Strategisk IT-planering: Översikt med exempel

Precis som proaktivitet är en nödvändig dygd för ett bra IT-team, är förmågan till strategisk IT-planering även avgörande. En bra strategisk plan är en IT-färdplan som tydligt anger organisationens IT-mål och strategier för de närmaste åren. Strategisk planering bör även anpassa era servicemål till organisationens bredare mål för att säkerställa kontinuitet i verksamheten och effektivt förebyggande av katastrofer och återhämtning.   Det kan vara svårt att förutse hur saker och ting kommer att förändras eftersom arbetsplatsen i allt högre grad förlitar sig på fjärranslutning och molnbaserade applikationer. Förr kunde företag lita på att de flesta anställda arbetade inom ramen för organisationens nätverk på enheter som endast användes för arbetsrelaterade aktiviteter. Men så är det inte längre i och med att hybrid- och distansarbetehar blivit allt vanligare. Leverantörer av IT-tjänster står inför större utmaningar än någonsin och för att kunna hantera dem på bästa sätt måste ni arbeta med strategisk planering. 

Vad är strategisk IT-planering?

Den strategiska IT-planeringen bör resultera i riktlinjer eller övergripande mål för organisationen, särskilt för den tekniska infrastrukturen. Dessa planer är de stora linjerna som motsvarar organisationens övergripande mål, vilka skiljer sig något från de dagliga IT-strategier som ni använder för att lösa problem, hantera sårbarheter och hantera tillgångar. Strategisk planering är långsiktig och ger dig mål att arbeta mot när du implementerar dina IT-strategier. Det finns ett samband mellan IT-strategisk planering och organisatorisk strategisk planering. Vid strategisk IT-planering sätter man upp mål som vanligtvis sträcker sig upp till fem år framåt i tiden, och dessa mål omfattar infrastrukturhanteringen men motsvarar organisationens allmänna strategiska planer. Era IT-mål bör komplettera och stödja organisationens mål, och i allmänhet tenderar det som händer på IT-avdelningen att påverka resten av organisationen, oavsett om det handlar om framgångsrik implementering av fjärranslutning eller misslyckande med att begränsa skadlig kod. 

Vikten av strategisk IT-planering

Förbättra beslutsfattandet

Med ett väl genomtänkt ramverk som beskriver era mål kan ni förenkla och förbättra era beslutsprocesser och resursfördelningen. I stället för att fatta enstaka beslut som bara baseras på den information du har för tillfället kan du ta hänsyn till organisationens mål och fatta mer välgrundade beslut. Tydligt formulerade mål gör att du kan utvärdera alternativen snabbare samtidigt som du behåller en tydlig känsla av syfte.  Du kan även delegera uppgifter till ditt team och veta att de kan jämföra sina handlingsplaner med de förinställda riktlinjerna. En tydlig plan hjälper även teamet att minska riskerna och hantera utmaningar utan att förlora helhetsbilden ur sikte. 

Förbättra IT-inköpen

När du överväger att köpa programvara eller hårdvara ger strategisk IT-planering vägledning för att avgöra om ett inköp i slutändan kommer att gynna dina långsiktiga mål. Om du försöker prioritera projekt är det bra att veta vad du vill uppnå om tre år, så att du först kan slutföra de projekt som bidrar mest till att uppnå dessa mål.

Förutse organisationens behov

En annan fördel med strategisk planering och IT-prognoser är en tidig bedömning av organisationens behov över tid. Genom att förutse hur er infrastruktur kan behöva förändras och utvecklas för att nå de mål ni satt upp i er plan, driver ni innovation och tekniska framsteg inom organisationen. 

IT:s smidighet och anpassningsförmåga

Slutligen möjliggör strategisk planering flexibilitet och anpassningsförmåga i ett dynamiskt IT-landskap. Det hjälper dig att effektivt anpassa dig till förändringar i din omgivning och hantera oväntade problem på ett lämpligt sätt. I stället för att fastna i beslutsförlamning kan du och ditt team fokusera på lösningar som fungerar med den strategiska planen, och ni kan implementera lösningar som har utvecklats proaktivt.

5 viktiga komponenter i en strategisk IT-plan

En effektiv strategisk IT-plan innehåller flera viktiga komponenter som säkerställer att planen är relevant, användbar och heltäckande. När du skapar din plan, se till att:

• Anpassa IT-projekt till verksamhetens mål: När du skapar din strategiska IT-plan bör den påverkas av företagets övergripande strategiska planering. Oavsett om du har vissa finansiella mål eller tillväxtmål i åtanke bör din plan återspegla och stödja dessa ansträngningar. När du schemalägger projekt ska du prioritera de projekt som bäst stöder företagets mål först.

• Skapa en IT-färdplan för framtida teknikanvändning och uppgraderingar: Precis som med projekt bör alla uppgraderingar eller inköp organiseras så att den första prioriteringen är det som bäst stöder de långsiktiga målen. Om din organisation t.ex. vill fördubbla sin omsättning på fem år kommer en mer användarvänlig webbplats att prioriteras före uppgraderingar av arbetsstationer i hela företaget.

• Skapa IT-policyer och rutiner för cybersäkerhet och dataskydd: En del av den strategiska planeringen är att vara proaktiv när det gäller att förebygga katastrofer. En attack med skadlig kod kan leda till att organisationen förlorar pengar och drifttid, och en dataläcka kan snabbt skada företagets rykte. Effekterna av katastrofer som dessa kan mildras (eller potentiellt undvikas) genom effektiva och proaktiva förberedelser. När det gäller din säkerhet vill du inte bli överraskad. Skapa policyer och åtkomstkontroller som begränsar åtkomsten till data och infrastruktur.

