{"id":910299,"date":"2026-10-23T15:28:42","date_gmt":"2026-10-23T15:28:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/aufbewahrungspflichten-elektronische-kommunikation\/"},"modified":"2026-10-23T15:28:42","modified_gmt":"2026-10-23T15:28:42","slug":"aufbewahrungspflichten-elektronische-kommunikation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/aufbewahrungspflichten-elektronische-kommunikation\/","title":{"rendered":"Compliance-Leitfaden: Aufbewahrungspflichten f\u00fcr elektronische Kommunikation nach FINRA und SEC erf\u00fcllen"},"content":{"rendered":"

Die Aufbewahrungsvorschriften der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA<\/a>) legen strenge Anforderungen fest, die Broker-Dealer und andere Finanzunternehmen bei der Archivierung und Aufbewahrung von B\u00fcchern und Aufzeichnungen erf\u00fcllen m\u00fcssen, einschlie\u00dflich elektronischer Kommunikation. Auch die US-B\u00f6rsenaufsicht (SEC<\/a>) regelt, wie elektronische Aufzeichnungen aufzubewahren sind, und ahndet Verst\u00f6\u00dfe mit Sanktionen.<\/p>\n

Dieser Leitfaden zeigt, mit welchen Ma\u00dfnahmen IT-Administrator:innen und Managed Service Provider (MSPs)<\/a> die Anforderungen von FINRA Rule 4511<\/a> und SEC Rule 17a-4(f)<\/a> an die sichere Speicherung und Wiederherstellung von Finanzkommunikation und -unterlagen erf\u00fcllen, im eigenen Unternehmen oder im Auftrag ihrer Kund:innen.<\/p>\n

\ud83c\udfa5 Hier geht es zur visuellen \u00dcbersicht: Compliance-Leitfaden: Aufbewahrungspflichten f\u00fcr elektronische Kommunikation nach FINRA und SEC erf\u00fcllen<\/a>.<\/em><\/p>\n

Der Unterschied zwischen SEC und FINRA<\/h2>\n

Die FINRA ist eine private Selbstregulierungsorganisation der Broker-Dealer in den USA. Sie entwickelt Regeln f\u00fcr Finanzunternehmen und setzt sie durch, damit diese rechtskonform und ethisch handeln. Die FINRA ist zwar keine US-Beh\u00f6rde, kann aber Bu\u00dfgelder verh\u00e4ngen und Broker-Dealern Beschr\u00e4nkungen auferlegen, wenn diese gegen ihre Regeln oder gegen die Vorgaben des Municipal Securities Rulemaking Board (MSRB) oder der SEC versto\u00dfen.<\/p>\n

Die SEC ist eine unabh\u00e4ngige US-Bundesbeh\u00f6rde, die gegr\u00fcndet wurde, um die M\u00e4rkte zu erhalten und Anleger:innen zu sch\u00fctzen. Dazu setzt sie verschiedene gesetzliche Vorschriften durch, unter anderem zur Finanzberichterstattung von Unternehmen.<\/p>\n

F\u00fcr wen gelten FINRA Rule 4511 und SEC Rule 17a-4?<\/h2>\n

IT-Administrator:innen und MSPs, die die IT-Systeme von SEC-registrierten Broker-Dealern und FINRA-Mitgliedsunternehmen betreuen, m\u00fcssen Ma\u00dfnahmen ergreifen, um die Vorgaben zur Aufbewahrung und Sicherung von Daten einzuhalten und so die Compliance sicherzustellen.<\/p>\n

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Tools und Prozesse f\u00fcr Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten zu identifizieren. Dennoch sollten Sie die Vorschriften selbst direkt aus der offiziellen Quelle lesen und verstehen und juristische sowie technische Expert:innen hinzuziehen, um zu kl\u00e4ren, welche Regeln f\u00fcr Ihr Unternehmen gelten und wie sie wirksam umgesetzt werden.<\/p>\n

Das ist entscheidend, denn Verst\u00f6\u00dfe f\u00fchren, selbst wenn sie unbeabsichtigt sind, zu Ma\u00dfnahmen wie Bu\u00dfgeldern, Suspendierung oder dem Entzug der Zulassung. Je nach Standort oder Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit k\u00f6nnen f\u00fcr Ihr Unternehmen zus\u00e4tzliche Vorschriften gelten, darunter auch zum Schutz von Kundendaten<\/a>.<\/p>\n

Diese Kommunikationsarten sind betroffen<\/h2>\n

Die Aufbewahrungsvorschriften von SEC und FINRA gelten f\u00fcr s\u00e4mtliche gesch\u00e4ftsbezogene physische und elektronische Kommunikation. Dazu z\u00e4hlen E-Mails, Chat- und Collaboration-Tools (etwa Slack und Microsoft Teams), Aufzeichnungen von Audio- und Videoanrufen (einschlie\u00dflich Voicemail) sowie Interaktionen in sozialen Medien, sofern sie gesch\u00e4ftlichen Bezug haben.<\/p>\n

Die Rechts- und Compliance-Teams in Ihrem Unternehmen sollten den Umfang und die \u00dcberwachungskriterien f\u00fcr die Kommunikation festlegen, damit alle vorgeschriebenen Inhalte vorschriftsm\u00e4\u00dfig aufbewahrt werden. S\u00e4mtliche Kommunikation muss f\u00fcr die festgelegten Aufbewahrungsfristen in einem Format gespeichert werden, das vor Datenverlust gesch\u00fctzt und unver\u00e4nderbar ist. Zus\u00e4tzlich m\u00fcssen die Daten f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfige Pr\u00fcfungen durch die Aufsicht unmittelbar verf\u00fcgbar sein.<\/p>\n

FINRA Rule 4511: Checkliste zur allgemeinen Aufbewahrungspflicht<\/h2>\n

Die Einhaltung von FINRA Rule 4511 bedeutet unter Umst\u00e4nden, dass Sie zugleich weitere Anforderungen aus dem Exchange Act und dem SEA erf\u00fcllen m\u00fcssen. Wenn Ihre Compliance-Teams die Systeme zur Aufbewahrung planen und einf\u00fchren, sollten sie Folgendes ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n