{"id":147519,"date":"2023-06-29T09:23:03","date_gmt":"2023-06-29T09:23:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/6-avantages-documentation-automatisee\/"},"modified":"2024-05-20T13:17:27","modified_gmt":"2024-05-20T13:17:27","slug":"6-avantages-documentation-automatisee","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/fr\/blog\/6-avantages-documentation-automatisee\/","title":{"rendered":"6 avantages cl\u00e9s de la documentation automatis\u00e9e"},"content":{"rendered":"

La cr\u00e9ation, l’organisation et la gestion de la documentation sont des t\u00e2ches fastidieuses, mais c’est une fonction n\u00e9cessaire pour tous les services d’une entreprise. L’\u00e9tude de Statista sur la documentation num\u00e9rique<\/a> montre que tous les d\u00e9partements de l\u2019entreprise utilisent des outils de documentation num\u00e9rique : les ventes \u00e0 62 %, le marketing \u00e0 57 %, les finances \u00e0 53 %, l’informatique \u00e0 41 %, le juridique \u00e0 39 %, les op\u00e9rations \u00e0 35 % et les ressources humaines \u00e0 28 %. Toute cette paperasse s’accumule, mais heureusement, les entreprises peuvent compter sur la documentation automatis\u00e9e et ses avantages pour faciliter les processus.<\/p>\n

Qu’est-ce que l’automatisation des documents ?<\/b><\/h2>\n

L’une des raisons pour lesquelles les entreprises \u00e9vitent la documentation<\/a> est qu’elle est vue comme une perte de temps et de ressources. Ce point est valable, surtout si les entreprises g\u00e8rent leurs besoins en documentation manuellement. N\u00e9anmoins, pour la plupart des entreprises et organisations, il est essentiel d’avoir une documentation<\/a> ad\u00e9quate afin de garantir leur r\u00e9ussite et une organisation optimale. Afin de rendre la documentation aussi rapide, facile et pr\u00e9cise que possible, les entreprises recourent \u00e0 l’automatisation des documents. \u00ab\u00a0Plut\u00f4t que d’effectuer notre t\u00e2che habituelle de r\u00e9daction manuelle des dossiers, l’automatisation des documents utilise des champs intelligents pour g\u00e9n\u00e9rer des documents \u00e9lectroniques. Par exemple, lorsque nous faisons appel \u00e0 un logiciel d’automatisation des documents pour cr\u00e9er des factures, celui-ci ajoute simplement des informations aux mod\u00e8les d\u00e9j\u00e0 existants et les d\u00e9ploie aux adresses d\u00e9sign\u00e9es\u00a0\u00bb, explique Inkit.<\/p>\n

La n\u00e9cessit\u00e9 d’une documentation automatis\u00e9e<\/b><\/h2>\n

\u00ab\u00a0Le temps que vous passez \u00e0 chercher la bonne information est l’une des principales causes d’inefficacit\u00e9. Un cadre moyen passe environ 2,5 heures par jour, soit 30 % de son temps, \u00e0 rechercher des informations\u00a0\u00bb, affirme le guide de documentation d’ITGlue<\/a>. Afin de rationaliser ce processus et d’\u00e9conomiser du temps et des efforts, les entreprises investissent dans la documentation automatis\u00e9e. Gr\u00e2ce \u00e0 la documentation automatis\u00e9e, les \u00e9quipes sont en mesure d’enregistrer et de trouver rapidement les informations recherch\u00e9es sans perdre de temps.<\/p>\n

5 industries qui b\u00e9n\u00e9ficient de la documentation automatis\u00e9e<\/b><\/h2>\n

Bien que de nombreuses entreprises tirent profit de l’automatisation de la documentation, cinq secteurs en particulier ont le plus \u00e0 gagner du passage \u00e0 des processus de documentation automatis\u00e9s.<\/p>\n

