Używanie Dropboxa do Tworzenia Kopii Zapasowych: Co Firmy Powinny Wiedzieć

Dropbox to jedna z najstarszych nazw, jeśli chodzi o przechowywanie plików w chmurze, a firma zdobyła reputację niezawodnej platformy do udostępniania plików i współpracy. Ostatnio Dropbox odszedł od swoich korzeni i obiecuje funkcje bezpiecznego tworzenia kopii zapasowych wraz z podstawową funkcją synchronizacji i udostępniania plików. 

Dropbox nie jest tu osamotniony. Większość rozwiązań do przechowywania danych w chmurze wydaje się próbować swoich sił w tworzeniu kopii zapasowych - jeśli nie w praktyce, to przynajmniej w terminologii. I w pewnym sensie ma to sens, ponieważ narzędzie takie jak Dropbox pobiera pliki z Twojego komputera i umieszcza ich kopie w chmurze. To jest backup, prawda? 

Nie do końca. Istnieje sporo różnic między synchronizowanymi plikami w chmurze a rzeczywistymi kopiami zapasowymi. Choć może być możliwe użycie czegoś takiego jak Dropbox jako bardzo rudymentarnego narzędzia do tworzenia kopii zapasowych, musisz wiedzieć, jak zarządzane są Twoje dane i jakie ryzyko pozostaje, jeśli chcesz uniknąć kosztownych błędów.

O tych sprawach będziemy mówić w poniższym artykule. 

W artykule poruszono następujące tematy:

• Czym jest Dropbox i jak działa Dropbox?
• Jaka jest różnica między backupem a synchronizacją plików?
• Czy można używać Dropboxa jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?
• Zalety wyboru rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych & odzyskiwania danych (BDR)
• Jak NinjaOne zapewnia ochronę danych

Czym jest Dropbox?

Przechowywanie w chmurze istnieje już od dawna, ale Dropbox odegrał zasadniczą rolę w uczynieniu chmury i udostępniania plików wspólnymi pojęciami. Nawet przy wszystkich względnych nowicjuszach w tym obszarze -- Box, MS One Drive itd Dropbox utrzymuje stały wzrost w 2022 roku przekroczy 700 milionów użytkowników.

A do czego ci wszyscy ludzie używają Dropboxa? Podstawową funkcją Dropbox jest łatwe synchronizowanie plików między urządzeniami a chmurą. Użytkownicy przesyłają pliki do Dropbox, aby mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca lub urządzenia, a także aby udostępniać je współpracownikom.

Tworzenie kopii zapasowych plików a synchronizacja danych

Udostępnianie plików i dostęp przez urządzenia to świetne funkcje produktywności, ale kopie zapasowe muszą bardziej dbać o bezpieczeństwo i ochronę. Celem systemu tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych jest uzyskanie pewności, że jeśli coś złego się stanie, będzie można odzyskać, przywrócić lub w inny sposób uzyskać dostęp do potrzebnych danych. 

Zbadajmy to trochę bardziej:

Co to jest backup danych?

Backup to proces kopiowania plików z jednej lokalizacji do drugiej w celu zachowania bezpieczeństwa danych. We wczesnych czasach informatyki oznaczało to zwykle przenoszenie danych z dysku twardego na wymienne napędy taśmowe lub dyskietki. Następnie te papierowe kopie byłyby przechowywane poza siedzibą firmy w bezpiecznym miejscu. Choć technologia znacznie się zmieniła, idea jest wciąż taka sama. Kopie zapasowe tworzą wiele bezpiecznych kopii danych, dzięki czemu w przypadku uszkodzenia jednej instancji można odzyskać pozostałe. System BDR pozwala zespołom IT szybko uruchomić przywracanie danych z dysków fizycznych, nośników twardych lub zdalnej lokalizacji. 

Co to jest synchronizacja danych?

Sync odnosi się do synchronizacji, czyli procesu kopiowania danych z jednego urządzenia do innych miejsc docelowych, a następnie utrzymywania przyszłych zmian pliku źródłowego na bieżąco we wszystkich kopiach. Synchronizacja jest bardziej narzędziem produktywności i skupia się na udostępnianiu plików i utrzymywaniu ich aktualnych wersji. 