• Standardisera IT-tjänster: Genom att etablera ett standardiserat sätt att tillhandahålla tjänster kan teknikerna fokusera och minska den tid de lägger på att arbeta med ett problem. Detta gör det även lättare för tekniker att gå in och ut ur projekt eller supportuppgifter; den person som tar över är bättre rustad att börja arbeta om de inte behöver få en genomgång av den exakta processen för en viss uppgift. Ni bör även fastställa nya nödvändiga tjänster och bästa praxis för att se till att allt fungerar smidigt i framtiden.

• Upprätta mål, resultatmått och nyckeltal (KPI:er): Grundläggande riktlinjer är bra, men att bedöma sin egen prestation utan mätningar är svårt. När du skapar dina mål bör de vara både konceptuella och kvantitativa. För att återgå till det tidigare exemplet: om ditt företag vill fördubbla omsättningen på fem år bör det ha årliga riktmärken, och din plan bör innehålla prestationsmål som bidrar till dessa riktmärken. Det är även viktigt att bedöma om tekniken fortfarande effektivt stöder dessa mål eller om uppgraderingar behövs för att förbättra prestandan. 

Process för strategisk IT-planering

Nu när du vet vad din strategiska IT-planering bör omfatta är nästa steg att förstå de viktigaste komponenterna för att skapa den strategiska planen. 

Bedömning

Insamling och analys av data om nuvarande IT-infrastruktur och kapacitet behövs för att skapa en baslinje. För att få ett fast grepp om vad du rimligen kan uppnå är det även viktigt att inventera dina resurser. Planera IT-kapaciteten för att säkerställa att er nuvarande hårdvara, datalagringslösningar och resurser är tillräckliga för att skala upp i takt med att organisationen växer. Du bör även överväga Livscykelhantering av IT-tillgångar för effektiv användning och avveckling av tillgångar. Många organisationer upplever att flera avdelningar spårar tillgångar (ibland överflödigt och ibland inte alls), vilket gör enhetsinventeringen ineffektiv och ofta felaktig. För att få en korrekt bild av era tillgängliga resurser bör ni centralisera hanteringen av IT-tillgångar. När du vet var du står kan du identifiera vart du vill gå. 

Långsiktiga mål

Titta på ny teknik och branschtrender och utvärdera hur de kan hjälpa dig att uppnå organisationens mål. Till exempel har distansarbete blivit allt vanligare, och att ligga steget före när det gäller att säkra fjärrenheter och förbättra anslutningsmöjligheter och kommunikation kan vara ett önskvärt fokusområde i din planering. Skapa ett IT-uppdrag som stämmer överens med organisationens övergripande uppdrag så att dina insatser gynnar hela företaget under flera år. Din plan bör vara framåtblickande och göra det möjligt för dig att se bortom omedelbara kriser, och den måste vara tillräckligt flexibel för att kunna revideras över tid. Tänk även på den finansiella aspekten. IT kan bara ta upp en liten del av budgeten eftersom det bara är en del av en större organisation. Se till att du tar hänsyn till organisationens ekonomiska prognoser och potentiella utgifter för IT-infrastruktur under de kommande tre till fem åren, och se till att de två prognoserna är kompatibla. Om så inte är fallet bör du fundera på hur du kan minska kostnaderna, fördela resurserna bättre och öka effektiviteten för att anpassa dig till företagets budget.  

Åtgärder på kort sikt

Det är dock även nödvändigt att utveckla specifika strategier och handlingsplaner på kort sikt. När du gör din plan bör du skapa en IT-färdplan med uppgifter eller åtgärder som du kan vidta inom en snar framtid.  Anta till exempel att din organisations mål är att öka effektiviteten. I så fall kan en av åtgärderna vara att implementera en lösning för fjärrunderhåll och fjärrövervakning för att minska den tid som IT-teknikerna behöver lägga på att resa och utföra grundläggande uppgifter. Du kan även överväga Hantering av IT-tillgångar (ITAM) för att spåra och optimera IT-resurser. 

Utvärderingar

Slutligen bör ni implementera, övervaka och utvärdera den strategiska IT-planen. Det kan ta några veckor eller månader att rätta till alla buggar i planen, så se till att regelbundet kontrollera att din IT-färdplan har varit en effektiv vägledning för dina uppgifter och att aktuella projekt är helt i linje med dina mål.  Kom ihåg att en strategisk plan inte nödvändigtvis behöver färdigställas vart femte år. Du bör regelbundet se över dina mål och prioriteringar för att justera för eventuella förändringar i resurstillgång, finansiella prognoser eller organisatoriska omställningar. 

Planering för IT och organisatorisk framgång

De utmaningar som IT-proffs ställs inför saknar motstycke, men genom att strategiskt planera din IT-strategi kan du bli anpassningsbar utan att förlora organisationens mål ur sikte. Genom att implementera en plan som tar hänsyn till organisationens uppdrag och affärsframgångar kan teamet förbättra sin projektprioritering, sitt självständiga beslutsfattande och sin ekonomiska betydelse. En effektiv IT-strategi innefattar långsiktiga och kortsiktiga mål, korrekta bedömningar av nuvarande och framtida resurser samt regelbundna omvärderingar. Denna process kommer att kräva tid och resurser, men när planen väl är på plats kommer teamet att vara mer effektivt, vilket leder till större framgång för IT-teamet och för hela organisationen.