L\u2019informatique<\/b><\/h4>\n

Les \u00e9quipes informatiques et les entreprises MSP<\/a> s’appuient quotidiennement sur la documentation pour trouver des informations \u00e0 propos des r\u00e9seaux et des actifs informatiques. Sans documentation ni information sur les inventaires et les r\u00e9seaux informatiques, les employ\u00e9s se retrouvent souvent d\u00e9sorient\u00e9es et incapables de travailler ou de collaborer efficacement. Heureusement, il existe de nombreux outils de documentation sur l’inventaire r\u00e9seau<\/a>, ainsi que d’autres syst\u00e8mes, et des mod\u00e8les de documentation informatique<\/a> que les entreprises utilisent pour automatiser les processus fastidieux de documentation. Les documents que les \u00e9quipes informatiques automatisent souvent comprennent les documents d\u2019Active Directory<\/a> (AD), les documents de facturation, les formulaires de contact, etc.<\/p>\n

La finance<\/b><\/h4>\n

Les entreprises du secteur financier traitent chaque jour des documents pr\u00e9cieux et confidentiels. Il est donc imp\u00e9ratif que leur documentation soit appropri\u00e9e et compl\u00e8te. L’automatisation de la documentation aide non seulement les employ\u00e9s \u00e0 g\u00e9rer la documentation, mais elle garantit \u00e9galement que la qualit\u00e9 et l’exactitude des documents sont conformes aux normes.<\/p>\n

Le juridique<\/b><\/h4>\n

Les documents juridiques sont complexes, mais gr\u00e2ce \u00e0 la documentation et aux mod\u00e8les automatis\u00e9s, ils peuvent permettre d’\u00e9conomiser de nombreuses heures de temps et d’efforts. Parmi les exemples de documents longs et compliqu\u00e9s que les entreprise du secteur juridique automatisent souvent, se trouvent les accords de confidentialit\u00e9, les contrats, les accords d’achat, etc.<\/p>\n

La sant\u00e9<\/b><\/h4>\n

Les professionnels de sant\u00e9 gardent de nombreuses donn\u00e9es sur les patients, et ils doivent \u00e9galement pr\u00e9server la confidentialit\u00e9 de ces donn\u00e9es pour respecter l’HIPPA<\/a> ou d’autres lois. Les syst\u00e8mes de documentation automatis\u00e9s permettent non seulement de s\u00e9curiser les donn\u00e9es des patients, mais aussi de cr\u00e9er des mod\u00e8les pour les documents souvent utilis\u00e9s, tels que les dossiers des patients, les r\u00e9sultats des tests, les formulaires de consentement, etc.<\/p>\n

Les gouvernements & services publics<\/b><\/h4>\n

Presque tous les services gouvernementaux traitent des informations classifi\u00e9es \u00e0 un moment ou \u00e0 un autre. Les services gouvernementaux ont des normes particuli\u00e8res et des r\u00e8gles de confidentialit\u00e9 en mati\u00e8re de documentation. Pour s’assurer que les employ\u00e9s puissent traiter et de g\u00e9rer rapidement la documentation tout en respectant les normes, les gouvernements automatisent leurs processus de documentation.<\/p>\n

6 avantages cl\u00e9s de la documentation automatis\u00e9e<\/b><\/h2>\n

1) Gagner du temps & ressources<\/b><\/h4>\n

Selon Teamogy<\/a>, \u00ab\u00a0un employ\u00e9 passe en moyenne 5 heures par semaine \u00e0 rechercher des documents. Au niveau de l’entreprise, cela repr\u00e9sente 20 heures par mois, pendant lesquelles l’employ\u00e9 perd du temps et de l’\u00e9nergie et qui pourraient \u00eatre mieux utilis\u00e9s dans un travail plus efficace et de meilleure qualit\u00e9.\u00a0\u00bb Gr\u00e2ce \u00e0 la documentation automatis\u00e9e, les employ\u00e9s n’ont plus besoin d’effectuer autant de documentation manuelle, ce qui leur permet d’\u00e9conomiser du temps et des efforts.<\/p>\n

