Kyle Utech (IT-chef) och Rodney Schwoegler (systemadministratör) tog NinjaOne till Axley i början av 2022. "Vi har många advokater som inte kommer till kontoret så ofta. Det har alltid varit svårt att patcha och stödja dessa endpoints", säger Kyle. När pandemin slog till letade Kyle och Rodney efter ett verktyg för fjärrhantering som skulle göra det möjligt för teamet att hantera, patcha och stödja fjärrstyrda endpoints. De införde NinjaOne i början av 2022 och tog Ninja Ticketing till företaget tre månader senare för att hjälpa dem att bättre hantera sina processer för helpdesk och ärendehantering.
Automatisering för proaktiv hantering och tidsbesparingar
"När vi bestämde oss för att prova Ninja Ticketing läste Rodney all Ninjas dokumentation, tittade på webbseminarier och gick verkligen in på automatiseringssidan", säger Kyle.
"En av de häftigaste automatiseringarna jag satte ihop var ett arbetsflöde för ärendehantering efter arbetstid", säger Rodney. Om helpdesken får ett ärende efter arbetstid får den som har gjort en begäran en autosvarare som säger "Vi återkommer till dig i morgon". Om ärendet är brådskande, vänligen skicka in ärendet på nytt med "brådskande" i ämnesraden När helpdesken får ett brådskande ärende får Kyle och Rodney ett SMS som uppmanar dem att svara på ärendet. "Jag var alltid tvungen att hålla ett öga på ärende-kön på kvällen för att se om något brådskande skulle komma in", säger Rodney. "Jag behöver inte kolla min telefon längre eftersom jag vet att jag får ett meddelande via sms om något brådskande inträffar."
"Vi använder också varningar i Ninja för att hjälpa oss att vara mer proaktiva", säger Kyle. "Om ett TPM-chip tas bort, om en dator stängs av oväntat eller om en viss tjänst med ett känt programproblem kraschar, vet vi det omedelbart och kan åtgärda problemen innan någon av advokaterna vet vad som hänt."
Rodney skapade även automatiserade funktioner för att skicka e-post till helpdeskteknikerna när ett ärende skapades, för att flytta ett ärende till en "öppen" status om det tilldelas och för att ta bort den brådskande taggen från ett ärende när det är stängt.
"Var och en av dessa automatiseringar sparar oss en liten mängd tid varje dag, men tillsammans ger de oss en mycket mer effektiv helpdesk", förklarar Rodney.
Bättre arbetsflöden för ärendehantering
"En av våra största vinster är ikonen i systemfältet. Före Ninja kom nästan alla våra ärenden in via e-post. Nu kommer 90% in via ikonen i systemfältet", säger Kyle
När ärenden skickas in via ikonen i systemfältet på slutanvändarens enhet tilldelar Ninja automatiskt ärendet till rätt slutanvändare och enhet.
"När slutanvändare skickar in ärenden via ikonen i systemfältet får vi en hel del användbar information om enheten automatiskt i ärendet", säger Rodney.
"Den ytterligare kontexten i dessa ärenden gör det mycket snabbare att åtgärda slutanvändarproblem."
"Arbetsflödet är även mycket bättre", förklarar Kyle. "Eftersom ärendet automatiskt tilldelas till rätt maskin kan jag klicka direkt från ärendet till enheten, titta på vad som händer på enheten och gå in på distans för att lösa problemet. Att kunna göra allt detta med ett enda verktyg är en enorm tidsbesparing."
Axleys IT-team har också lagt till viktig information för slutanvändare i ikonen i systemfältet, som länkar till deras kunskapsdatabas, ger enkel tillgång till enhetsinformation och gör det möjligt för slutanvändare att automatiskt åtgärda problem med enhetskartläggning via automatisering med ett enda klick.
Verktygskonsolidering ger kostnadsbesparingar och effektivitet
Innan de bytte till Ninja hade IT-teamet på Axley en mycket diversifierad IT-hanteringsstabell och använde Spiceworks för ärendehantering, PDQ för inventering av IT-tillgångar, Ivanti för patchhantering, RealVNC för fjärråtkomst, PRTG för serverövervakning och Netwrix för datasäkerhet. "Vi ville verkligen kombinera många av våra verktyg i ett enda lätthanterligt paket", säger Kyle.
"Vi har sparat tusentals dollar genom att konsolidera alla våra IT-redskap med NinjaOne."
"Jag behöver inte längre leta efter information. När jag klickar på en enhet i NinjaOne kan jag se information om patching, hård- och mjukvaruinformation, relaterade ärenden och till och med vad som har hänt på enheten nyligen", säger Rodney. "Att ha all information vi behöver på ett och samma ställe gör att teamet arbetar mer effektivt."
Leverera IT med NinjaOne
"Med NinjaOne får vi ett kostnadseffektivt verktyg som gör att vi enkelt kan hantera alla våra endpoints, supporta våra slutanvändare, automatisera arbetsuppgifter och hantera vår helpdesk i en enda bildskärm. Sedan vi bytte till NinjaOne och Ninja Ticketing har vi gått från att lösa ärenden på dagar till minuter", avslutar Rodney.
Kundstory
