{"id":792161,"date":"2026-04-07T10:32:29","date_gmt":"2026-04-07T10:32:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/?p=792161"},"modified":"2026-04-14T09:17:32","modified_gmt":"2026-04-14T09:17:32","slug":"schritte-zur-strukturierung-der-kunden-kommunikation-bei-richtlinienaenderungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/schritte-zur-strukturierung-der-kunden-kommunikation-bei-richtlinienaenderungen\/","title":{"rendered":"Wie MSPs und Systemh\u00e4user Struktur in die Kunden-Review zur \u00dcberpr\u00fcfung von Richtlinien\u00e4nderungen f\u00fcr verl\u00e4ssliche Rollouts bringen"},"content":{"rendered":"<p>Die Abstimmung mit dem \u00a0<strong>Kunden \u00fcber Richtlinien\u00e4nderungen<\/strong>\u00a0 mit Konsequenzen f\u00fcr den operativen Betrieb verringert m\u00f6gliche Probleme bei der Umstellung. In diesem Leitfaden wird er\u00f6rtert, wie ein Kunden-Review-Prozess strukturiert werden kann, um die L\u00fccke zwischen der Erstellung und dem Rollout von Richtlinien zu schlie\u00dfen.<\/p>\n<h2>So \u00fcberpr\u00fcfen und updaten Sie eine Richtlinie in enger Zusammenarbeit mit den Kunden Ihres MSP-Unternehmens<\/h2>\n<p>Ein effektiver Kunden-Review-Prozess ist f\u00f6rderrlich f\u00fcr die Zusammenarbeit, Transparenz und eine klare Kommunikation. Wenn dies richtig gemacht wird, sollte es so gut wie keine \u00dcberraschungen, Unsicherheiten oder \u00a0<a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/reaktionszeiten-des-it-ticketing-systems-verkuerzen\/\">einen Anstieg der Helpdesk-Anfragen<\/a> geben. In diesem Abschnitt finden Sie Tipps, wie Sie den Review-Prozess mit Ihren Kunden gestalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Voraussetzungen<\/h3>\n<p>Bevor Sie fortfahren, vergewissern Sie sich, dass Sie \u00fcber Folgendes verf\u00fcgen:<\/p>\n<ul>\n<li>Eine standardisierte Vorlage f\u00fcr die Zusammenfassung von Richtlinien\u00e4nderungen<\/li>\n<li>Definierte Schwellenwerte (\u201echange triggers\u201c), die eine \u00dcberpr\u00fcfung durch Kunden erforderlich machen<\/li>\n<li>Kommnunikation mit Fokus auf Kunden-Input und Zustimmung<\/li>\n<li>Erinnerungsmechanismen und Tracking-Tools f\u00fcr den Freigabestatus<\/li>\n<li>Dokumentationsprotokollierung zur Erfassung von Feedback und Zustimmungen<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Schritt 1: Definieren Sie, welche Art von \u00c4nderungen die Zustimmung Ihrer Kunden erfordern<\/h3>\n<p>Verstehen Sie, welche konkreten \u00c4nderungen die Zustimmung Ihrer Kunden erfordern. In der Regel m\u00fcssen Richtlinien\u00e4nderungen, die sich auf den Betrieb auswirken, den Kunden mitgeteilt werden. Dazu geh\u00f6ren Richtlinien, die:<\/p>\n<ul>\n<li>sich auf die Arbeitsabl\u00e4ufe der Endbenutzer:innen auswirken (z.B. neue MFA-Anforderungen)<\/li>\n<li>das Systemverhalten oder die Benutzererfahrung ver\u00e4ndern (z. B. Patch-Reboot-Zeitpl\u00e4ne)<\/li>\n<li>sich auf die Compliance-Bestimmungen oder Risikofaktoren auswirken (z. B. Festplatten-Verschl\u00fcsselungsrichtlinien)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Das Wissen darum, welche \u00c4nderungen der Zustimmung von Kunden bed\u00fcrfen\u00a0<a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/it-kommunikation-verbessern\/\">, verbessert die Kundenkommunikation<\/a>\u00a0, da es \u00fcberm\u00e4\u00dfige Kommunikation verhindert.<\/p>\n<h3>Schritt 2: Bereiten Sie eine Richtlinienzusammenfassung f\u00fcr die Kunden vor<\/h3>\n<p>Geben Sie Ihren Kunden ein kurzes Dokument, das die wichtigsten Punkte enth\u00e4lt. Die Dokumente k\u00f6nnen von Kunde zu Kunde und von Systemhaus zu Systemhaus variieren, aber stellen Sie sicher, dass Sie \u00fcber folgende Informationen verf\u00fcgen:<\/p>\n<ul>\n<li>Was \u00e4ndert sich (z. B. &#8222;Passwortablauf auf 60 Tage verk\u00fcrzt&#8220;)<\/li>\n<li>Warum es wichtig ist oder warum die \u00c4nderung eingef\u00fchrt wird (z. B. Verbesserung der Sicherheitslage)<\/li>\n<li>Auswirkungen auf die Benutzer:innen (z. B. h\u00e4ufigeres Zur\u00fccksetzen von Passw\u00f6rtern)<\/li>\n<li>Empfohlene n\u00e4chste Schritte (z. B. interne Kommunikation)<\/li>\n<li>Vorl\u00e4ufiger Zeitplan (z. B. \u201eGeplante Umstellung: 15.09.2025\u201c)<\/li>\n<\/ul>\n<p>\ud83d\udca1\u00a0<strong>Tipp<\/strong>: Beschr\u00e4nken Sie Ihre Zusammenfassung auf eine Seite und verwenden Sie nach M\u00f6glichkeit Tabellen. Dies verhindert, dass Kunden mit Informationen \u00fcberfrachtet werden und macht die Kommunikation effizienter. Denken Sie daran, dass visuelle Klarheit zum gr\u00fcndlichen Verstehen beitr\u00e4gt.