Ganz gleich, ob der Betrieb reibungslos läuft oder ob Sie mit einer Reihe von Problemen zu kämpfen haben, die Frage an die IT-Abteilung ist immer die gleiche: „Wofür bezahlen wir Sie eigentlich?“ Anstatt die IT als wichtiges Puzzleteil zu betrachten, sehen Unternehmen die IT oft als Kostenstelle an, was zu einer verzerrten Wahrnehmung der Bedeutung der IT führt.
IT-Teams stehen oft vor ähnlichen Hürden, wenn sie den Wert der IT zu demonstrieren versuchen:
- Vermittlung technischer Aktualisierungen an ein nichttechnisches Publikum
- Abstimmung der technischen Prioritäten mit den Geschäftszielen, um eine überzeugende Geschichte zu erzählen
- Wichtige Informationen in etwas schnell Erkennbares zusammenfassen
All diese Probleme können weitreichende Folgen haben, wie unter anderem auf das Budget, die Zustimmung der Führungskräfte, künftige Mitarbeiterzahl und vieles mehr. Ohne einen umfassenden IT-Berichterstellungs-Prozess besteht die Gefahr, dass Sie am Ende die benötigten Ressourcen nicht mehr zur Verfügung haben.
3 Gründe, warum IT-Berichte wichtig sind
- Mit Metriken können Sie leicht eine Geschichte erzählen
Wenn man mit anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens spricht, ist es wichtig, dass man eine Geschichte erzählen kann. Diese verschiedenen Zielgruppen verfügen möglicherweise nicht über das nötige technische Fachwissen oder haben nur wenig Zeit, sich mit einer langen Beschreibung zu befassen. Mit guten Statistiken können Sie leicht Ihre eigene Geschichte in einem einfachen Format erzählen. Sie können diese Geschichten auch nutzen, um zu zeigen, wie sich die IT auf die unternehmensweiten Ziele auswirkt und so ihren Wert unter Beweis stellt. - Hilft Ihnen bei der Erstellung von Business Cases
Als IT-Führungskraft müssen Sie häufig Entscheidungen über das Budget, den Einkauf und den Personalbestand für die Zukunft treffen. Oder Sie finden im Laufe Ihrer täglichen Arbeit eine Lücke im Arbeitsablauf, die spezielle Ressourcen erfordert. In jedem Fall kann ein vorgefertigter Bericht Ihr Leben sehr erleichtern. Indem Sie die tatsächlichen Daten aufzeigen (und noch besser, sie mit den monetären Kosten in Einklang bringen), können Sie leichter einen Business Case für alle Änderungen erstellen, die Sie umsetzen möchten. - Verfolgen Sie, welche Maßnahmen Wirkung gezeigt haben
Berichte sind nicht nur gut für den Informationsaustausch mit dem Rest des Unternehmens, sondern können auch für Ihr eigenes Team von großer Bedeutung sein. IT-Berichte können Aufschluss über Ineffizienzen geben und Ihnen zeigen, wo Sie mehr investieren sollten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie rechtzeitig die bestmöglichen Geschäftsentscheidungen treffen können.
Wie man einen guten Bericht erstellt
Wenn Sie noch keinen Bericht erstellt haben oder nach Möglichkeiten suchen, einen bestehenden Bericht zu verbessern, gibt es einige Best Practices.
- Auswahl der richtigen Key Performance Indicators (KPIs)
KPIs sind das Rückgrat Ihres Berichts. Diese Daten werden Ihre Geschichte vermitteln, daher sollten sie mit den bestehenden Geschäfts- oder IT-Zielen übereinstimmen. Es gibt eine Vielzahl von KPIs, aus denen Sie wählen können. Einige davon finden Sie in unserem Dokument über IT-Erfolgskennzahlen. Sie reichen von den Kosten pro Ticket bis hin zur Anzahl der blockierten Sicherheitsbedrohungen. Aber seien Sie sich bewusst, dass zu viele KPIs die Dinge überfrachten und schwer zu entziffern sind, also wählen Sie mit Bedacht! - Bestimmen Sie, wie Ihre Daten erfasst werden sollen
Sie müssen in jeder Ihrer Plattformen nachsehen, ob die benötigten Daten leicht zu erfassen sind. Es ist möglich, dass Sie alle Datenpunkte innerhalb des IT-Teams selbst finden können. Es besteht aber auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten müssen, um die benötigten Daten zu erhalten. Es ist daher sinnvoller, sich so früh wie möglich zu informieren, bevor man sich mit schwer zu beschaffenden Daten zu sehr beschäftigt. - Vereinfachen Sie den Prozess mit vorgefertigten Berichtsvorlagen
Zum Glück müssen Sie nicht die ganze Arbeit alleine erledigen. Es gibt zahlreiche Ressourcen, die Ihnen bei der Gestaltung eines Berichts mit vorhandenen Vorlagen helfen können. Mit Ressourcen von Drittanbietern wie Canva oder Piktochart können Sie im Handumdrehen beeindruckende IT-Berichte erstellen. Alternativ können Sie auch Microsoft Office oder Google Workspace verwenden, da diese wahrscheinlich bereits in Ihrer Umgebung implementiert sind. - Zeigen Sie die Daten im Kontext
Achten Sie darauf, dass die Daten nicht nur als einzelne Datenpunkte dargestellt werden, sondern dass sie im Kontext präsentiert werden, sodass sie dazu beitragen, die Geschichte zu erzählen. Wenn Sie z. B. die Kosten pro Ticket aufzeigen und versuchen, die Geschäftsführung davon zu überzeugen, dass Sie in ein neues Automatisierungstool investieren müssen, können Sie den Anstieg der Kosten pro Ticket im Laufe der Zeit aufzeigen. Alle Daten sollten die Geschichte, die Sie erzählen wollen, deutlich machen. - Organisieren Sie die Daten auf der Seite nach Workflow-Typen
Auch wenn Sie detailliertere Berichte für Quartals- oder Jahresberichte haben, werden Sie oft verschiedene Arbeitsabläufe in einem einzigen Bericht kombinieren. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten in die verschiedenen IT-Workflows – Helpdesk, Sicherheit usw. – aufteilen sollten. Das erleichtert die Organisation Ihrer Gedanken und die Übersichtlichkeit der Informationen! - Regelmäßige Berichterstattung
Berichte können ein hervorragendes Instrument zur Kommunikation mit anderen Teams oder zur Verwendung innerhalb Ihres Teams sein, aber Sie müssen konsequent bleiben und die Berichte auf die Häufigkeit Ihrer Sitzungen abstimmen. Quartalsberichte sehen ganz anders aus als Jahresberichte, und die monatliche Berichterstattung ist noch weniger aufwendig als ein jährlicher Planungsbericht. Dadurch können sich auch die von Ihnen überwachten KPIs ändern, was Sie bei der Ausarbeitung Ihrer IT-Berichte berücksichtigen sollten.
Wenn Sie nach einer Anleitung für Ihr nächstes Berichtswesen suchen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, haben wir einen neuen Leitfaden zusammengestellt – „IT Measures of Success,” welcher brauchbare Formeln und eine Liste von KPIs enthält, die Sie bei der Zusammenstellung Ihres nächsten Berichts verwenden können.
