IT Asset Lifecycle & Zarządzanie (ITAM) wyjaśnione

Firmy zazwyczaj dążą do stworzenia scentralizowanych systemów do zarządzania aktywami IT, w tym nie tylko sprzętem, oprogramowaniem, sieciami i infrastrukturą, ale także ważnymi danymi. Pełna kontrola nad tak złożonym środowiskiem jest często trudna - jeśli nie niemożliwa - do osiągnięcia, ale odpowiednie protokoły zarządzania zasobami mogą pomóc organizacjom zbliżyć się do tego celu. Zarządzanie aktywami ułatwia zarządzanie budżetami, wykorzystanie analityki, ochronę danych i optymalizację środowiska IT. W tym artykule poznamy najważniejsze aspekty zarządzania aktywami IT i związane z tym pojęcia. W artykule poruszone zostały następujące tematy:

• Czym jest zarządzanie zasobami IT (ITAM)?
• Co to jest cykl życia aktywów?
• Etapy cyklu życia aktywów
• Dlaczego zarządzanie cyklem życia aktywów jest ważne?
• Jakie są najlepsze praktyki ITAM i zarządzania cyklem życia zasobów IT?

Co to jest cykl życia aktywów? 

Cykl życia aktywów IT to postępująca seria etapów związanych z zarządzaniem aktywem. Cykl życia rozpoczyna się od planowania, kiedy decydenci identyfikują potrzebę posiadania danego składnika aktywów i trwa do momentu zakończenia okresu użytkowania składnika aktywów i usunięcia go z zapasów. Znaczenie każdego cyklu życia danego składnika aktywów jest określane przez takie czynniki jak koszt, krytyczność i niezawodność. Wartość, wykorzystanie i stan aktywów IT to ważne kwestie budżetowe i operacyjne. W związku z tym prawie każda organizacja w jakiś sposób śledzi swoje aktywa, nawet jeśli oznacza to stosowanie nieformalnego lub doraźnego procesu. Poza względami logistycznymi, zarządzanie aktywami pomaga również w bieżącym utrzymaniu i konserwacji środowiska IT. Kiedy takie utrzymanie jest zaniedbane, organizacje często będą musiały radzić sobie z awariami, przestojami i awaryjnymi wymianami. Chociaż specyfika każdego cyklu życia będzie się różnić w zależności od aktywów, etapy cyklu życia pozostają takie same. Cykl życia urządzenia typu tablet różni się znacznie od cyklu życia np. serwera, ale nadal będą one oceniane w tej samej procesji etapów. Niezależnie od tego, do czego jest stosowany, w grę wchodzą te same względy dotyczące cyklu życia. 

Etapy Cyklu Zasobu

Każde urządzenie przechodzi przez cztery etapy w swoim cyklu życia:

1. Tworzenie/pozyskiwanie

Cykl rozpoczyna się tutaj, podczas pierwszego etapu, gdy identyfikowana jest potrzeba i podejmowane są decyzje o stworzeniu lub nabyciu danego zasobu. W tym momencie zasób jest wybierany, wdrażany, konfigurowany i dokładnie inwentaryzowany. Jest to ważny pierwszy krok, ponieważ błędy mogą prowadzić do poważnych problemów w przyszłości. Jeśli zostanie wybrany niewłaściwy zasób lub zostanie źle skonfigurowany, negatywne skutki mogą być odczuwalne na kolejnych etapach, a wymiana zasobu może potrwać wiele lat.

2. Wykorzystanie

Miejmy nadzieję, że etap korzystania z zasobu to etap, który trwa najdłużej To po prostu etap, gdzie zasób jest używany zgodnie z jego zamierzonym przeznaczeniem i spełnia swoją funkcję. Warto zauważyć, że niektórzy połączą ten etap z kolejnym krokiem, czyli konserwację, w jeden etap. Z perspektywy czasu ma to sens, ponieważ aktywo jest prawdopodobnie utrzymywane podczas jego użytkowania. Jednak może zamulić intencje tych dwóch etapów, gdy są one połączone.

3. Konserwacja

W kontekście cyklu życia, konserwacja odnosi się do wszystkich prac wykonywanych na składniku aktywów w trakcie jego okresu użytkowania. Oznacza to zazwyczaj konserwację zapobiegawczą, proaktywną, awaryjną i inne formy konserwacji. Jeśli cykl życia jest dobrze zarządzany, a środek trwały działa jak należy, większość konserwacji można zaplanować.

