Oavsett om verksamheten går smidigt eller om du stöter på ett antal problem är frågan till IT alltid densamma – ”Vad betalar vi dig egentligen för?” Istället för att se IT som en viktig pusselbit ser organisationer ofta IT som en kostnadsstation, vilket leder till en snedvriden uppfattning om IT:s betydelse.
IT-teams möter ofta liknande hinder när de försöker visa på IT-värde:
- Att kommunicera tekniska uppdateringar till en icke-teknisk publik
- Anpassa tekniska prioriteringar till affärsmålen för att berätta en övertygande historia
- Kondensera viktig information till något snabbt smältbart
Alla dessa problem kan få långtgående konsekvenser, bland annat för budgeten, ledningens engagemang, framtida personalstyrka med mera. Utan en omfattande rapporteringsprocess kan det sluta med att du offrar de resurser du behöver i framtiden.
3 anledningar till varför IT-rapportering är viktigt
- Med hjälp av mätningar kan du enkelt berätta en historia
När man talar med andra avdelningar inom den bredare organisationen är det viktigt att kunna berätta en historia. Dessa olika målgrupper kanske inte har den avancerade tekniska expertisen eller har begränsad tid att gräva i en lång beskrivning. Med bra statistik kan du enkelt berätta din egen historia i ett enkelt format. Du kan även använda dessa berättelser för att visa hur IT har en inverkan på organisationens övergripande mål och på så sätt bevisa värdet. - Hjälper dig att göra affärsidéer
Som IT-chef har du ofta till uppgift att fatta beslut om budget, inköp och personalstyrka för framtiden. Eller så kan du i din vardag upptäcka en lucka i arbetsflödet som kräver särskilda resurser. I vilket fall som helst kan en färdig rapport göra ditt liv mycket enklare. Genom att visa faktiska data (och ännu bättre, genom att anpassa dem till en monetär kostnad) kan du lättare göra en affärsmässig motivering för de förändringar du vill genomföra. - Håll koll på vilka åtgärder som haft effekt
Rapporter är inte bara bra för att dela information med resten av organisationen utan kan även vara otroligt viktiga för ditt eget team. Rapporter kan ge insyn i eventuella ineffektiviteter och visa var du bör investera mer. På så sätt kan du fatta bästa möjliga affärsbeslut i rätt tid.
Hur man bygger en fantastisk rapport
Om du ännu inte har skapat en rapport eller om du letar efter sätt att förbättra en befintlig rapport finns det några bästa metoder som kan ta din rapport från bra till bra.
- Välj rätt nyckeltal (KPI:er)
KPI:er (Key Performance Indicators) är ryggraden i din rapport. Dessa datapunkter kommer att kommunicera din berättelse, så de bör överensstämma med befintliga affärs- eller IT-mål. Det finns ett stort antal KPI:er som du kan välja mellan, och några av dem hittar du i vårt dokument om IT-mått för framgång. De varierar från kostnad per ärende till antal blockerade säkerhetshot. Men tänk på att för många KPI:er kan göra det hela för rörigt och svårt att tyda, så välj med omsorg! - Identifiera hur dina uppgifter kommer att erhållas
Du måste arbeta inom varje plattform för att se om det är lätt att få fram de uppgifter du behöver. Du kanske kan hitta alla datapunkter inom IT-teamet, men det finns en chans att du måste samarbeta med andra avdelningar för att få fram de data du behöver. Det är bättre att veta så snart som möjligt innan man ger sig in på för djupt vatten med uppgifter som är svåra att få fram. - Förenkla processen med fördesignade rapportmallar
Som tur är behöver du inte göra allt arbete på egen hand. Det finns många resurser som kan hjälpa dig att utforma en rapport med hjälp av befintliga mallar. Tredjepartsresurser som Canva eller Piktochart kan hjälpa dig att utforma fantastiska rapporter på ett kick. Alternativt kan du alltid använda Microsoft Office eller Google Workspace, eftersom de sannolikt redan finns i din miljö. - Visa data i sitt sammanhang
Se till att data inte bara visas i enskilda datapunkter, utan även i ett sammanhang så att de hjälper till att berätta historien. Om du till exempel visar kostnaden per ärende och försöker övertyga ledningen om att du behöver investera i ett nytt automatiseringsverktyg kan du visa ökningen av kostnaden per ärende över tid. Alla data bör lätt visa den historia du berättar. - Organisera data på sidan efter arbetsflödestyper
Även om du kanske har mer detaljerade rapporter för kvartals- eller årsrapporter kombinerar du ofta olika arbetsflöden i en enda rapport. Detta innebär att du bör dela upp dina datahistorier på de olika IT-arbetsflödena – helpdesk, säkerhet osv. Detta hjälper dig att organisera dina tankar och gör det mycket lättare att smälta dem! - Regelbunden rapportering
Rapportering kan vara ett fantastiskt verktyg för att kommunicera med andra team eller för att använda inom teamet, men du måste vara konsekvent och anpassa rapporterna efter mötesfrekvensen. Kvartalsrapporter kommer att se helt annorlunda ut än årsrapporter, och månadsrapportering kommer att vara ännu mindre involverande än en årlig planeringsrapport. Detta kan också förändra de KPI:er som du övervakar, så tänk på det när du utarbetar dina rapporter.
Om du vill ha vägledning för din nästa rapportering men inte vet var du ska börja har vi sammanställt en ny guide – ”IT Measures of Success” – som innehåller användbara formler och en lista över KPI:er som du kan använda när du sammanställer din nästa rapport.
