Korzystanie z usługi OneDrive for Backup: Co firmy muszą wiedzieć

OneDrive firmy Microsoft okazał się niezawodną platformą do przechowywania i udostępniania plików, a biorąc pod uwagę jego wszechobecność wśród użytkowników systemu Windows, jest to często pierwsze podejście właścicieli małych firm do wykorzystania chmury do swoich potrzeb operacyjnych. 

Ta znajomość sprawia, że wielu użytkowników zastanawia się, czy OneDrive może być czymś więcej niż tylko aplikacją do przechowywania i udostępniania plików - czy OneDrive może również pomóc mi w tworzeniu kopii zapasowych i ochronie moich plików?

Na pozór mogłoby się wydawać, że OneDrive doskonale nadaje się do tworzenia kopii zapasowych ważnych plików, ponieważ automatycznie synchronizuje pliki z OneDrive i zapewnia dostęp do najnowszych wersji edytowanych plików. Ale czy to oznacza, że klient synchronizacji OneDrive jest w stanie być prawdziwą aplikacją do tworzenia kopii zapasowych? Czy OneDrive może przestrzegać zaleceń dotyczących ochrony danych i czy będzie pasował do solidnych polityk odzyskiwania danych po awarii?

To niektóre z pytań, które będziemy zgłębiać w tym artykule. 

W artykule poruszone zostały następujące tematy:

• Czym jest Microsoft OneDrive i jak działa OneDrive?
• Jaka jest różnica między backupem a synchronizacją plików?
• Czy można używać OneDrive jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?
• Zalety korzystania z dedykowanego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych & odzyskiwania danych (BDR)
• Jak NinjaOne zapewnia ochronę danych

Czym jest OneDrive?

OneDrive to internetowa platforma do przechowywania danych oferowana przez Microsoft każdemu, kto posiada konto Microsoft. Został zaprojektowany, aby zapewnić użytkownikom łatwy (i bezproblemowy) sposób przechowywania i dostępu do plików na wielu urządzeniach, a także udostępniania ich innym użytkownikom w celu współpracy. 

W skrócie, jest to darmowy i możliwy do rozbudowy "dysk twardy w chmurze" posiadacza konta Microsoft. Użytkownicy muszą jedynie zalogować się do OneDrive lub Windows za pomocą swojego konta Microsoft, aby uzyskać dostęp do swoich danych. Od Windows 10 ta funkcjonalność jest zawarta w systemie operacyjnym, a nawet jest zintegrowana bezpośrednio z Eksploratorem plików.  

Przy aktywnej aplikacji i połączeniu z internetem OneDrive automatycznie synchronizuje dane między komputerami, telefonami i/lub tabletami skonfigurowanymi przy użyciu tego samego konta Microsoft. Jeśli użytkownik zmieni dokument Worda na swoim komputerze, OneDrive zaktualizuje wersję zsynchronizowaną z chmurą. Jeśli następnie ściągną ten plik na swój telefon lub tablet za pośrednictwem OneDrive, zawsze znajdzie się w nim najnowsza wersja. 

Tworzenie kopii zapasowych plików a synchronizacja danych

Udostępnianie plików to świetne narzędzie produktywności, ale to, o czym naprawdę chcemy wiedzieć, to ochrona i bezpieczeństwo. Taką areną jest backup danych i odzyskiwanie plików. 

Co to jest backup danych?

Backup to proces ręcznego lub automatycznego kopiowania plików z jednej lokalizacji do drugiej w celu zachowania bezpieczeństwa danych. Kopie zapasowe mogą być wykonywane z jednego dysku fizycznego na drugi, na nośnik twardy lub kopiowane do lokalizacji online. Dzięki posiadaniu tych dodatkowych, oddzielnych kopii, dane są bardziej chronione przed skasowaniem, awarią sprzętu, atakami typu ransomware, błędami ludzkimi i innymi rodzajami utraty danych.

Co to jest synchronizacja danych?

Sync to po prostu kwestia synchronizacji. Odnosi się do procesu kopiowania danych z jednego urządzenia do innych miejsc docelowych, a następnie utrzymywania przyszłych zmian pliku źródłowego na wszystkich kopiach. Synchronizacja zazwyczaj skupia się na udostępnianiu plików (pomiędzy urządzeniami i/lub użytkownikami) i utrzymywaniu ich w aktualności. 

Kopia zapasowa a synchronizacja w skrócie

Przyglądając się bliżej różnicom między backupem w chmurze a synchronizacją w chmurze pokazuje, dlaczego każda z nich lepiej nadaje się do innego celu.