4. Odnowienie/usunięcie

Ostatni etap cyklu życia środka trwałego oznacza koniec jego okresu eksploatacji. To właśnie tutaj często widać wartość procesu zarządzania cyklem życia, ponieważ dane zebrane w trakcie całego okresu użytkowania danego składnika majątku pozwolą kierownictwu na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących dalszych działań.

Czym jest IT Asset Management (ITAM)?

Zarządzanie aktywami IT, znane również jako ITAM, obejmuje strategie i najlepsze praktyki zarządzania i optymalizacji systemów IT, sprzętu, procesów i danych organizacji. Wezwanie: Aktywa IT są klasyfikowane jako wszelkie informacje, systemy, oprogramowanie lub sprzęt, które są własnością organizacji i są wykorzystywane w trakcie regularnej działalności. Dużą częścią ITAM jest odpowiedzialność za wdrożenie, śledzenie i utrzymanie aktywów IT. Obejmuje to ocenę dyspozycji tych aktywów i określenie, czy wymagają one optymalizacji, wymiany lub modernizacji do nowszej lub bardziej odpowiedniej technologii. Zasadniczo, zarządzanie aktywami polega na inwentaryzacji i śledzeniu wszystkich tych aktywów, tak aby kierownictwo organizacji mogło podejmować świadome decyzje strategiczne dotyczące zakupów i wydatków związanych z IT. 

Dlaczego zarządzanie cyklem życia aktywów IT jest ważne?

Zarządzanie cyklem życia zasobów informatycznych to coś więcej niż stworzenie inwentaryzacji zasobów i zakończenie pracy. Prawdziwe korzyści płyną z ciągłego pozyskiwania danych o aktywach w celu maksymalizacji zysków, minimalizacji ryzyka i zwiększenia wartości operacyjnej. Dzięki najlepszemu wykorzystaniu obecnych zasobów menedżerowie IT mogą uniknąć niepotrzebnych zakupów, obniżyć koszty licencjonowania oprogramowania i wsparcia, wyeliminować marnotrawstwo i poprawić ogólną wydajność. Ponadto, prawidłowe procedury ITAM (jak również oprogramowanie do zarządzania aktywami) mogą pomóc organizacjom uniknąć niektórych z powszechnych błędów w zarządzaniu aktywami. W przypadku braku procesów, organizacje mają tendencję do zaniedbywania kluczowych części cyklu życia, takich jak proaktywna konserwacja, wstępna konfiguracja i planowanie końca życia. Zarządzanie cyklem życia przynosi wysokie zyski ze względu na sam koszt błędów, których pomaga uniknąć. Podsumowując, International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) mówi nam, że długoterminowa wartość najlepszych praktyk ITAM jest dobrze udokumentowana. Można je dostrzec w redukcji kosztów, lepszym wsparciu użytkowników końcowych, zwiększonej kontroli nad aktywami IT, usprawnionej komunikacji, zmniejszonym ryzyku w zarządzaniu, zwiększonej zgodności z oprogramowaniem i bezpieczeństwem, zwiększonym wsparciu w zakresie bezpieczeństwa i gotowości do odzyskiwania danych po awarii, a także usprawnionym podejmowaniu decyzji strategicznych i budżetowaniu.

IT Lifecycle Management i ITAM Best Practices

IAITAM definiuje również 12 kluczowych obszarów procesowych (KPA) dla ITAM. Poniżej wypiszemy najlepsze praktyki:

