4 wskazówki dotyczące tworzenia skutecznej strategii tworzenia kopii zapasowych

Firmy różnej wielkości tracą średnio 4500 dolarów za każdą minutę przestoju, a często ten przestój jest wynikiem utraty danych. Utrata danych może nastąpić z wielu powodów, takich jak kradzież, klęski żywiołowe, uszkodzenie oprogramowania czy błąd człowieka. Ponadto można przeciwdziałać negatywnym skutkom utraty danych, tworząc strategię tworzenia kopii zapasowych.

Czym jest strategia tworzenia kopii zapasowych?

Strategia tworzenia kopii zapasowych to plan, który ma zapewnić, że najważniejsze dane biznesowe zostaną zarchiwizowane i będą gotowe do odtworzenia w przypadku jakiejkolwiek utraty danych. Organizacje cierpią z powodu wszelkich przestojów spowodowanych utratą danych, dlatego kluczowe jest maksymalne ograniczenie tych przestojów. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych po awarii (BDR) są niezbędne do zapewnienia ciągłości działań biznesowych.

Jak opracować strategię tworzenia kopii zapasowych

Budowanie strategii tworzenia kopii zapasowych może początkowo wydawać się zniechęcające, ale po rozłożeniu pracy na części, staje się o wiele łatwiejsze. Dobrym punktem wyjścia jest korzystanie z wyznaczonego oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych, ponieważ narzędzia zawarte w tym oprogramowaniu są tak skonstruowane, aby ułatwić tworzenie kopii zapasowych. Mając do dyspozycji odpowiednie narzędzia, można łatwo opracować strategię tworzenia kopii zapasowych.

Jednym z powszechnie stosowanych planów jest strategia 3-2-1. Oznacza ona posiadanie co najmniej trzech kopii danych w różnych miejscach, dwóch kopii na różnych nośnikach i jednej kopii poza siedzibą firmy. Strategia ta ma na celu zróżnicowanie miejsc, w których przechowywane są kopie zapasowe, aby mieć pewność, że dane są chronione przed wszelkimi sytuacjami utraty danych.

Jest to doskonała strategia standardowa, oparta na strategii tworzenia kopii zapasowych w organizacji. Jednak ta strategia dotyczy tylko miejsca przechowywania kopii zapasowych. Należy zdecydować o innych elementach, które znacząco wpłyną na sukces strategii tworzenia kopii zapasowych. Oto cztery kroki do stworzenia skutecznej strategii tworzenia kopii zapasowych:

1) Określenie ważności i dostępności danych

Każda branża ma różne rodzaje danych, które gromadzi. Dlatego trzeba wiedzieć, które dane są kluczowe dla bieżącej działalności firmy, ponieważ wtedy można nadać priorytet tworzeniu kopii zapasowych tych właśnie danych.

Kluczowe dane biznesowe powinny być dostępne wkrótce po wystąpieniu utraty danych. Po pierwsze, zdecyduj, jak szybko chcesz, aby utracone dane były dostępne, i porównaj to z kosztami i zasobami związanymi z wdrażaniem i utrzymywaniem kopii zapasowych różnej wielkości. Często oznacza to wybór między kopiami zapasowymi w siedzibie firmy, poza nią lub w chmurze.

2) Ustalenie częstotliwość i sposobu regulacji

W przypadku tworzenia kopii zapasowych danych, regulowanie częstotliwości ich wykonywania ma spore znaczenie. Do wyboru jest wiele rodzajów kopii zapasowych, a każda z nich może mieć różną częstotliwość. Na przykład, w przypadku utraty danych, ilość tych danych, które można odzyskać, zależy od częstotliwości wykonywania kopii zapasowych. W ten sposób będzie można zachować tylko dane z ostatniej kopii zapasowej. Praca wykonana od tego czasu zostanie utracona i konieczne będzie znalezienie innego sposobu, aby odzyskać te dane.

Również w tym przypadku regulacja jest kluczowa. Należy się zastanowić, ile danych ma obecnie firma i ile ich generuje. Następnie należy określić, jak często należy wykonywać kopie zapasowe wszystkich tych danych. Wreszcie, regulacja kopii zapasowych pozwala przejąć kontrolę nad częstotliwością i jakością tworzenia kopii zapasowych oraz utrzymać je w dobrym stanie.

3) Wdrażanie

Kolejnym krokiem jest wdrożenie kopii zapasowych po przemyśleniu i zaplanowaniu sposobu tworzenia kopii zapasowych danych. Na przykład, czy będzie stosowane ręczne tworzenie kopii zapasowych informacji, czy też zostaną one przypisane do urządzenia lub systemu, który wykona to zadanie?

Przydatne może okazać się również opracowanie harmonogramu opartego na częstotliwości wykonywania kopii zapasowych i dostępności danych, która została wcześniej ustalona. Należy się upewnić, że liczba wdrożeń kopii zapasowych jest zgodna z celami zaplanowanej strategii tworzenia kopii zapasowych.