Pierwsze ważne rozróżnienie między backupem a synchronizacją ma związek z usuwaniem plików. Kopie zapasowe mają na celu zachowanie kopii danych na wypadek, gdyby zostały one usunięte lub uszkodzone u źródła. Sync obsługuje te kopie zupełnie inaczej, nadając priorytet plikowi źródłowemu (lokalnemu). Dlatego jeśli użytkownik usunie plik w źródle, zostanie on również usunięty w docelowym miejscu przechowywania. Oczywiście nie jest to rozwiązanie idealne. 

Należy pamiętać, że dotyczy to zazwyczaj zarządzania wszystkimi danymi, które są synchronizowane. Jeśli ktoś zmieni plik lokalnie, albo jeśli zostanie on uszkodzony lub przeniknie do niego złośliwe oprogramowanie, te niepożądane zmiany zostaną również skopiowane do wersji synchronizowanej w chmurze. Ponownie, jest to zachowanie zupełnie odwrotne niż w przypadku prawdziwego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, w którym priorytetem jest integralność zapisywanych danych.

W związku z tym backup jest również procesem jednokierunkowym. W przeciwieństwie do plików zsynchronizowanych, użytkownicy muszą przywrócić pliki, aby je wyświetlić.

Wreszcie, należy również wziąć pod uwagę charakter przechowywanych plików. Większość synchronizowanych plików to dokumenty, obrazy, filmy i inne tego typu rzeczy. Z drugiej strony, dokładna kopia zapasowa obejmuje zwykle wszystko, co znajduje się na dysku źródłowym, w tym oprogramowanie i system operacyjny. Dzięki temu użytkownik może przywrócić kompletny klon swojego środowiska z momentu wykonania kopii zapasowej, co pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy nawet w przypadku uszkodzenia systemu operacyjnego.

Czy firma może używać OneDrive jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?

Teraz ustaliliśmy podstawowe przeznaczenie OneDrive; jest to usługa synchronizacji mająca na celu udostępnienie plików użytkownika na dowolnej liczbie podłączonych urządzeń, z dowolnego miejsca z internetem. 

W szybko zmieniającym się świecie biznesu z rosnącym zapotrzebowaniem na pracę zdalną, ten rodzaj elastyczności jest niezwykle pomocny. OneDrive dla firm pozwala użytkownikom na dostęp do ważnych plików z sieci przy użyciu dowolnego urządzenia. Fakt, że jest on częścią systemu M365 i Windows, sprawia, że jeszcze łatwiej jest go zintegrować z przepływem pracy. 

Teraz jednak musimy zrzucić drugi but i wskazać, że OneDrive po prostu nie jest usługą do tworzenia kopii zapasowych. Nie zostało ono stworzone z myślą o zapewnieniu zabezpieczeń i funkcji ochronnych niezbędnych do zastąpienia tradycyjnego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych.

Czy to może się zmienić? Potencjalnie, ponieważ OneDrive for Business zawiera już kilka drobnych cech ochronnych podobnych do tradycyjnych usług backupu. W tym momencie brakuje jeszcze kilku elementów, które należałoby rozwiązać, aby OneDrive mógł zastąpić dedykowane narzędzie do tworzenia kopii zapasowych. 

Dlaczego warto korzystać z dedykowanego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?

Ochrona przed usunięciem pliku

Jak wspomniałem wcześniej, gdy usuniesz plik z komputera, jest on również usuwany z OneDrive w momencie synchronizacji. Usunięcie zsynchronizowanego pliku lokalnie spowoduje trwałą utratę tego pliku w wszystkich lokalizacjach (chociaż przez krótki czas można go odzyskać z Kosza). 

Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych radzą sobie z tym znacznie inaczej. Narzędzie do tworzenia kopii zapasowych zachowa kopie każdej iteracji pliku. Jeśli plik źródłowy zostanie usunięty, kopie zapasowe pozostają. Różne rodzaje narzędzi do tworzenia kopii zapasowych narzędzia pozwalają na specyficzną konfigurację częstotliwości i zakresu wykonywania kopii zapasowych.

Ochrona przed korupcją

Ta sama zasada dotyczy integralności plików. Jeśli plik na komputerze zostanie zmieniony, zmiana ta jest natychmiast synchronizowana z OneDrive przez połączenie internetowe. Wszelkie przypadkowe lub złośliwe uszkodzenia lub szyfrowania trafią również do OneDrive. Ponieważ system synchronizacji nie ma możliwości odróżnienia "dobrych" zmian od "złych" zmian, zsynchronizowana kopia pliku również zostanie uszkodzona lub zaszyfrowana.