Kopia zapasowa a synchronizacja w sensie praktycznym

Przede wszystkim należy pamiętać, że systemy przechowywania w chmurze i udostępniania plików nie zostały pierwotnie zaprojektowane jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych. Ich przebieg pracy, przeznaczenie i konfiguracje są zupełnie inne. Wiedząc o tym, łatwo zrozumieć, dlaczego ograniczone plany tworzenia kopii zapasowych od firm takich jak Dropbox są zwykle słabe w porównaniu jabłek do jabłek.

I nie chodzi tu tylko o drobne różnice, ale raczej o wiele kluczowych różnic konstrukcyjnych między synchronizacją a tworzeniem kopii zapasowych, które mogą ostatecznie doprowadzić do utraty plików.

Pierwszy z nich ma związek z tym, jak te dwa typy narzędzi radzą sobie z usuwaniem plików. Kopie zapasowe mają na celu zachowanie kopii danych na wypadek, gdyby zostały one usunięte lub uszkodzone u źródła. W przypadku synchronizowanego rozwiązania do udostępniania plików usunięte pliki źródłowe są również usuwane w docelowej pamięci masowej, ponieważ synchronizacja nieustannie próbuje sprawić, że zewnętrzna pamięć masowa zduplikuje lokalny dysk twardy. Jest to dokładne przeciwieństwo tego, jak powinno działać rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych. 

I nie dotyczy to tylko skreśleń. Jeśli ktoś zmieni plik lokalnie, albo jeśli zostanie on uszkodzony lub zaszyfrowany przez złośliwe oprogramowanie, te bardzo szkodliwe zmiany zostaną również skopiowane do wersji synchronizowanej w chmurze. Ponownie, jest to zachowanie całkowicie przeciwne do prawdziwego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, które stawia na pierwszym miejscu integralność zarchiwizowanych danych, zwykle w wielu zapisach. 

Ostatnią kwestią są typy i rozmiary plików, które należy poddać backupowi. Najczęściej synchronizowane pliki to zdjęcia robocze, filmy i dokumenty wewnętrzne, takie jak umowy. W przypadku narzędzia takiego jak Dropbox użytkownik otrzymuje zazwyczaj folder Dropbox i każe mu się w nim umieścić wszystko, co cenne. 

To nakłada na wiele osób w firmie duże pole do błędu. 

Specjalnie skonstruowana kopia zapasowa jest znacznie bardziej konfigurowalna i można ją skonfigurować tak, aby automatycznie tworzyła kopie zapasowe określonych folderów, serwerów lub dysków. Można uruchomić pełne kopie zapasowe, które obejmują wszystko na dysku źródłowym, w tym oprogramowanie i system operacyjny. Dzięki temu użytkownik może przywrócić kompletny klon swojego środowiska z momentu wykonania kopii zapasowej, co pozwala na szybkie przywrócenie działania nawet w przypadku krytycznego ataku na system operacyjny.

Czy firma może używać Dropbox jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?

Nie chcę się zbytnio rozwodzić nad tym, ale największym problemem związanym z używaniem rozwiązań do przechowywania plików w chmurze, takich jak Dropbox czy Google Drive, jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych jest to, że są one nie nie mają służyć jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych. W niektórych przypadkach funkcje są powoli dodawane, aby lepiej naśladować rzeczywiste rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, ale nadal istnieje wiele usług wykorzystujących w swoich reklamach termin "kopia zapasowa", które nie spełniają kryteriów omówionych powyżej.

Podczas gdy te narzędzia w chmurze mogą przechowywać pliki i synchronizować je między różnymi urządzeniami, sama podstawa tego, jak zaprojektowano synchronizację, sprawia, że nie jest to dobry wybór do tworzenia i przechowywania kopii zapasowych.

Weźmy jako inny przykład ograniczenia Dropboxa dotyczące usuwania plików. Usunięte pliki są zachowywane przez 120 dni w przypadku konta biznesowego Dropbox i tylko 30 dni w przypadku konta osobistego. W chwili obecnej nie można przedłużyć tych czasów przechowywania. 