• Przebieg programu: Zarządzanie aktywami IT powinno być scentralizowane i udokumentowane na wszystkich etapach cyklu życia. Ślad papierowy jest niezbędny, aby organizacje mogły opracowywać strategie i stale wspierać działalność IT.
• Zarządzanie programem: Programy zarządzania aktywami powinny być dobrze zorganizowane i powinny przestrzegać wszystkich najlepszych praktyk. Podążanie za ustaloną strukturą tego procesu pomaga organizacjom w przeprowadzeniu ich własnego procesu tworzenia strategii ITAM.
• Zarządzanie polityką: Wszystkie polityki muszą być udokumentowane i egzekwowane w ramach inicjatywy ITAM, jak również dla samych aktywów IT. Polityki muszą być jasne i łatwo zrozumiałe dla pracowników i wszystkich kluczowych interesariuszy, aby promować zgodność z przepisami.
• Zarządzanie komunikacją i edukacją: Kultura organizacyjna, która wspiera ciągłą edukację, świadomość i szkolenia związane z polityką ITAM jest niezbędna. Ten krok pomoże w zarządzaniu zmianami w miarę postępów programu.
• Zarządzanie projektem: Zarządzanie zasobami IT wymaga silnego przywództwa, aby zapewnić, że inicjatywy są zorganizowane i skuteczne. Skuteczne zarządzanie projektami może pomóc organizacjom w zgromadzeniu niezbędnych zasobów do wdrożenia i utrzymania zasobów IT.
• Zarządzanie dokumentacją: Dokumentacja związana z aktywami IT - dowody zakupu, licencje na oprogramowanie, certyfikaty autentyczności itp. -- musi być zorganizowana i utrzymywana przez cały cykl życia składnika aktywów informatycznych.
• Zarządzanie finansami: Finansowe zarządzanie aktywami IT jest podstawą do cięcia wydatków i minimalizacji marnotrawstwa. Ważne jest, aby skupić się na budżetowaniu, uzgadnianiu środków trwałych, obciążaniu zwrotnym, przygotowywaniu audytów finansowych, uzgadnianiu faktur, prognozowaniu i rozliczaniu.
• Zgodność z przepisami i prawodawstwem: Strategie ITAM powinny skupiać się na minimalizacji ryzyka i przygotowaniu organizacji do audytu.
• Zarządzanie dostawcami: Dostawcy zewnętrzni są istotną częścią ITAM. Należy ustalić protokół komunikacyjny i udokumentować całą komunikację z tymi dostawcami.
• Zarządzanie akwizycją: Zbieraj wymagania dotyczące aktywów IT na wczesnym etapie ich cyklu życia, zanim zostaną nabyte lub wdrożone. Zbudować jasne zrozumienie wszystkich istotnych polityk, standardów i procesów cyklu życia aktywów IT.
• Identyfikacja majątku: Każdy pojedynczy składnik majątku informatycznego musi być zidentyfikowany i zinwentaryzowany w sposób ułatwiający zlokalizowanie i zajęcie się poszczególnymi aktywami.
• Zarządzanie utylizacją: Większość aktywów IT w pewnym momencie będzie potrzebowała "strategii wyjścia". Zaplanuj, jak pozbyć się tych aktywów po zakończeniu ich eksploatacji, w tym jakie zamienniki będą potrzebne (jeśli w ogóle).

Wnioski

Cykle życia aktywów wpływają na każdą część biznesu, nie tylko na dział IT. Krytyczne aktywa w operacji odgrywają rolę od momentu ich pozyskania do czasu utylizacji. Odpowiednio dobrane, skonfigurowane i utrzymywane aktywa IT mogą przynieść jeszcze większy zwrot z inwestycji, minimalizując jednocześnie nieoczekiwane problemy. Jeśli etapom cyklu życia nie poświęci się należytej uwagi, aktywa te mogą mieć negatywny wpływ na zasoby firmy i pracowników. Jeśli organizacja jest naprawdę zainteresowana wdrożeniem rozwiązania IT Asset Management - a prawdopodobnie powinna - zrozumienie cyklu życia aktywów będzie integralną częścią strategii konserwacji zapobiegawczej, a także planowania i budżetowania w przyszłości. Zarządzanie cyklem życia aktywów może być wspaniałym narzędziem zwiększającym potencjał zysków, żywotność aktywów, całkowitą produktywność, satysfakcję pracowników i wiele innych - pod warunkiem, że przestrzegane są najlepsze praktyki. Uzyskaj kompletny, dokładny i działający w czasie rzeczywistym wgląd we wszystkie zarządzane aktywa IT, aby zmniejszyć koszty, zwiększyć produktywność i poprawić bezpieczeństwo dzięki wydajnemu oprogramowaniu do zarządzania aktywami IT.

• Zautomatyzuj odkrywanie zasobów IT i zarządzanie nimi
• Działaj na podstawie informacji o zasobach IT, pozyskiwanych w czasie rzeczywistym
• Łatwe grupowanie, wyszukiwanie i zarządzanie aktywami
• Śledzenie zmian w zasobach i powiadamianie o nich
• Monitoruj oprogramowanie i zarządzaj nim na szeroką skalę