{"id":148820,"date":"2023-09-22T15:05:50","date_gmt":"2023-09-22T15:05:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/como-mejorar-el-proceso-de-incorporacion-de-nuevos-usuarios\/"},"modified":"2024-10-16T15:38:21","modified_gmt":"2024-10-16T15:38:21","slug":"como-mejorar-el-proceso-de-incorporacion-de-nuevos-usuarios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/es\/blog\/como-mejorar-el-proceso-de-incorporacion-de-nuevos-usuarios\/","title":{"rendered":"Incorporaci\u00f3n y baja de nuevos usuarios: c\u00f3mo mejorar estos procesos"},"content":{"rendered":"<p>En el \u00faltimo a\u00f1o, el mercado laboral ha experimentado una gran fluctuaci\u00f3n, con m\u00e1s personas entrando y saliendo de las empresas que en a\u00f1os anteriores. Hay algunos motivos por los que puede que est\u00e9s viendo un flujo constante de nuevos empleados y hayas estado en m\u00e1s happy hours de despedida que de costumbre:<\/p>\n<ul>\n<li>Hay m\u00e1s puestos de trabajo disponibles en el mercado, lo que lleva a los empleados a buscar mejores oportunidades<\/li>\n<li>Los salarios han aumentado un 5,1% a lo largo de 2022, llevando a los empleados a tener mayores oportunidades de ganar m\u00e1s dinero<\/li>\n<li>Han sido muchas las empresas que se han enfrentado a despidos, lo que ha tenido como consecuencia una reducci\u00f3n de plantilla, pero tambi\u00e9n un aumento en el n\u00famero de solicitantes de empleo e incorporaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Por qu\u00e9 un proceso de incorporaci\u00f3n y baja es fundamental en TI<\/strong><\/h3>\n<p>Debido a estas enormes fluctuaciones en el mercado laboral, cada vez es m\u00e1s importante que los equipos de TI sean capaces de dar soporte a las constantes llamadas de incorporaci\u00f3n y baja. Si tu equipo no cuenta con un plan adecuado, puedes acabar perdiendo un tiempo muy valioso, dinero y recursos que podr\u00edan emplearse en proyectos de mayor envergadura. He aqu\u00ed algunas razones por las que es tan importante crear un proceso coherente:<\/p>\n<h4><strong>La incorporaci\u00f3n<\/strong><\/h4>\n<ul>\n<li><strong>Facilita el proceso a los nuevos empleados<\/strong><br \/>\nEl proceso de incorporaci\u00f3n es un momento importante para los nuevos empleados. Es el primer punto de contacto que van a tener con tu organizaci\u00f3n, por lo que es esencial que estos momentos iniciales sean perfectos. Eso har\u00e1 que tu equipo entabla buenas relaciones con los usuarios finales, lo que dar\u00e1 lugar a interacciones m\u00e1s saludables en el futuro.<\/li>\n<li><strong>Ahorra tiempo<\/strong><br \/>\nAl crear un proceso estandarizado, tu equipo pasar\u00e1 menos tiempo haciendo preguntas y en interminables llamadas entre departamentos. Con una checklist, acciones automatizadas y plantillas, tu equipo podr\u00e1 dedicar m\u00e1s tiempo a las cosas que importan.<\/li>\n<li><strong>Ayuda a evitar solicitudes puntuales<\/strong> en el futuro<br \/>\nDotar a los nuevos empleados de los recursos y accesos necesarios al principio le ahorrar\u00e1 a tu equipo un mont\u00f3n de quebraderos de cabeza en el futuro.<\/li>\n<li><strong>Ayuda a los equipos a hacer un seguimiento del inventario<\/strong><br \/>\nSi cuentas con una checklist de incorporaci\u00f3n exhaustiva, es mucho m\u00e1s f\u00e1cil saber qu\u00e9 usuarios reciben determinados dispositivos, tienen acceso a una licencia de software concreta, etc. (Spoiler: saber qu\u00e9 dispositivos y licencias se asignaron a cada usuario ayuda, igualmente, a simplificar el proceso de baja y recuperar los activos)<\/li>\n<li><strong>Oportunidades para educar a los usuarios finales sobre los protocolos de seguridad<\/strong><br \/>\nCon un proceso de incorporaci\u00f3n adecuado, tienes la oportunidad de educar a los nuevos empleados sobre protocolos de seguridad importantes. Durante este contacto inicial, puedes pedirles a los usuarios sigan una formaci\u00f3n detallada sobre seguridad, proporcionarles recursos \u00fatiles y mucho m\u00e1s.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>El proceso de baja<\/strong><\/h4>\n<ul>\n<li><strong>Minimiza los riesgos de seguridad cuando un empleado abandona la organizaci\u00f3n<br \/>\n<\/strong> Antes de abandonar la organizaci\u00f3n, un empleado tiene acceso a datos importantes y a plataformas de la organizaci\u00f3n que deber\u00e1 revocarse cuando se marche. Si el empleado sigue teniendo acceso despu\u00e9s de haber dejado la empresa, la red queda expuesta a posibles ataques o filtraciones de datos.<\/li>\n<li><strong>Ahorra dinero al recuperar las licencias no utilizadas<br \/>\n<\/strong> Al incorporar a un usuario, o durante su permanencia en la organizaci\u00f3n, se le da acceso a una serie de programas diferentes. La mayor\u00eda de ellos necesitan licencias para operar. Es importante reasignar estas licencias para que tu equipo no est\u00e9 gastando dinero en licencias que no se est\u00e1n utilizando.