Jak przeprowadzić inwentaryzację aktywów IT i jak nimi zarządzać? | NinjaOne

Zarządzanie i utrzymywanie aktywów IT jest niezbędne dla udanego biznesu. Capterra podaje jednak, że przedsiębiorstwa w 80% przypadków reagują zamiast zapobiegać problemom związanym z konserwacją. Proaktywne zarządzanie aktywami IT jest możliwe dzięki aktualnej i dokładnej inwentaryzacji aktywów IT.

Co to jest inwentaryzacja zasobów informatycznych?

Inwentaryzacja aktywów IT to kompletna lista wszystkich aktywów IT w środowisku informatycznym organizacji. Dobrze zarządzana inwentaryzacja zapewnia centralną lokalizację do śledzenia pozycji i zapewnienia, że są one skutecznie wykorzystywane do wspierania procesów biznesowych.

Rodzaje aktywów informatycznych

Istnieją dwa główne rodzaje aktywów IT: aktywa sprzętowe i aktywa programowe.

Hardware odnosi się do wszystkich materialnych elementów w środowisku IT. Są to niezbędne fizyczne komponenty w ramach środowiska IT. Do różnych rodzajów okuć należą:

• Laptopy i komputery
• Urządzenia mobilne
• Serwery
• Urządzenia SNMP (firewalle, switche, routery, huby itp.).

Oprogramowanie odnosi się do wszystkich niematerialnych elementów środowiska informatycznego. Aby oprogramowanie mogło działać, potrzebuje fizycznego sprzętu do wykonywania zadań kierowanych przez oprogramowanie. Oprogramowanie zawiera:

• Programy
• Instrukcje dotyczące obsługi komputera

Jak przeprowadzić inwentaryzację aktywów IT

Inwentaryzacja zasobów informatycznych może być przeprowadzona na kilka różnych sposobów. Każda z metod wymaga innej ilości czasu i ma różny poziom dokładności.

Zrób to ręcznie

Jest to najbardziej podstawowa metoda tworzenia inwentaryzacji aktywów IT. Przy każdym zakupie urządzenia trzeba będzie wpisywać informacje do arkusza kalkulacyjnego i wysyłać je do osoby odpowiedzialnej za nadzór nad majątkiem. Przy tej metodzie wykonanie inwentaryzacji aktywów IT może być czasochłonne i mało produktywne.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania zasobami IT

Narzędzia do zarządzania aktywami IT są nieco bardziej zaawansowane. Za pomocą tego rodzaju narzędzia wpisujesz informacje o aktywach do bazy danych. Numer seryjny zasobu może zwrócić informacje o produkcji urządzenia lub inne specyfikacje. Jednak wszelkie inne informacje o urządzeniu muszą być wprowadzone ręcznie.

Wdrożenie rozwiązania do zarządzania punktami końcowymi

Narzędzie do zarządzania punktami końcowymi jest najlepszym rozwiązaniem w przypadku tworzenia i utrzymywania inwentaryzacji zasobów IT. Za każdym razem, gdy nowe urządzenie jest pozyskiwane i dodawane do środowiska IT organizacji, należy umieścić na nim agenta, aby można było je monitorować i zarządzać nim. Zapewni to automatyczną inwentaryzację i będzie ją stale aktualizować, umożliwiając zawsze aktualną inwentaryzację aktywów IT.

Dlaczego zarządzanie inwentaryzacją aktywów IT jest ważne

Znaczenie inwentaryzacji aktywów IT jest trudne do zbagatelizowania. Śledzenie urządzeń w firmie pozwala na efektywne zarządzanie urządzeniami organizacyjnymi. Dzięki temu unikniesz również posiadania nieaktualnego spisu.

Inwentaryzacja aktywów IT pomaga zminimalizować dodatkowe koszty związane z utrzymaniem środowiska informatycznego. Do głównych kosztów należą:

• Koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie odnoszą się do wszelkich wydatków związanych z samymi maszynami lub produktami. Bez inwentaryzacji aktywów IT możesz nie wiedzieć, kiedy produkty osiągnęły koniec swojego cyklu życia i wymagają wymiany. Całkowita wymiana maszyn to koszt bezpośredni, który może się szybko sumować.

• Koszty licencji

Aplikacje i programy wymagają licencji na oprogramowanie, aby dać użytkownikom końcowym prawo do uczciwego korzystania z oprogramowania. Jeśli pracownicy mają na swoich urządzeniach aplikacje, które wymagają licencji, ale z niej nie korzystają, to jest to niepotrzebny koszt. Inwentaryzacja zasobów IT daje informacje potrzebne do zidentyfikowania i usunięcia tych aplikacji.

• Koszty bezpieczeństwa

Bez inwentaryzacji zasobów IT w celu monitorowania i zarządzania urządzeniami, nie wiesz, że aplikacje znajdują się na komputerach ludzi. Nie wiesz też, czy są one załatane lub czy potencjalnie mogą być złośliwym oprogramowaniem. Te nieznane zagrożenia stanowią potencjalne koszty bezpieczeństwa dla Twojej organizacji.

Kiedy należy przeprowadzić i zarządzać inwentaryzacją zasobów IT

Czas i częstotliwość w dużej mierze zależy od tego, jak zdecydujesz się przeprowadzić inwentaryzację aktywów IT w swojej organizacji. Jeśli wybierzesz metodę, która wymaga ręcznego wprowadzania informacji o urządzeniach, rozsądnie jest aktualizować inwentarz za każdym razem, gdy zdobędziesz nowe urządzenie, i regularnie sprawdzać swoje aktywa. Ten czas może się różnić w zależności od firmy, ale upewnij się, że robisz to wystarczająco często, aby utrzymać aktualną listę aktywów.

Jeśli chodzi o rozwiązania do zarządzania punktami końcowymi, przeprowadzenie inwentaryzacji zasobów IT jest dość proste. Wystarczy umieścić agenta oprogramowania na każdym nowym urządzeniu dodanym do firmy, a ono nadal będzie automatycznie wysyłać informacje o tym inwentarzu do rozwiązania. Oznacza to, że będziesz musiał wypełnić inwentaryzację tylko raz dla każdego urządzenia, a w przyszłości będzie ona automatycznie aktualizowana.

Narzędzia do zarządzania inwentaryzacją zasobów IT

Zarządzanie inwentaryzacją aktywów IT jest ważnym zadaniem, które może wymagać wiele czasu i szczegółów. Na szczęście zaprojektowano różne narzędzia, które wspierają i usprawniają to zadanie. Oprogramowanie przeznaczone do zarządzania aktywami IT to wysoce wyspecjalizowane i skuteczne narzędzie, które może wspomóc proces zarządzania.

NinjaOne dostarcza rozwiązanie do zarządzania punktami końcowymi, które umożliwia łatwe przeprowadzenie inwentaryzacji zasobów IT. Umożliwia scentralizowane i zdalne zarządzanie IT, a do obsługi wymaga minimalnej interwencji manualnej. Zapisz się na darmowy okres testowy już dzisiaj.