes de integração e desligamento. Se a sua equipe não tiver um plano adequado, você pode acabar desperdiçando tempo, dinheiro e recursos preciosos que poderiam ser usados em projetos maiores. Aqui estão alguns motivos pelos quais a criação de um processo coeso é tão importante:
Onboarding
- Torna o processo mais fácil para os novos funcionários
O processo de integração é um momento importante para os novos funcionários. Esse será o primeiro ponto de contato durante o período em que eles estiverem na sua organização, portanto, é importante tornar esses momentos iniciais perfeitos. Isso permite que sua equipe estabeleça relacionamentos sólidos com os usuários finais, resultando em interações mais positivas no futuro. - Economiza tempo
Ao criar um processo padronizado, sua equipe gastará menos tempo fazendo perguntas e jogando telefone entre os departamentos. Com uma lista de verificação, ações automatizadas e modelos, sua equipe poderá dedicar mais tempo ao que realmente importa. - Ajuda a evitar futuras solicitações pontuais
Equipar os novos funcionários com os recursos e o acesso certos no início poupará à sua equipe um monte de dores de cabeça no futuro. - Ajuda as equipes a controlar o inventário
Com uma lista de verificação de integração abrangente, é muito mais fácil determinar quais usuários recebem dispositivos específicos, têm acesso a licenças de software específicas e assim por diante. (Spoiler: isso também simplifica o processo de desligamento ao identificar quais dispositivos e licenças foram atribuídos a cada usuário, facilitando a recuperação de ativos) - Oportunidades para educar os usuários finais sobre o protocolo de segurança
Com um processo de integração adequado, você tem a chance de instruir os novos funcionários sobre protocolos de segurança importantes. Você pode exigir que os usuários passem por um treinamento de segurança detalhado, fornecer-lhes recursos úteis e muito mais durante essa comunicação inicial.
Desembarque
- Minimizar os riscos de segurança quando as pessoas deixam uma organização
Quando as pessoas saem de uma organização, elas têm acesso a dados e plataformas organizacionais importantes que precisam ser revogados após a saída. Se os funcionários tiverem acesso após terem saído da empresa, isso deixará sua rede aberta a possíveis ataques ou violações de dados. - Economize dinheiro recuperando licenças não utilizadas
Ao integrar um usuário ou durante sua permanência na organização, ele terá acesso a vários programas diferentes. A maioria deles exige licenças para operar. É essencial realocar essas licenças para que sua equipe não desperdice dinheiro com licenças não utilizadas. - Garantir a transferência tranquila de conhecimento para a equipe restante
Os funcionários acumularão uma quantidade significativa de conhecimento e recursos durante o período em que estiverem na organização, e você deseja garantir que os dados não sejam perdidos. Faça backup de seus dispositivos e dê acesso a todos os dados na nuvem.
Proporcionar uma melhor experiência aos funcionários. Assista: Melhorar o seu processo de integração e desligamento de novos usuários para aprimorar os fluxos de trabalho internos.
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6 dicas para otimizar seus processos de integração e desligamento
Felizmente, há muitas maneiras de automatizar seus processos de integração e desligamento sem gastar muito. Isso exigirá um pouco de investimento de tempo no início, mas você economizará inúmeras horas em cada sessão. Abaixo estão algumas ideias de como você pode implementar truques simples de automação que causarão um grande impacto.
- Receber todas as informações do RH bem antes da integração
Se você não tiver todas as informações antecipadamente, acabará gastando muito mais tempo entre sua equipe e o RH. É uma boa ideia trabalhar com o RH para criar um processo de envio para programar a integração de novos funcionários. - Crie um conjunto de perguntas para fazer às equipes relevantes
Durante o processo de integração, você precisará conhecer o hardware necessário, os requisitos de acesso ao software e aos sistemas, as listas de distribuição, etc. Para reunir essas informações rapidamente, crie um modelo de perguntas frequentes. Assim, da próxima vez que você estiver integrando um novo usuário, poderá enviar essa lista de perguntas para os pontos de contato relevantes. - Encomendar todo o software e hardware necessários com antecedência
Ao ter todos os softwares e hardwares disponíveis com bastante antecedência em relação à data de início do novo funcionário, você pode evitar taxas de envio urgentes ou experiências ruins de integração. - Desenvolva sua própria lista de verificação de processos
Sempre haverá exceções e requisitos específicos do cargo para qualquer integração, mas um ótimo lugar para começar é com uma lista de verificação padronizada. Isso garantirá que você cubra todas as bases padrão de integração e, em seguida, poderá considerar as necessidades externas e adicioná-las à sua lista de verificação. Por exemplo, se você souber que o departamento financeiro sempre precisa de acesso a um software específico baseado em nuvem, poderá adicioná-lo a uma lista de verificação específica para o setor financeiro. - Criar modelos para qualquer comunicação por e-mail
Uma parte significativa do tempo gasto na integração é dedicada à comunicação entre as equipes. Você sempre pode utilizar modelos de e-mail para esses pontos de contato iniciais para garantir que não se perca tempo redigindo um e-mail para cada início de integração. - Mantenha o controle de todos os licenciamentos, desde a integração até o desligamento
O licenciamento pode ser confuso, portanto, quanto mais tempo você dedicar ao controle de onde as licenças estão alocadas, mais fácil será recuperá-las e realocá-las quando alguém deixar a empresa. Você não quer descobrir um dia que está pagando por mais licenças do que realmente precisa. Existem até ferramentas de gerenciamento de licenças de software que podem ajudar a facilitar o processo! Mas, no final das contas, não importa o método, o importante é começar a rastreá-los.
Entendemos que os processos de onboarding e offboarding podem ser complicados, por isso criamos uma lista de verificação abrangente de onboarding e offboarding de usuários finais que você pode usar no seu trabalho diário. Isso inclui todas as tarefas básicas de integração e desligamento, como hardware & necessidades de software, gerenciamento de identidade, SSO, etc.
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