<\/li>\n<li><strong>Garantiza una transferencia de conocimientos fluida al resto del equipo<br \/>\n<\/strong> Los empleados acumulan muchos conocimientos y recursos durante su estancia en la organizaci\u00f3n, y es conveniente que te asegures de que los datos no se pierden. Haz copias de seguridad de sus dispositivos y dales acceso a cualquier dato en la nube. <strong>\u00a0<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Seis consejos para agilizar los procesos de incorporaci\u00f3n y baja<\/strong><\/h3>\n<p>Por suerte, hay muchas formas de automatizar los procesos de incorporaci\u00f3n y baja sin arruinarte. Requerir\u00e1 una inversi\u00f3n de tiempo inicial, pero te ahorrar\u00e1s incontables horas en cada sesi\u00f3n. A continuaci\u00f3n, te presentamos algunas ideas sobre c\u00f3mo poner en pr\u00e1ctica algunos trucos de automatizaci\u00f3n que si bien son sencillos, tendr\u00e1n un gran impacto. <strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li><strong>Aseg\u00farate de recibir toda la informaci\u00f3n de RR.HH. con suficiente antelaci\u00f3n a la incorporaci\u00f3n<\/strong><br \/>\nSi no dispones de toda la informaci\u00f3n por adelantado, acabar\u00e1s perdiendo mucho m\u00e1s tiempo en idas y venidas entre tu equipo y RRHH. Es buena idea trabajar con RRHH para dise\u00f1ar un proceso de presentaci\u00f3n de documentos cuando haya que programar la incorporaci\u00f3n de un nuevo empleado.<\/li>\n<li><strong>Prepara un serie de preguntas para los equipos pertinentes<\/strong><br \/>\nDurante el proceso de incorporaci\u00f3n, tendr\u00e1s que conocer el hardware necesario, los requisitos de acceso al software y los sistemas, las listas de distribuci\u00f3n, etc. Para recopilar esa informaci\u00f3n r\u00e1pidamente, crea una plantilla de preguntas frecuentes. As\u00ed, la pr\u00f3xima vez que incorpores a un nuevo usuario, podr\u00e1s enviar esa lista de preguntas a los puntos de contacto pertinentes.<\/li>\n<li><strong>Pide por adelantado todo el software y hardware necesarios<\/strong><br \/>\nSi dispones de todo el software y el hardware con suficiente antelaci\u00f3n a la fecha de incorporaci\u00f3n del nuevo empleado, evitar\u00e1s gastos de env\u00edo urgentes o malas experiencias de incorporaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Elabora tu propio checklist de procesos<\/strong><br \/>\nSiempre habr\u00e1 excepciones y requisitos espec\u00edficos a cada puesto en cualquier incorporaci\u00f3n, pero un buen punto de partida es tener una checklist estandarizada. De esta forma, primero te asegurar\u00e1s de cubrir todas las bases de la incorporaci\u00f3n est\u00e1ndar y, m\u00e1s tarde, podr\u00e1s considerar las necesidades adicionales y a\u00f1adirlas tu checklist. Por ejemplo, si sabes que el departamento de finanzas siempre necesita tener acceso a un software espec\u00edfico basado en la nube, puedes a\u00f1adirlo a una checklist espec\u00edfica para ese departamento.<\/li>\n<li><strong>Crea plantillas para cualquier comunicaci\u00f3n por correo electr\u00f3nico<\/strong><br \/>\nGran parte del tiempo dedicado a la incorporaci\u00f3n se emplea en la comunicaci\u00f3n entre equipos. Siempre puedes usar plantillas de correo electr\u00f3nico para esos puntos de contacto iniciales. De esta forma, no perder\u00e1s tiempo redactando un correo electr\u00f3nico para cada inicio de incorporaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Haz un seguimiento de todas las licencias, desde la incorporaci\u00f3n hasta la baja<\/strong><br \/>\nEl tema de las licencias es confuso, as\u00ed que cuanto m\u00e1s tiempo dediques a controlar d\u00f3nde est\u00e1n asignadas, m\u00e1s f\u00e1cil te ser\u00e1 recuperarlas y reasignarlas cuando alguien deje la empresa. No vaya a ser que un d\u00eda te des cuenta de que has estado pagando por m\u00e1s licencias de las que realmente necesitas. \u00a1Existen incluso herramientas de gesti\u00f3n de licencias de software que pueden facilitar el proceso! Pero, al final, independientemente del m\u00e9todo que prefieras, lo importante es empezar a hacer ese seguimiento.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Sabemos que tanto el proceso de incorporaci\u00f3n como el de baja pueden resultar abrumadores, y por eso hemos elaborado esta completa <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/es\/end-user-onboarding-offboarding-checklist\/\">checklist para la incorporaci\u00f3n y baja de usuarios finales<\/a> que vas a poder usar en tu d\u00eda a d\u00eda. Esta checklist incluye todas las tareas b\u00e1sicas de incorporaci\u00f3n y baja, como las necesidades de hardware &amp; software, gesti\u00f3n de identidades, SSO, etc.<\/p>\n<p>Las soluciones de gesti\u00f3n unificada de TI como NinjaOne tambi\u00e9n pueden ayudarte a simplificar los procesos de incorporaci\u00f3n, con un panel de control \u00fanico para todos sus puntos finales, un sistema de creaci\u00f3n de tickets, documentaci\u00f3n de TI y mucho m\u00e1s. Descubre m\u00e1s sobre NinjaOne y <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/es\/prueba-gratuita-formulario\/\">pru\u00e9balo gratuitamente aqu\u00ed:<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En el \u00faltimo a\u00f1o, el mercado laboral ha experimentado una gran fluctuaci\u00f3n, con m\u00e1s personas entrando y saliendo de las empresas que en a\u00f1os anteriores. 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