Problem z tymi przerażająco krótkimi czasami retencji polega na tym, że nie ma kopii zapasowych dla twoich kopii zapasowych. Przypadkowe usunięcie doprowadzi do trwałej utraty bardzo szybko, a są to rodzaje wybojów, które starasz się uniknąć poprzez zakup BDR w pierwszej kolejności. 

Inną kwestią jest to, że Dropbox nie może tworzyć kopii zapasowych plików systemowych, baz danych i innych plików serwera, które są potrzebne do całkowitego przywrócenia stacji roboczej lub serwera. Kiedy specjaliści IT mówią o wykorzystaniu kopii zapasowych do uratowania kogoś przed totalną katastrofą, te pełne przywracanie danych jest tym, o czym mówią w 99% przypadków. Trudno jest uratować firmę niszczoną przez ransomware, jeśli kopie zapasowe mają tylko zdjęcia i dokumenty Worda. 

Co prowadzi do kolejnej ważnej myśli: Dropbox nie obsługuje tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail.

Jest to kolejny ważny czynnik, o którym należy pomyśleć, jeśli w ogóle zależy nam na odzyskiwaniu danych po awarii lub unikaniu poważnych kryzysów IT. Gdy cały serwer poczty elektronicznej jest zduplikowany i przechowywany w bezpiecznej kopii zapasowej, można go uruchomić z powrotem po katastrofie i uzyskać działanie prawie tak, jakby nic złego się nie stało. 

To właśnieo tym mówimy, gdy odnosimy się do "tworzenia kopii zapasowych" w sensie posiadania gdzieś dwóch kopii czegoś, a "tworzenie kopiizapasowych" -- prawdziwe znaczenie tego słowa, które zapewnia bezpieczeństwo danych i operacji. 

Tak więc, choć Dropbox może być dobry do udostępniania plików, nie oferuje rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych o złożoności, której potrzebują nawet małe firmy. 

Dokonajmy szybkiego przeglądu najbardziej prawdopodobnych punktów awarii w przypadku korzystania z czegoś takiego jak Dropbox jako rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych de facto:

Dlaczego Dropbox nie jest pełnym rozwiązaniem

• Ransomware szyfruje cały system, więc pliki poza folderem Dropbox będą całkowicie bezbronne. Chociaż w wielu przypadkach nie będzie to miało większego znaczenia, ponieważ zaszyfrowane, zagrożone) pliki i tak będą synchronizowane z Dropbox, przez co wersje z kopii zapasowej staną się bezużyteczne.
• Nie ma rozwiązania dla disaster recovery. Jeśli Twój sprzęt zostanie zniszczony, skradziony lub po prostu przestanie działać pewnego dnia, wszystko co znajduje się na dotkniętych nim maszynach może zostać utracone. Dotyczy to oprogramowania, konfiguracji, plików w trakcie pracy i innych. Zsynchronizowane zostaną jedynie pliki ręcznie dodane do folderu Dropbox. Co prowadzi do drugiego głównego problemu..
• Jak myślisz, ile ważnych plików masz na swoich urządzeniach, które nie są w folderze Dropbox? Nie powinieneś myśleć o ręcznym wybieraniu, które dane są ważne, a bez których możesz żyć. Prawdziwe rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych zdejmują z Ciebie ten ciężar, tworząc kopie zapasowe całych systemów, a nie tylko pojedynczych folderów. 

Dlaczego warto korzystać z dedykowanego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych?

Ochrona przed usunięciem pliku

Prawdziwe rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych obsługują usuwanie plików zupełnie inaczej niż narzędzie do udostępniania plików. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest zaprojektowane tak, aby zachować kopie każdej iteracji pliku. Jeśli plik źródłowy zostanie usunięty, kopie zapasowe pozostaną tak, jak chcesz. Sposób zarządzania tym jest zwykle konfigurowalny w różnych typach samego narzędziado tworzenia kopiizapasowych.

