{"id":148581,"date":"2023-03-29T09:47:05","date_gmt":"2023-03-29T09:47:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/6-key-benefits-of-automated-documentation\/"},"modified":"2024-05-20T13:17:27","modified_gmt":"2024-05-20T13:17:27","slug":"6-key-benefits-of-automated-documentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/es\/blog\/6-key-benefits-of-automated-documentation\/","title":{"rendered":"Seis beneficios clave de la automatizaci\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"

Crear, organizar y gestionar la documentaci\u00f3n es engorroso, pero es una funci\u00f3n necesaria para todos los departamentos de una organizaci\u00f3n. La revisi\u00f3n de la documentaci\u00f3n digital de Statista<\/a> muestra en qu\u00e9 medida cada departamento empresarial utiliza herramientas de documentaci\u00f3n digital: Ventas, 62\u00a0%; Comercializaci\u00f3n, 57\u00a0%; Finanzas, 53\u00a0%; TI, 41\u00a0%; Asuntos Legales, 39\u00a0%; Operaciones, 35\u00a0%; y Recursos Humanos, 28\u00a0%. Toda esta documentaci\u00f3n contribuye, pero, por suerte, las empresas pueden confiar en la documentaci\u00f3n automatizada y sus ventajas para facilitar los procesos.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 es la automatizaci\u00f3n de documentos?<\/b><\/h2>\n

Una de las razones por las que las empresas evitan la documentaci\u00f3n<\/a> es porque creen que es una p\u00e9rdida de tiempo y recursos. Este punto es v\u00e1lido, especialmente si las empresas gestionan sus necesidades de documentaci\u00f3n manualmente. Sin embargo, la documentaci\u00f3n<\/a> precisa es esencial para que casi todas las empresas u organizaciones funcionen con \u00e9xito y de forma organizada.<\/p>\n

Para que la documentaci\u00f3n sea lo m\u00e1s r\u00e1pida, sencilla y precisa posible, las organizaciones recurren a la automatizaci\u00f3n de documentos. \u00abEn lugar de realizar nuestra tarea rutinaria normal de redactar archivos manualmente, la automatizaci\u00f3n de documentos involucra campos inteligentes en la generaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos. Por ejemplo, cuando contratamos un software de automatizaci\u00f3n de documentos para crear facturas, este simplemente agrega informaci\u00f3n a plantillas ya existentes y la distribuye a las direcciones designadas\u00bb, explica Inkit.<\/p>\n

La necesidad de automatizar la documentaci\u00f3n<\/b><\/h2>\n

\u00abEl tiempo que se dedica a buscar la informaci\u00f3n adecuada es una de las principales causas de ineficiencia. Un trabajador con conocimientos promedio dedica unas 2,5\u00a0horas al d\u00eda o el 30\u00a0% de su tiempo a buscar informaci\u00f3n\u00bb, afirma la gu\u00eda de documentaci\u00f3n de ITGlue<\/a>. Para agilizar este proceso y ahorrar tiempo y esfuerzo, las organizaciones invierten en la automatizaci\u00f3n de documentos. Con la documentaci\u00f3n automatizada, los miembros del equipo pueden registrar y encontrar r\u00e1pidamente la informaci\u00f3n necesaria sin perder tiempo.<\/p>\n

Cinco industrias que se benefician de la automatizaci\u00f3n de documentos<\/b><\/h2>\n

Si bien muchas organizaciones se benefician de la automatizaci\u00f3n de documentos, hay cinco industrias en particular que sacan el m\u00e1ximo provecho del cambio a procesos de documentaci\u00f3n automatizados.<\/p>\n

TI<\/b><\/h4>\n

Los equipos de TI y los proveedores de servicios gestionados<\/a> (managed service provider, MSP) conf\u00edan diariamente en la documentaci\u00f3n para encontrar informaci\u00f3n sobre redes y activos de TI. Sin documentaci\u00f3n e informaci\u00f3n sobre inventarios y redes de TI, los miembros del equipo suelen terminar confundidos y sin poder trabajar o colaborar eficazmente.<\/p>\n

Por suerte, existen muchas herramientas de documentaci\u00f3n de inventarios de redes<\/a>, junto con otros sistemas y plantillas de documentaci\u00f3n de TI<\/a> que las organizaciones utilizan para automatizar los tediosos procesos de documentaci\u00f3n. Los documentos que los equipos de TI suelen automatizar incluyen documentos de Active Directory<\/a> (AD), documentos de facturaci\u00f3n, formularios de contacto, etc.<\/p>\n

Finanzas<\/b><\/h4>\n

Las organizaciones del sector financiero manejan a diario documentos valiosos y confidenciales, por lo que es imprescindible que su documentaci\u00f3n sea precisa y completa. La documentaci\u00f3n automatizada no solo ayuda a los empleados a gestionar la documentaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n garantiza que la calidad y la precisi\u00f3n de los documentos cumplan con los est\u00e1ndares.<\/p>\n

Legal<\/b><\/h4>\n

Los documentos jur\u00eddicos son complejos, pero, con la documentaci\u00f3n automatizada y las plantillas, pueden ahorrarse muchas horas de tiempo y esfuerzo. Algunos ejemplos de documentos largos y complicados que las organizaciones del sector jur\u00eddico suelen automatizar son los acuerdos de confidencialidad, los contratos, los acuerdos de compra, etc.<\/p>\n