Słabości w historii wersji

OneDrive przechowuje historie wersji zsynchronizowanych dokumentów MS-native. Dzięki temu, jeśli popełnisz ogromny błąd z jednym ze swoich plików i błąd ten zostanie zsynchronizowany, nie skazałeś się na porażkę. Jest trochę procesu, aby przywrócić jedną ze starych wersji poprzez portal internetowy MS, ale można to zrobić -- i to może zaoszczędzić dużo czasu i kłopotów.

Problemem, który wynika z tej funkcji jest to, że powszechne ataki ransomware i szyfrowania zwykle zmieniają nazwy i szyfrują pliki na dyskach ofiary. Jest to robione celowo, aby ominąć historię wersjonowania i kosz, aby nie było łatwo odzyskać pliki. 

Odnowa masowa

Usługi tworzenia kopii zapasowych są specjalnie zaprojektowane, aby zapewnić najszybszą i najłatwiejszą drogę powrotu do działającego systemu. Obejmuje to możliwość przywracania pojedynczych plików, ale co ważniejsze, możliwość wykonywania masowego wycofywania dowolnej liczby plików. Kopie zapasowe obrazów pozwolą nawet na szybkie przywrócenie całych systemów. 

Kompresja plików

Twórcy rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych są świadomi jednego z większych wyzwań związanych z tworzeniem kopii zapasowych plików: przestrzeni dyskowej. Jak można sobie wyobrazić, tworzenie kopii zapasowych kilkudziesięciu komputerów w całości i regularnie może naprawdę zjeść przestrzeń do przechowywania danych. Na szczęście większość rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych danych potrafi kompresować pliki w celu maksymalnego wykorzystania pamięci masowej.

OneDrive nie oferuje natywnej kompresji - a gdy zabraknie miejsca, użytkownicy muszą dokupić kolejne. Jeśli masz do czynienia z dużą liczbą plików, może to szybko spowodować wzrost kosztów. 

NinjaOne zapewnia prawdziwy backup i odzyskiwanie danych 

Program Ninja Data Protection został stworzony, aby pomóc w zapewnieniu dodatkowej ochrony danych dla pełnego spektrum potrzeb biznesowych. Jako zbudowane do końca i najlepsze w swojej klasie rozwiązanie BDR możesz zaufać NDP, nie martwiąc się o ograniczenia rozwiązania tymczasowego, takiego jak OneDrive czy Dropbox. Nasze usługi są dostępne z elastycznymi rozwiązaniami, które za każdym razem spełniają cele w zakresie ochrony danych, kosztów i RTO.

• Kopia zapasowa pełnego obrazu
• Kopia zapasowa dokumentów, plików i folderów
• Opcje pamięci masowej tylko w chmurze, tylko lokalnej i hybrydowej
• Szybkie i łatwe przywracanie plików
• Samoobsługowe przywracanie plików przez użytkowników końcowych
• Przywracanie danych na nośniku metalowym (Bare Metal Restore)
• Bezproblemowo wbudowany w NinjaOne i w pełni zarządzany poprzez RMM Dashboard

Wnioski

Microsoft OneDrive to jedna z wielu usług chmurowych będących obecnie w szerokim obiegu. Niezliczeni użytkownicy polegają na tym rozwiązaniu do udostępniania i przechowywania plików w ramach codziennej pracy i potrzeb związanych z zarządzaniem plikami. W związku z tym pojawiło się sporo nieporozumień związanych z wykorzystaniem OneDrive jako części planu bezpiecznego tworzenia kopii zapasowych danych bezpiecznego planu tworzenia kopii zapasowych danych. (Nie pomaga fakt, że Microsoft często używa słowa "backup" w swoich dyskusjach o OneDrive, mimo że nie jest to naprawdę zaprojektowany do tego)

Jak widać, firmy, którym zależy na bezpieczeństwie swoich danych, muszą sięgać po specjalnie skonstruowane rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych. To pozwoli im uniknąć pułapek związanych z używaniem zsynchronizowanych plików jako kopii zapasowych. Ułatwi to również ich życie, ponieważ będą mieli dostęp do wszystkich funkcji i narzędzi, jakie oferują prawdziwe narzędzia BDR, takie jak NinjaOne.

Dane są ważne -- nie ma co do tego wątpliwości. Jeśli chodzi o kwestię tworzenia kopii zapasowych tych cennych danych, odpowiedź jest tylko jedna: należy trzymać się narzędzi przeznaczonych do tego celu.