<\/p>\n<h3>Schritt 3: Initiieren und moderieren Sie eine Feedback-Sitzung mit den Kunden<\/h3>\n<p>Bei den meisten IT-Richtlinien\u00e4nderungen sind f\u00fcr deren \u00dcberpr\u00fcfung und Ausarbeitung Gespr\u00e4che mit Ihren Kunden erforderlich. Geben Sie Ihren Kunden w\u00e4hrend der Besprechung Gelegenheit, Klarstellungen, Fragen, Anregungen und sonstige Bedenken zu den Richtlinien\u00e4nderungen vorzubringen. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um jegliche Unsicherheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00a0<strong>Tipp:\u00a0<\/strong> Um eine gute Kommunikation zu gew\u00e4hrleisten, sollten Sie die Besprechung in dem Format abhalten, das f\u00fcr Ihren Kunden am besten geeignet ist. Einige Beispiele f\u00fcr Formate von Review-Sitzungen sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Ein kurzer ~15-min\u00fctiger Videoanruf<\/li>\n<li>Ein gemeinsames Dokument mit Kommentarfunktion<\/li>\n<li>Eine E-Mail-Zusammenfassung, die Feedback und Zustimmung erm\u00f6glicht<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u26a0\ufe0f\u00a0<strong>Wichtig:\u00a0<\/strong> W\u00e4hrend der Review-Sitzung ist es auch wichtig, ein eindeutiges Signal zur Best\u00e4tigung seitens des Kunden zu erhalten. Falls der Kunde der Richtlinien\u00e4nderung zustimmt, stellen Sie sicher, dass Sie eine Best\u00e4tigung per E-Mail, Ticketnotiz oder unterschriebene Best\u00e4tigung erhalten.<\/p>\n<h3>Schritt 4: Best\u00e4tigen Sie die Zustimmung, informieren Sie den Kunden und bieten Sie fortlaufende Unterst\u00fctzung im Rollout-Prozess<\/h3>\n<p>Senden Sie nach der Review-Sitzung eine E-Mail an Ihren Kunden, um die erhaltene Zustimmung zu best\u00e4tigen. Sobald die Zustimmung best\u00e4tigt wurde, planen Sie die Anpassung der Richtlinie und benachrichtigen die Kunden mit einer weiteren E-Mail, in der die wichtigsten Termine sowie die Verf\u00fcgbarkeit des Supports dargelegt sind.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00a0<strong>Tipp:\u00a0<\/strong> Manchmal dauert es eine Weile, bis Kunden antworten. Anstatt zu warten und m\u00f6glicherweise die Zustimmung zu verpassen, k\u00f6nnen Sie Erinnerungen f\u00fcr sich selbst oder den zust\u00e4ndigen Administrator automatisieren, um den Kunden eine Erinnerung zu schicken.<\/p>\n<h2>Best Practice: Dokumentieren Sie Ihren Review- und Zustimmungsprozess<\/h2>\n<p>Die <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/beispiele-und-vorlagen-fuer-it-dokumentation\/\">IT-Dokumentation<\/a>\u00a0 h\u00e4lt alles fest und f\u00f6rdert die Verantwortlichkeit sowohl f\u00fcr MSPs\/Systemh\u00e4user als auch f\u00fcr deren Kunden. Die Verwendung einer \u00fcbersichtlichen tabellarischen Aufzeichnung Ihres Prozesses beugt ebenfalls Unsicherheiten vor und sorgt gleichzeitig f\u00fcr gute Lesbarkeit.<\/p>\n<p>Hier ist ein Beispiel daf\u00fcr, wie Sie Ihren Review-Prozess protokollieren k\u00f6nnen:<\/p>\n<table style=\"width: 82.9768%; height: 70px;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Richtlinien\u00e4nderung<\/strong><\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Zusammenfassung<\/strong><\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Kunden-Feedback<\/strong><\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Genehmigt am<\/strong><\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Umgestellt am<\/strong><\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\"><strong>Anmerkungen<\/strong><\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">MFA-Durchsetzung<\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">Aktivieren