Atenci\u00f3n m\u00e9dica<\/b><\/h4>\n

Los trabajadores de la atenci\u00f3n m\u00e9dica registran grandes cantidades de datos de pacientes, y tambi\u00e9n tienen que mantener la confidencialidad de estos datos debido a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud<\/a> (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPPA) y otras leyes. Los sistemas de documentaci\u00f3n automatizados no solo ayudan a mantener seguros los datos de los pacientes, sino que tambi\u00e9n crean plantillas para documentos que se utilizan con frecuencia, como historias cl\u00ednicas de pacientes, resultados de pruebas, formularios de consentimiento, etc.<\/p>\n

Gobierno y servicios p\u00fablicos<\/b><\/h4>\n

Casi todos los departamentos gubernamentales manipulan informaci\u00f3n confidencial en alg\u00fan momento. Los departamentos gubernamentales tienen est\u00e1ndares y normas de confidencialidad espec\u00edficos en lo que respecta a la documentaci\u00f3n. Para garantizar que los trabajadores puedan procesar y gestionar la documentaci\u00f3n con rapidez sin dejar de cumplir los est\u00e1ndares, los gobiernos automatizan sus procesos de documentaci\u00f3n.<\/p>\n

Seis beneficios clave de la automatizaci\u00f3n de documentos<\/b><\/h2>\n

1) Ahorra tiempo y recursos<\/b><\/h4>\n

Teamogy<\/a> afirma que \u00abEn promedio, un empleado pasa 5 horas a la semana buscando documentos. Desde el punto de vista de la empresa, esto supone 20 horas al mes, en las que el empleado malgasta tiempo y energ\u00eda que podr\u00edan aprovecharse mejor para realizar un trabajo mejor y m\u00e1s eficiente\u00bb. Al contar con documentaci\u00f3n automatizada, los empleados ya no tienen que hacer tanta documentaci\u00f3n manual, lo que les permite ahorrar tiempo y esfuerzo.<\/p>\n

2) Mejora la calidad<\/b><\/h4>\n

\u00abUn sistema documentado bien dise\u00f1ado tiene muchas ventajas: garantiza el cumplimiento rutinario de las normas de calidad, minimiza las posibilidades de error, reduce el tiempo de inactividad cuando se producen desviaciones gracias a la posibilidad de acceder r\u00e1pidamente a los datos pertinentes y permite supervisar f\u00e1cilmente los procesos de forma que se analicen los resultados de los mismos y se realicen los ajustes oportunos\u00bb, explica Real Regulatory<\/a> desde el punto de vista del sistema de gesti\u00f3n de la calidad (quality management system, QMS). La automatizaci\u00f3n de documentos reduce los errores humanos y garantiza que la informaci\u00f3n sea precisa y completa.<\/p>\n

3) Simplifica la colaboraci\u00f3n<\/b><\/h4>\n

Los beneficios de la colaboraci\u00f3n en equipo en el lugar de trabajo<\/a> son numerosos; con la colaboraci\u00f3n, los equipos mejoran en muchas \u00e1reas clave, como la resoluci\u00f3n de problemas, la adaptabilidad, la participaci\u00f3n, el intercambio de habilidades, la alineaci\u00f3n de objetivos y el compromiso. La automatizaci\u00f3n de documentos simplifica el proceso de colaboraci\u00f3n, lo que garantiza que todos est\u00e9n de acuerdo y tengan acceso a la informaci\u00f3n necesaria cuando la necesiten.<\/p>\n

4) Respeta los est\u00e1ndares de cumplimiento<\/b><\/h4>\n

Muchas empresas que gestionan grandes cantidades de documentaci\u00f3n deben respetar los est\u00e1ndares de cumplimiento, como los MSP, los bufetes de abogados, los bancos y las agencias gubernamentales, entre otros. Contar con la documentaci\u00f3n automatizada ayuda a las organizaciones a seguir los est\u00e1ndares de cumplimiento y tambi\u00e9n recopila informaci\u00f3n esencial para futuras auditor\u00edas. \u00abMantener registros adecuados es un aspecto cr\u00edtico de cualquier programa de cumplimiento. La documentaci\u00f3n de cumplimiento desempe\u00f1a un papel muy importante a la hora de garantizar el cumplimiento y proporcionar pruebas a las autoridades pertinentes\u00bb, afirma ITGlue<\/a>.<\/p>\n

5) Aumenta la moral de los empleados<\/b><\/h4>\n

La documentaci\u00f3n es tediosa, requiere mucho tiempo y a menudo es frustrante. Los empleados se enfrentan a muchos retos a la hora de generar documentos<\/a>, pero con la automatizaci\u00f3n de documentos, las organizaciones pueden reducir la necesidad de intervenci\u00f3n manual, lo que aumenta la moral de los empleados y los libera de parte del trabajo.<\/p>\n

6) Ayuda en los procesos de toma de decisiones<\/b><\/h4>\n

Para tomar decisiones fundamentadas, los miembros del equipo necesitan informaci\u00f3n precisa. De hecho, uno de los principales consejos para tomar decisiones empresariales de calidad<\/a> es evaluar la informaci\u00f3n y los datos. Con la documentaci\u00f3n automatizada, es f\u00e1cil encontrar, acceder y organizar la informaci\u00f3n que necesita para tomar las decisiones correctas para su organizaci\u00f3n o negocio.<\/p>\n

Factores esenciales a tener en cuenta antes de adoptar la automatizaci\u00f3n de documentos<\/b><\/h2>\n

Existen muchas herramientas de documentaci\u00f3n automatizada, y elegir la mejor para su empresa no es tarea f\u00e1cil. Antes de pasar de la documentaci\u00f3n manual a la automatizada, hay cuatro factores esenciales que debe tener en cuenta:<\/p>\n