2) Am\u00e9liorer la qualit\u00e9<\/b><\/h4>\n

\u00ab\u00a0Un syst\u00e8me document\u00e9 bien con\u00e7u pr\u00e9sente de nombreux avantages : il garantit que les normes de qualit\u00e9 sont syst\u00e9matiquement respect\u00e9es, minimise le risque d’erreur, r\u00e9duit les temps d’arr\u00eat en cas d’\u00e9carts gr\u00e2ce \u00e0 la possibilit\u00e9 d’acc\u00e9der rapidement aux donn\u00e9es pertinentes et permet de surveiller facilement les processus de mani\u00e8re \u00e0 analyser les r\u00e9sultats et \u00e0 proc\u00e9der aux ajustements appropri\u00e9s\u00a0\u00bb, explique Real Regulatory<\/a> du point de vue du syst\u00e8me de gestion de la qualit\u00e9 (SGQ). Une documentation automatis\u00e9e permet de r\u00e9duire les erreurs humaines et de garantir que les informations sont exactes et compl\u00e8tes.<\/p>\n

3) Simplifier la collaboration<\/b><\/h4>\n

Les avantages de la coop\u00e9ration entre \u00e9quipes sur le lieu de travail<\/a> sont nombreux ; gr\u00e2ce \u00e0 la coop\u00e9ration, les \u00e9quipes progressent dans de nombreux domaines cl\u00e9s, notamment la r\u00e9solution de probl\u00e8mes, l’adaptabilit\u00e9, la participation, le partage des comp\u00e9tences, l’alignement des objectifs et l’engagement. La documentation automatis\u00e9e simplifie le processus de collaboration, garantissant que tout le monde est sur la m\u00eame longueur d’onde et a acc\u00e8s aux informations n\u00e9cessaires lorsqu’il en a besoin.<\/p>\n

4) Respecter les normes de conformit\u00e9<\/b><\/h4>\n

De nombreuses entreprises qui g\u00e8rent de grandes quantit\u00e9s de documents doivent respecter des normes de conformit\u00e9, comme les entreprises MSP, les cabinets d’avocats, les banques, les agences gouvernementales, etc. La documentation automatis\u00e9e aide les entreprises \u00e0 respecter les normes de conformit\u00e9 et permet \u00e9galement de recueillir des informations essentielles pour les audits futurs. \u00ab\u00a0La tenue rigoureuse de registres est un aspect essentiel de tout programme de conformit\u00e9. La documentation de conformit\u00e9 joue un r\u00f4le crucial pour garantir la conformit\u00e9 et fournir des justificatifs aux autorit\u00e9s comp\u00e9tentes\u00a0\u00bb, affirme ITGlue<\/a>.<\/p>\n

5) Am\u00e9liorer le moral des employ\u00e9s<\/b><\/h4>\n

La documentation est fastidieuse, prend du temps et est souvent frustrante. Les employ\u00e9s sont confront\u00e9s \u00e0 de nombreux d\u00e9fis en mati\u00e8re de g\u00e9n\u00e9ration de documents<\/a>, mais avec la documentation automatis\u00e9e, les entreprises peuvent r\u00e9duire le besoin d’intervention manuelle, ce qui am\u00e9liore le moral des employ\u00e9s et les soulage d’une partie de leur travail.<\/p>\n

6) Aider \u00e0 la prise de d\u00e9cision<\/b><\/h4>\n

Afin de prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es, les \u00e9quipes ont besoin d’informations pr\u00e9cises. En effet, l’un des meilleurs conseils pour prendre des d\u00e9cisions commerciales de qualit\u00e9<\/a> consiste \u00e0 analyses les informations et les donn\u00e9es. Gr\u00e2ce \u00e0 la documentation automatis\u00e9e, il est facile de trouver, d’acc\u00e9der et d’organiser les informations dont vous avez besoin pour prendre les bonnes d\u00e9cisions pour votre entreprise.<\/p>\n

Facteurs importants \u00e0 prendre en compte avant de passer \u00e0 la documentation automatis\u00e9e<\/b><\/h2>\n

Il existe une multitude d’outils de documentation automatis\u00e9e, et choisir le meilleur pour votre entreprise n’est pas une t\u00e2che facile. Avant de passer de la documentation manuelle \u00e0 la documentation automatis\u00e9e, vous devez prendre en compte quatre facteurs essentiels :<\/p>\n