Sie <a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/it-hub\/endpoint-security\/what-is-multifactor-authentication-mfa\/\">MFA<\/a> f\u00fcr Logins<\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">Genehmigt mit Einarbeitungsvermerk<\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">01.09.2025<\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">08.09.2025<\/span><\/td>\n<td style=\"text-align: center; vertical-align: middle;\"><span style=\"font-size: 12pt;\">Zu aktualisierender Einarbeitungs-Leitfaden<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2>So unterst\u00fctzt NinjaOne Ihren Kunden-Review-Prozess<\/h2>\n<p>NinjaOne hilft in erster Linie beim Umstellungsprozess. Zwar strukturiert die L\u00f6sung nicht Ihre Kundenkommunikation selbst, aber die Funktionen der Plattform helfen \u00a0<a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/endpoint-management\/richtlinienbasierte-automatisierung\/\">bei der Automatisierung<\/a>\u00a0 der Prozesse und der Dokumentation.<\/p>\n<p>Beispiele:<\/p>\n<ul>\n<li>Das Speichern von Zusammenfassungen von Kundenrichtlinien, die direkt in Service-Tickets in NinjaOne verkn\u00fcpft werden.<\/li>\n<li>Die Kennzeichnung von Tickets f\u00fcr Richtlinien\u00e4nderungen als <strong>\u201ePendingReview\u201c<\/strong> und Blockierung der Umstellung bis zur erhaltenen Freigabe.<\/li>\n<li>Die Verwendung von NinjaOne-Benachrichtigungen, um sowohl Erinnerungen als auch Folgema\u00dfnahmen nach der Umstellung auszul\u00f6sen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Die Verringerung der Unsicherheiten der Kunden bei Richtlinien\u00e4nderungen durch einen strukturierten Prozess der Kunden-Reviews<\/h2>\n<p>Die Einbeziehung einer Kunden-Review in den Prozess der Richtlinien\u00e4nderung schafft Transparenz, Vertrauen und Service-Konsistenz. MSPs k\u00f6nnen die Qualit\u00e4t und Professionalit\u00e4t Ihres Kundenservice durch optimierte Zustimmungs-Workflows, pr\u00e4zise Zusammenfassungen und detaillierte Dokumentation st\u00e4rken.<\/p>\n<p><strong>Verwandte Themen:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/client-compliance\/\">Welche Schritte sollten MSPs unternehmen, um die Compliance ihrer Kunden zu unterst\u00fctzen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/document-management-for-msps\/\">Vollst\u00e4ndiger Leitfaden zur Dokumentenverwaltung f\u00fcr MSPs: Tools, Prozesse und Best Practices<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/blog\/how-to-communicate-value-as-an-msp\/\">Wie man als MSP im Jahr 2025 seinen Wert kommuniziert<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Abstimmung mit dem \u00a0Kunden \u00fcber Richtlinien\u00e4nderungen\u00a0 mit Konsequenzen f\u00fcr den operativen Betrieb verringert m\u00f6gliche Probleme bei der Umstellung. In diesem Leitfaden wird er\u00f6rtert, wie ein Kunden-Review-Prozess strukturiert werden kann, um die L\u00fccke zwischen der Erstellung und dem Rollout von Richtlinien zu schlie\u00dfen. So \u00fcberpr\u00fcfen und updaten Sie eine Richtlinie in enger Zusammenarbeit mit den [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":245,"featured_media":581958,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","_lmt_disableupdate":"no","_lmt_disable":"","footnotes":""},"categories":[4373],"tags":[],"class_list":["post-792161","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-msp-wachstum"],"acf":[],"modified_by":"AnaMaria Diaconescu","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/792161","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/245"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=792161"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/792161\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/581958"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=792161"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=792161"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ninjaone.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=792161"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}