{"id":936763,"date":"2026-11-13T14:05:10","date_gmt":"2026-11-13T14:05:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/it-workarounds-documenteren-sops\/"},"modified":"2026-11-13T14:05:11","modified_gmt":"2026-11-13T14:05:11","slug":"it-workarounds-documenteren-sops","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/blog\/it-workarounds-documenteren-sops\/","title":{"rendered":"Zo documenteert u IT-workarounds die niet in SOP\u2019s thuishoren"},"content":{"rendered":"<div class=\"in-context-cta\"><h2>Belangrijkste punten<\/h2>\n<ul>\n<li>Leg duidelijke criteria vast die tijdelijke workarounds onderscheiden van standaard SOP\u2019s.<\/li>\n<li>Houd een centraal, gestructureerd register bij om alle workarounds te documenteren.<\/li>\n<li>Koppel workarounds aan de relevante assets en servicegegevens voor meer zicht erop.<\/li>\n<li>Beoordeel verouderde workarounds en trek ze in via vaste governancecycli.<\/li>\n<li>Train technici om workarounds consistent te documenteren en te beheren.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>Standard operating procedures (SOP\u2019s) zijn een belangrijk hulpmiddel voor managed service providers (MSP\u2019s). Ze maken consistente en grondige dienstverlening mogelijk door herhaalbare stappen vast te leggen voor terugkerende taken.<\/p>\n<p>Toch zijn er situaties waarin u workarounds voor probleemoplossing en eenmalige oplossingen nodig hebt om aan de specifieke wensen van een klant of gebruiker te voldoen. Het probleem is dat deze snelle oplossingen uw SOP-register gemakkelijk vervuilen als ze niet goed worden gedocumenteerd.<\/p>\n<p>In deze gids leest u hoe u IT-workarounds documenteert die niet in uw SOP\u2019s thuishoren.<\/p>\n<h2>Waarom u workarounds in de IT moet documenteren<\/h2>\n<p>IT-workarounds zijn tijdelijke oplossingen voor onverwachte problemen met systemen of software. Gebruikers kunnen daardoor blijven werken terwijl IT de oorzaak onderzoekt en naar een structurele oplossing zoekt.<\/p>\n<p>Een van de grootste problemen met workarounds is dat ze vaak \u201ctribal knowledge\u201d worden die alleen in iemands hoofd bestaat. Technici vergeten regelmatig de workarounds te documenteren die ze hebben bedacht en wanneer een nieuwe medewerker tegen hetzelfde probleem aanloopt is de oorspronkelijke technicus het volledig vergeten of inmiddels uit dienst.<\/p>\n<p>Dat is de realiteit voor veel supportorganisaties. Volgens het <a href=\"https:\/\/www.atlassian.com\/blog\/state-of-teams-2024\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">State of Teams-rapport 2024 van Atlassian<\/a> heeft 55% van de kenniswerkers moeite om informatie te vinden terwijl ze weten dat die binnen hun organisatie bestaat. Daarnaast heeft 50% onbewust werk dubbel gedaan door gebrekkige kennisdeling. Dit laat zien hoe ongedocumenteerde processen en tribal knowledge voor operationele knelpunten zorgen.<\/p>\n<p>Het documenteren van deze workarounds in SOP\u2019s bewaart ze weliswaar, maar het kan ook verwarring veroorzaken of ertoe leiden dat ze ten onrechte worden gezien als onderdeel van de standaardconfiguratie, waardoor ze breed worden uitgerold. Dat kan leiden tot inconsistente configuraties en mogelijke hiaten in beveiliging of compliance.<\/p>\n<h2>Zo documenteert u IT-workarounds zonder uw SOP\u2019s te vervuilen<\/h2>\n<p>Het goede nieuws is dat u IT-workarounds kunt documenteren zonder de SOP\u2019s van uw organisatie onbedoeld op te blazen. Daarvoor hebt u wel het volgende nodig:<\/p>\n<ul>\n<li>Een bestaand platform voor SOP-documentatie (bijvoorbeeld IT Glue, Confluence, <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/it-documentatie\/\">NinjaOne Docs<\/a> of SharePoint)<\/li>\n<li>Een vastgelegde reviewfrequentie voor SOP\u2019s (per kwartaal of halfjaarlijks)<\/li>\n<li>Overeenstemming over wat als workaround geldt en wat als standaard SOP-item<\/li>\n<li>Training voor technici over het consistent vastleggen van nieuwe workarounds<\/li>\n<li>Een duidelijk beleid over de manier waarop AI-assistenten en copilots workarounddocumentatie mogen raadplegen, tonen of gebruiken<\/li>\n<\/ul>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"text-align: center;\"><strong>Stap<\/strong><\/td>\n<td style=\"text-align: center;\"><strong>Actie<\/strong><\/td>\n<td style=\"text-align: center;\"><strong>Resultaat<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>1<\/td>\n<td>Bepaal het verschil tussen workarounds en SOP-kandidaten.<\/td>\n<td>Vastgelegde criteria of beslisboom<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>2<\/td>\n<td>Maak een workaroundregister aan.<\/td>\n<td>Centraal, doorzoekbaar logboek<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>3<\/td>\n<td>Koppel workarounds aan servicegegevens.<\/td>\n<td>Koppeling met assets en tickets<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>4<\/td>\n<td>Beoordeel workarounds en trek ze in.<\/td>\n<td>Vaste governancecyclus<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>5<\/td>\n<td>Communiceer de reikwijdte van workarounds naar technici.<\/td>\n<td>Getraind team op \u00e9\u00e9n lijn<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2>Stap 1: bepaal het verschil tussen workarounds en SOP-kandidaten<\/h2>\n<p>Maak duidelijk onderscheid tussen welke procedures en informatie in uw SOP\u2019s thuishoren en wat als \u201cworkaround\u201d geldt. Een workaround kan bijvoorbeeld elke oplossing zijn die een probleem tijdelijk verhelpt of die eenmalig een specifiek doel dient, zoals een instelling of machtiging voor \u00e9\u00e9n gebruiker vanwege een uitzonderlijke eis (denk aan legacy software die lokale beheerdersrechten nodig heeft om te draaien). De afweging of informatie in een SOP of in een workarounddocument hoort kunt u in een tabel of beslisboom vastleggen en opnemen in uw documentatieplatform voor later gebruik.<\/p>\n<h2>Stap 2: maak een workaroundregister aan<\/h2>\n<p>Gedocumenteerde workarounds moeten centraal en gestructureerd worden opgeslagen en doorzoekbaar zijn. Dat geeft overzicht en zorgt ervoor dat workarounds terug te vinden zijn (lukt dat niet, dan wordt het werk dubbel gedaan en schiet het register zijn doel voorbij). Neem in elk geval de volgende velden op:<\/p>\n<ul>\n<li>Uniek workaround-ID<\/li>\n<li>Datum van toevoeging<\/li>\n<li>Probleem- of systeemcontext<\/li>\n<li>Uitgevoerde stappen<\/li>\n<li>Risico\u2019s of beperkingen<\/li>\n<li>Bron (bijvoorbeeld ticketnummer, technicus of klantlocatie)<\/li>\n<li>Status (bijvoorbeeld actief, vervangen of ingetrokken)<\/li>\n<li>Compliance- of risicomarkering<\/li>\n<li>Review- of vervaldatum<\/li>\n<\/ul>\n<p>Een consistente structuur zorgt ervoor dat technici altijd weten hoe ze de details van een workaround moeten vastleggen en voorkomt dat informatie wordt gemist. Sommige documentatieplatforms sturen automatisch meldingen of herinneringen wanneer een workaround of document aan review toe is of bijna vervalt, waardoor handmatige controles minder nodig zijn.<\/p>\n<h2>Stap 3: koppel workarounds aan servicegegevens<\/h2>\n<p>Uw <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/itil-vs-itsm-explained-for-professionals\/\">ITSM<\/a>-toolchain hoort assetmanagement te bevatten, zodat u de componenten in uw IT-infrastructuur kunt verantwoorden en de status ervan kunt volgen. Door verwijzingen naar uw workaroundregister aan een asset toe te voegen (bijvoorbeeld door het unieke workaround-ID vast te leggen of een link te koppelen) zijn ze vindbaar binnen de juiste context. U kunt devices ook taggen wanneer er een actieve workaround geldt, zodat dat zichtbaar is.<\/p>\n<p>Neem het taggen, vastleggen en controleren van workarounds in uw <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/blog\/5-belangrijke-tools-voor-het-beheer-van-het-itam-proces-ninjaone\/\">platform voor assetmanagement<\/a> op in uw SOP\u2019s. Zo is het proces daar wel geborgd zonder dat u elke workaround in de SOP-documenten hoeft op te nemen.<\/p>\n<h2>Stap 4: beoordeel workarounds en trek ze in<\/h2>\n<p>Beoordeel uw volledige workaroundregister regelmatig om te voorkomen dat verouderde of overbodige workarounds in uw infrastructuur blijven bestaan. Dit kan als onderdeel van periodieke IT-governancecycli. Stel eventueel vervaldatums in of <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/blog\/vijf-essentiele-ticketing-automatiseringen-om-mee-aan-de-slag-te-gaan\/\">automatiseer het aanmaken van tickets<\/a> voor workarounds die een beveiligings- of compliancerisico vormen, zodat ze worden beoordeeld en ingetrokken of zodat beheersmaatregelen in stand blijven.<\/p>\n<p>Een vaste reviewcyclus geldt niet alleen als beste praktijk voor het opgeruimd houden van gegevens, maar helpt ook om compliance aan te tonen.<\/p>\n<p>Sommige cyberverzekeraars vragen om bewijs van doorlopende controles en continue monitoring voordat ze een polis afsluiten of verlengen. Een verouderd workaroundregister wordt al snel een auditbevinding als het niet regelmatig wordt beoordeeld.<\/p>\n<p>Workarounds die vaak worden toegepast kunt u na aanvullende tests overwegen voor opname in de SOP\u2019s, mits ze voldoen aan de beste praktijken.<\/p>\n<h2>Stap 5: communiceer de reikwijdte van workarounds naar technici<\/h2>\n<p>Uw technische medewerkers moeten het verschil begrijpen tussen goedgekeurde SOP\u2019s en workarounds. Behandel workarounds als tijdelijk en documenteer de technische details grondig, samen met de risico\u2019s die ze met zich mee kunnen brengen. Voor workarounds met een hoog risico zou escalatie en goedkeuring vooraf verplicht moeten zijn.<\/p>\n<p>Breng technici tijdens de onboarding en bij reguliere reviews op de hoogte van dit beleid.<\/p>\n<p>Het is bovendien cruciaal dat u beleid hebt over de manier waarop AI-agents workarounds mogen raadplegen, tonen of gebruiken. AI-agents kunnen deze informatie namelijk lezen en er actie op ondernemen via het Model Context Protocol.<\/p>\n<h2>Workarounds documenteren en effectieve SOP\u2019s onderhouden met NinjaOne<\/h2>\n<p>NinjaOne biedt MSP\u2019s een compleet pakket aan tools met monitoring en beheer op afstand (inclusief remote access), beheer van mobiele apparaten (MDM) en backup, aangevuld met IT-assetmanagement (ITAM), een ticketdesk en documentatie. Daarmee documenteert u workarounds buiten uw SOP\u2019s om, koppelt u ze aan tickets en assets en tagt u endpoints waarop workarounds actief zijn.<\/p>\n<p>Automatisering en patchbeheer helpen voorkomen dat workarounds conflicten veroorzaken en maken het mogelijk ze met geplande scripts terug te draaien. Daarnaast kunt u dashboards en samenvattende rapporten maken voor volledig overzicht.<\/p>\n<p>Workarounds zijn in de IT onvermijdelijk en zolang ze actief zijn vormen ze een doorlopend compliance- of beveiligingsrisico. Systematische documentatie, waarbij elke workaround volledig is vastgelegd en verantwoord, voorkomt dat ze tribal knowledge worden.<\/p>\n<div class=\"quick-start-guide\"><h2><svg width=\"45\" height=\"45\" viewBox=\"0 0 45 45\" fill=\"none\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\">\n<path d=\"M41.4822 0H3.51778C1.57496 0 0 1.57496 0 3.51778V41.4822C0 43.425 1.57496 45 3.51778 45H41.4822C43.425 45 45 43.425 45 41.4822V3.51778C45 1.57496 43.425 0 41.4822 0Z\" fill=\"#053856\"\/>\n<path d=\"M30.4399 13.9904C28.9161 12.4475 26.9127 11.6737 24.4346 11.6737C23.0721 11.6737 21.8188 11.911 20.6794 12.3858C19.5401 12.8605 18.5859 13.5346 17.8168 14.4129V11.2654L12.2766 13.867V32.562H18.0779V22.4739C18.0779 20.6224 18.5099 19.2267 19.3787 18.2867C20.2474 17.3515 21.4105 16.8815 22.8727 16.8815C24.1877 16.8815 25.1894 17.285 25.8825 18.0968C26.5756 18.9086 26.9222 20.1334 26.9222 21.7808V32.562H32.7234V21.2728C32.7234 18.2393 31.9591 15.5285 30.4399 13.9856V13.9904Z\" fill=\"#04FF88\"\/>\n<\/svg>Quick-start guide<\/h2><p><strong>Workarounds documenteren in NinjaOne<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/\">NinjaOne<\/a> biedt verschillende documentatiemogelijkheden voor workarounds die niet in standaard SOP\u2019s passen:<\/p>\n<p><strong>Aanbevolen aanpak<\/strong><br \/>\n1. Knowledge base-tool: gebruik de documentatiefunctie van NinjaOne om interne knowledge base-artikelen te maken. Daarmee kunt u:<br \/>\n\u2013 Workarounds documenteren in een gecontroleerd en toegankelijk formaat<br \/>\n\u2013 Artikelen maken met specifieke machtigingen<br \/>\n\u2013 Workarounds ordenen per product of functioneel gebied<\/p>\n<p>2. Richtlijnen voor interne probleemoplossingsdocumentatie:<br \/>\n\u2013 Neem een duidelijke disclaimer op dat het document uitsluitend voor intern gebruik is<br \/>\n\u2013 Structureer het document als volgt:<br \/>\n\u2013 Bovenste deel: disclaimer en behandelde onderdelen<br \/>\n\u2013 Middelste deel: uitgebreide uitleg van de workaround<br \/>\n\u2013 Laatste deel: eventueel escalatieproces<\/p>\n<p><strong>Belangrijke aandachtspunten<\/strong><br \/>\n\u2013 Markeer documenten als \u201cIntern\u201d om delen met klanten te voorkomen<br \/>\n\u2013 Verwijs waar mogelijk naar de bijbehorende klantdocumentatie<br \/>\n\u2013 Laat workarounds controleren en goedkeuren door het management<br \/>\n\u2013 Werk de documentatie regelmatig bij wanneer de productfunctionaliteit verandert<\/p>\n<p><strong>Beste praktijken<\/strong><br \/>\n\u2013 Gebruik heldere en beknopte taal<br \/>\n\u2013 Leg uit waarom de workaround bestaat<br \/>\n\u2013 Benoem eventuele beperkingen of risico\u2019s<br \/>\n\u2013 Overweeg een apart onderdeel voor bekende workarounds in uw interne documentatie<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Standard operating procedures (SOP\u2019s) zijn een belangrijk hulpmiddel voor managed service providers (MSP\u2019s). Ze maken consistente en grondige dienstverlening mogelijk door herhaalbare stappen vast te leggen voor terugkerende taken. Toch zijn er situaties waarin u workarounds voor probleemoplossing en eenmalige oplossingen nodig hebt om aan de specifieke wensen van een klant of gebruiker te voldoen. [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":35,"featured_media":730031,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","_lmt_disableupdate":"","_lmt_disable":"","footnotes":""},"categories":[4371],"tags":[],"class_list":["post-936763","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-msp-groei"],"acf":[],"modified_by":null,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/936763","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/35"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=936763"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/936763\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":936764,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/936763\/revisions\/936764"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/730031"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=936763"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=936763"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/nl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=936763"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}