4) Testowanie procesu przywracania

Ostatnim krokiem w tworzeniu skutecznej strategii tworzenia kopii zapasowych jest przeprowadzenie testów w celu upewnienia się, że procedura tworzenia kopii zapasowych działa. Nigdy nie należy zakładać, że strategia tworzenia kopii zapasowych działa bez jej wypróbowania. Strategia tworzenia kopii zapasowych kończy się niepowodzeniem, jeśli nie udaje się wykonać kopii zapasowej danych i przywrócić ich bezproblemowo.

Testowanie można przeprowadzić za pomocą symulacji. Symulacje odtwarzają to, co stałoby się w przypadku rzeczywistej utraty danych. Przeprowadzone testy mogą dostarczyć ważnych informacji, np. jak szybko można przywrócić firmę do działania. Pomagają także wskazać wszelkie problemy związane z procesem tworzenia kopii zapasowych i przywracania, które mogły zostać przeoczone lub o których wcześniej nie było wiadomo.

Kto potrzebuje strategii tworzenia kopii zapasowych?

Każda organizacja, która posiada jakiekolwiek dane przechowywane na urządzeniach, musi opracować strategię tworzenia kopii zapasowych. W ten sposób można znacznie skrócić czas przestoju i wspomóc bieżące działania biznesowe. Choć niektóre strategie mogą wymagać mniej planowania, pracy lub szczegółów, każda strategia tworzenia kopii zapasowych jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu biznesowego. Posiadanie z góry zaplanowanej strategii tworzenia kopii zapasowych będzie oznaczało redukcję stresu w przypadku utraty danych.

Najlepsze praktyki dotyczące strategii tworzenia kopii zapasowych

Zróżnicowanie kopii zapasowych

Przechowywanie i zachowywanie wszelkich informacji cyfrowych zawsze wiąże się z ryzykiem. Wypadki i katastrofy zdarzają się niespodziewanie, dlatego nie da się określić idealnego procesu tworzenia kopii zapasowych dla każdego przypadku utraty danych. Mądrym posunięciem w celu przygotowania się na niespodziewane wydarzenia, które z pewnością nastąpią, jest dywersyfikacja kopii zapasowych poprzez wysyłanie ich do wielu lokalizacji lub przechowywanie ich na różnych nośnikach.

Dokumentowanie strategii tworzenia kopii zapasowych

Po sformułowaniu strategii tworzenia kopii zapasowych, należy ją udokumentować i włączyć do procesów biznesowych; zapisanie strategii tworzenia kopii zapasowych zwiększy efektywność jej wykonywania i poprawi ogólne wyniki biznesowe. Zobacz Najlepsze praktyki w zakresie dokumentacji IT, aby uzyskać wskazówki dotyczące skutecznego dokumentowania strategicznego procesu tworzenia kopii zapasowych.

Opracowanie harmonogramu

W przypadku stwierdzenia, że wykonanie jednej kopii zapasowej dziennie pomoże osiągnąć cele związane z tworzeniem kopii zapasowych, należy utworzyć codzienne zadanie, które pozwoli to zrealizować. Należy ustalić harmonogram w swojej organizacji, aby kopie zapasowe były stale wykonywane przez kogoś lub przez system. Regularne ich wykonywanie pomoże zagwarantować bezpieczeństwo danych.

Automatyzacja

Pamiętanie o tworzeniu kopii zapasowych danych za każdym razem, gdy jest to planowane, może być trudne, co często oznacza, że niektóre kopie zapasowe są pomijane. Niestety, większość firm nie może sobie pozwolić na to, by po prostu „zapomnieć” o tworzeniu kopii zapasowych swoich danych. Można całkowicie uniknąć błędów ludzkich, używając wyznaczonego oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych z automatyzacją, aby zaplanować tworzenie kopii zapasowych, bez konieczności nadzoru.

Przywrócenie testu

Organizacje tworzą kopie zapasowe swoich danych po to, by w razie potrzeby móc je odtworzyć w przyszłości. Dlatego strategia tworzenia kopii zapasowych jest tylko tak dobra, jak jej zdolność do skutecznego przywracania zapisanych danych. Możliwości przywracania kopii zapasowych należy przetestować za pomocą symulacji, które imitują rzeczywiste katastrofy i utratę danych.

Ciągłe monitorowanie

Należy pamiętać, aby nie zapomnieć o strategii tworzenia kopii zapasowych. Pomocne jest ustawienie jej w taki sposób, aby nie trzeba było często w nią ingerować lub czegoś naprawiać, ale to nie znaczy, że można pozwolić, by wymknęła się spod kontroli. Warto regularnie sprawdzać raporty z kopii zapasowych, aby wiedzieć, jakie dane zostały zarchiwizowane, jak zostały zarchiwizowane i jak można je w razie potrzeby przywrócić.

Sukces strategii tworzenia kopii zapasowych z NinjaOne

Tworzenie efektywnego procesu tworzenia kopii zapasowych wymaga podjęcia wielu niezbędnych kroków i zastosowania najlepszych praktyk, o których należy pamiętać. Przeczytaj o sukcesie NinjaOne w tworzeniu kopii zapasowych z Red Road Networks.

Przekonaj się o sukcesie backupu w swojej firmie, wypróbowując darmową wersję próbną NinjaOne.