Bezpieczny od szyfrowania i korupcji 

Zmiany na komputerze są natychmiast synchronizowane z Dropbox za pośrednictwem dostępnego połączenia internetowego. To bezkrytyczne nadpisywanie jest świetne dla utrzymania aktualności dokumentów, ale fatalne dla kopii zapasowych i bezpieczeństwa. Ponieważ synchronizacja nie odróżnia "dobrej" zmiany od "złej", każdy plik, który zostanie uszkodzony, usunięty, narażony na szwank lub zaszyfrowany, będzie miał te same modyfikacje przesunięte do wersji w chmurze.

Odnowa masowa

Usługi tworzenia kopii zapasowych są specjalnie zaprojektowane, aby zapewnić najszybsze i najłatwiejsze sposoby przywrócenia systemów i operacji na właściwe tory. Możliwość przywrócenia pojedynczych plików jest banalna w porównaniu z łatwym bulk-rollbackiem dużych ilości danych. Kopie zapasowe obrazów pozwalają nawet na szybkie przywracanie całych systemów, co jak wspomnieliśmy, jest często dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby odzyskać dane po poważnym problemie. 

Kompresja plików

Twórcy rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych zdają sobie sprawę z jednego z większych wyzwań, jakie stawiają przed nami właściwe protokoły tworzenia kopii zapasowych: mogą one naprawdę przeżerać przestrzeń dyskową. Regularne tworzenie kopii zapasowych wielu stacji roboczych i serwerów może bardzo szybko stać się kosztowne. Na szczęście większość rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych danych rozwiązuje ten problem, kompresując pliki w celu maksymalnego wykorzystania pamięci masowej. To prawdziwy win-win, który minimalizuje kompromisy oparte na kosztach. 

NinjaOne zapewnia prawdziwy backup i odzyskiwanie danych 

Program Ninja Data Protection został stworzony, aby pomóc w zapewnieniu dodatkowej ochrony danych dla pełnego spektrum potrzeb biznesowych. Jako zbudowane do końca i najlepsze w swojej klasie rozwiązanie BDR możesz zaufać NDP, nie martwiąc się o ograniczenia rozwiązania tymczasowego, takiego jak OneDrive czy Dropbox. Nasze usługi są dostępne z elastycznymi rozwiązaniami, które za każdym razem spełniają cele w zakresie ochrony danych, kosztów i RTO.

• Kopia Zapasowa Pełnego Obrazu
• Kopia Zapasowa Dokumentów, Plików i Folderów
• Opcje Pamięci Masowej tylko w Chmurze, tylko Lokalnej i Hybrydowej
• Szybkie i łatwe przywracanie plików
• Przywracanie Plików przez Użytkowników Końcowych
• Przywracanie Danych z Poziomu Sprzętu (Bare Metal Restore)
• Bezproblemowo wbudowany w NinjaOne i w pełni zarządzany poprzez RMM Dashboard

Wniosek

Dropbox po prostu nie może chronić użytkowników przed utratą danych z powodu błędu ludzkiego, złych intencji, awarii, błędów synchronizacji, hakerów lub oprogramowania ransomware. Biorąc pod uwagę, że rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych są wprowadzane w celu uniknięcia właśnie tego typu problemów, trudno jest zbudować argumenty przemawiające za używaniem Dropbox zamiast specjalnie skonstruowanego narzędzia BDR. 

Dropbox to potężne rozwiązanie do udostępniania plików, ale naraża użytkowników na utratę krytycznych dla biznesu danych bez szans na ich odzyskanie. Chociaż Twoje dane są hostowane przez Dropbox, jeśli jesteś użytkownikiem, to nadal Twoim obowiązkiem jest utrzymanie kontroli i ochrony danych biznesowych, ponieważ tak wiele luźnych końcówek jest pozostawionych na widoku. 

Kiedy nadszedł czas, aby chronić ważne dane, skorzystaj z narzędzia stworzonego do tego celu. Sprawdzone rozwiązania NinjaOne do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych są nie tylko niezawodne, ale także łatwe w konfiguracji i proste w użyciu. 

Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązań NinjaOne w zakresie tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych.