{"id":148118,"date":"2023-07-21T15:11:08","date_gmt":"2023-07-21T15:11:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/6-chiave-benefici-della-documentazione-automatizzata\/"},"modified":"2024-05-20T13:17:27","modified_gmt":"2024-05-20T13:17:27","slug":"6-chiave-benefici-della-documentazione-automatizzata","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/it\/blog\/6-chiave-benefici-della-documentazione-automatizzata\/","title":{"rendered":"6 vantaggi principali della documentazione automatizzata"},"content":{"rendered":"

Creare, organizzare e gestire la documentazione \u00e8 un fastidio, ma \u00e8 una funzione necessaria per ogni reparto di un’organizzazione. L’analisi della documentazione digitale di Statista<\/a> mostra quanto ogni reparto aziendale utilizzi gli strumenti di documentazione digitale: le vendite sono al 62%, il marketing al 57%, la finanza al 53%, l’IT al 41%, l’ufficio legale al 39%, le operazioni al 35% e le risorse umane al 28%. Tutte queste pratiche si accumulano, ma per fortuna le aziende possono contare sulla documentazione automatizzata e sui suoi vantaggi per rendere i processi pi\u00f9 semplici.<\/p>\n

Che cos’\u00e8 l’automazione dei documenti?<\/b><\/h2>\n

Uno dei motivi per cui le aziende evitano la documentazione<\/a> \u00e8 che ritengono che sia una perdita di tempo e di risorse. Questo punto \u00e8 valido, soprattutto se le aziende gestiscono manualmente le loro esigenze di documentazione. Tuttavia, una documentazione<\/a> accurata \u00e8 essenziale per quasi tutte le aziende o organizzazioni per funzionare con successo e in modo organizzato. Per rendere la documentazione pi\u00f9 rapida, semplice e accurata possibile, le organizzazioni si affidano all’automazione dei documenti. “Invece di svolgere le normali attivit\u00e0 di routine di redazione manuale dei file, l’automazione dei documenti impegna i campi intelligenti nella generazione di documenti elettronici. Ad esempio, quando utilizziamo un software di automazione dei documenti per creare le fatture, questo aggiunge semplicemente le informazioni ai modelli gi\u00e0 esistenti e le invia agli indirizzi designati”, spiega Inkit.<\/p>\n

La necessit\u00e0 di una documentazione automatizzata<\/b><\/h2>\n

“Il tempo trascorso a cercare le informazioni giuste \u00e8 una delle principali cause di inefficienza. Un lavoratore con conoscenza media trascorre circa 2,5 ore al giorno, ovvero il 30% del proprio tempo alla ricerca di informazioni”, afferma la guida alla documentazione di ITGlue<\/a>. Per snellire questo processo e risparmiare tempo e impegno, le organizzazioni investono nella documentazione automatizzata. Con la documentazione automatizzata, i membri del team sono in grado di registrare e trovare rapidamente le informazioni necessarie senza perdere tempo.<\/p>\n

5 settori che traggono vantaggio dalla documentazione automatizzata<\/b><\/h2>\n

Sebbene molte organizzazioni beneficiano dell’automazione della documentazione, ci sono cinque settori in particolare che hanno i maggiori vantaggi dal passaggio a processi di documentazione automatizzati.<\/p>\n

Il settore IT<\/b><\/h4>\n

I team IT e gli MSP<\/a> si affidano quotidianamente alla documentazione per reperire informazioni su reti e risorse IT. Senza documentazione e informazioni sugli inventari e sulle reti IT, i membri del team finiscono spesso per essere confusi e incapaci di lavorare o collaborare in modo efficace. Fortunatamente, esistono numerosi strumenti di documentazione dell’inventario di rete<\/a>, insieme ad altri sistemi e modelli di documentazione IT<\/a> che le organizzazioni utilizzano per automatizzare i tediosi processi di documentazione. I documenti che i team IT spesso automatizzano includono documenti della active directory<\/a> (AD), documenti di fatturazione, moduli di contatto e altro ancora.<\/p>\n

Finanza<\/b><\/h4>\n

Le organizzazioni del settore finanziario trattano giornalmente documenti preziosi e classificati, per cui \u00e8 necessario che la loro documentazione sia accurata e completa. La documentazione automatizzata non solo aiuta i dipendenti a gestire la documentazione, ma anche garantisce che la qualit\u00e0 e l’accuratezza dei documenti siano all’altezza degli standard.<\/p>\n

Il settore legale<\/b><\/h4>\n

I documenti legali sono complessi, ma con la documentazione e i modelli automatizzati si possono risparmiare molte ore di tempo e fatica. Alcuni esempi di documenti lunghi e complicati che le organizzazioni del settore legale spesso automatizzano sono gli NDA (Accordo di non divulgazione), contratti, accordi di acquisto e altro ancora.<\/p>\n

Assistenza sanitaria<\/b><\/h4>\n

Gli operatori sanitari registrano grandi quantit\u00e0 di dati sui pazienti e devono mantenere la riservatezza di questi dati a causa delle leggi HIPAA<\/a> e di altre leggi. I sistemi di documentazione automatizzati non solo aiutano a mantenere i dati dei pazienti al sicuro, ma creano anche modelli per i documenti che vengono utilizzati spesso, come le cartelle cliniche, i risultati degli esami, i moduli di consenso e altro ancora.<\/p>\n

Governo e servizi pubblici<\/b><\/h4>\n

Quasi tutti i dipartimenti governativi gestiscono in un certo momento informazioni classificate. I dipartimenti governativi hanno standard specifici e regole di riservatezza quando si tratta di documentazione. Per garantire che i lavoratori siano in grado di elaborare e gestire rapidamente la documentazione rimanendo in linea con gli standard, i governi automatizzano i loro processi di documentazione.<\/p>\n

6 vantaggi chiave della documentazione automatizzata<\/b><\/h2>\n

1) Risparmia tempo e risorse<\/b><\/h4>\n

Teamogy<\/a> afferma che “In media, un dipendente trascorre 5 ore alla settimana alla ricerca di documenti. Dal punto di vista dell’azienda, si tratta di 20 ore al mese in cui il dipendente spreca tempo ed energia che sarebbe meglio utilizzare per un lavoro pi\u00f9 efficiente e ottimo.” Con la documentazione automatizzata, i dipendenti non devono pi\u00f9 occuparsi della documentazione manuale, risparmiando tempo e impegno.<\/p>\n

2) Migliora la qualit\u00e0<\/b><\/h4>\n

“Un sistema documentato ben progettato ha molti vantaggi: assicura che gli standard di qualit\u00e0 siano regolarmente rispettati, minimizza il potenziale di errore, riduce i tempi di inattivit\u00e0 quando si verificano deviazioni grazie alla possibilit\u00e0 di accedere rapidamente ai dati pertinenti e consente un facile monitoraggio dei processi, in modo da analizzarne i risultati e apportare le opportune modifiche”, spiega Real Regulatory<\/a> dal punto di vista del sistema di gestione della qualit\u00e0 (QMS). La documentazione automatizzata riduce l’errore umano per garantire che le informazioni siano accurate e complete.<\/p>\n

3) Semplifica la collaborazione<\/b><\/h4>\n

I vantaggi della collaborazione tra i membri di un team sul posto di lavoro<\/a> sono numerosi; con la collaborazione, i team migliorano in molte aree chiave, tra cui la risoluzione dei problemi, l’adattabilit\u00e0, la partecipazione, la condivisione delle competenze, l’allineamento degli obiettivi e il coinvolgimento. La documentazione automatizzata semplifica il processo di collaborazione, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina e abbiano accesso alle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.<\/p>\n

4) Segui gli standard di conformit\u00e0<\/b><\/h4>\n

Molte aziende che gestiscono grandi quantit\u00e0 di documentazione devono attenersi agli standard di conformit\u00e0, come MSP, studi legali, banche, enti governativi e altro ancora. La documentazione automatizzata aiuta le organizzazioni a rispettare gli standard di conformit\u00e0 e a raccogliere informazioni essenziali per i futuri audit. “Il mantenimento di una documentazione adeguata \u00e8 un aspetto critico di qualsiasi programma di conformit\u00e0. La documentazione di conformit\u00e0 svolge un ruolo fondamentale nel garantire la conformit\u00e0 e nel fornire prove alle autorit\u00e0 competenti”, sostiene ITGlue<\/a>.<\/p>\n

5) Aumenta il morale dei dipendenti<\/b><\/h4>\n

La documentazione \u00e8 noiosa, richiede tempo e spesso \u00e8 frustrante. I dipendenti devono affrontare numerose sfide per generare dei documenti<\/a>, ma con la documentazione automatizzata le organizzazioni possono ridurre la necessit\u00e0 di interventi manuali, aumentando cos\u00ec il morale dei dipendenti e togliendo loro parte del lavoro.<\/p>\n

6) Aiuta i processi decisionali<\/b><\/h4>\n

Per prendere decisioni documentate, i membri del team hanno bisogno di informazioni precise. Infatti, uno dei principali consigli per prendere decisioni aziendali di qualit\u00e0<\/a> \u00e8 la valutazione delle informazioni e dei dati. Con la documentazione automatizzata, \u00e8 facile trovare, accedere e organizzare le informazioni necessarie per prendere le decisioni adatte per la vostra organizzazione o azienda.<\/p>\n

Fattori essenziali da considerare prima di passare alla documentazione automatizzata<\/b><\/h2>\n

Esistono numerosi strumenti di documentazione automatizzata e scegliere il migliore per la tua azienda non \u00e8 un compito facile. Prima di passare dalla documentazione manuale a quella automatizzata, ci sono quattro fattori essenziali da tenere in considerazione:<\/p>\n