Home Office und Fernarbeit werden zukünftig mehr Einzug in die Arbeitswelt halten, als das bisher der Fall war. Für viele Unternehmen ist es entscheidend, Best Practices im IT Asset Lifecycle Management zu implementieren und sich auf diesem Gebiet zu professionalisieren. Im folgenden Beitrag werden wir die Grundlagen des IT Asset Managements beleuchten und Ihnen hilfreiche Ratschläge aus der Praxis an die Hand geben, so dass Sie Ihre IT-Bestände effizient verwalten können und in der Lage sind, den Lebenszyklus Ihre IT-Assets von Anfang bis Ende kostengünstig zu betreuen.
Was ist IT Asset Lifecycle Management?
IT asset management (ITAM) ist die Bezeichnung für die Gesamtheit der Prozesse, Frameworks und Best Practices, die ein Unternehmen einsetzt, um den Lebenszyklus seiner IT-Assets zu dokumentieren und zu verwalten. Das schließt sowohl die physische Hardware- und Software-Ausstattung mit ein wie auch alle finanziellen Aspekte und vertraglichen Verpflichtungen.
In diesem Kontext kann der Begriff “IT-Assets” sämtliche IT-Bestände wie Hardware, Software, Netzwerke oder verwandte Technologien umfassen, die von IT-Abteilungen oder IT-Profis im Auftrag eines Unternehmens verwaltet werden. Es kommt nicht selten vor, dass in einem Unternehmen mehr IT-Assets betreut werden müssen, als Mitarbeiter. Die Beschaffung, Konfiguration, sichere Verwendung, Verwaltung und Wartung dieser Assets kann hohe Kosten verursachen. Daher konzentriert sich das ITAM hauptsächlich auf die Kernbereiche der Risikominimierung, Effiziensgewinnung sowie Kostenreduzierung.
Ziele der ITAM Prozesssteuerung
Bei Best Practices und Prozessen im IT Asset Management steht oft die Frage im Mittelpunkt: Wie kann ich den Mehrwert des von mir eingesetzten Inventars durch mehr Übersichtlichkeit und eine lückenlosere Verwaltung meiner IT-Assets erhöhen?
Mit gut funktionierenden ITAM-Prozessen können Unternehmen:
- ihre Kosten für Hardware, Software Lizenzen und Wartung reduzieren
- ihre Effizienz erhöhen
- ihre Ressourcen effektiver einsetzen
- zuverlässige Prüfberichte zu IT-Assets oder deren Compliance erstellen
- grundlegende Transparenz zu sicherheitsrelevanten Aspekten herstellen und die Konformität mit Mindestanforderungen der Internetsicherheit etablieren (Siehe: Grundlegende CIS Sicherheitskontrollen 1 und 2)
ITAM beinhaltet ebenfalls Verfahrensweisen in Buchhaltung, Budgetierung und Prozessplanung. Ohne eine funktionierende Inventarisierung haben Sie nicht den nötigen Überblick, um vorausschauend und wirtschaftlich planen zu können.
IT-Asset-Lifecycle
Unter dem Lebenszyklus von IT-Assets versteht man den gesamten Zeitraum zwischen Anschaffung und Außerbetriebnahme. Ein ausgearbeitetes Modell für den Lebenszyklus Ihrer IT-Assets kann in folgende Phasen unterteilt werden:
- Anforderung
- Beschaffung
- Inbetriebnahme
- Wartung
- Außerbetriebnahme
ITAM ermöglicht es Ihnen den größtmöglichen Gewinn aus Ihrem Investment zu ziehen, indem die Kosten durch optimale Prozesssteuerung sinken und Sie den Mehrwert der von Ihnen eingesetzten IT-Assets in jeder Phase ihres Lebenszyklus erhöhen.
1. Phase des ITAM-Prozesses: Anforderung und Beschaffung
Die Anforderung und Beschaffung von IT-Assets bildet den ersten Schritt im IT-Asset-Lebenszyklus. IT-Abteilungen und Serviceanbieter benötigen ein Ticketing-System, mit dem Beschaffungsanfragen übermittelt, geprüft und freigegeben werden können. Sobald die Freigabe erfolgt ist, kann das entsprechende Asset beschafft werden. Ein (englischsprachiges) Beispiel für die Autorisation und Beschaffung neuer Software finden Sie hier.
2. Phase des ITAM-Prozesses: Inventarisierung aller vorhandenen IT-Assets
Einer der wichtigsten Aspekte des ITAM-Prozesses ist die Inventarisierung aller IT-Assets. Ein IT-Asset-Inventar ist eine Liste jeglicher Hardware, Software, Netzwerke und anderer informationstechnischer Assets, die in einem Unternehmen eingesetzt werden. Dieser Prozess kann entweder aufwendig von Hand mithilfe von Excel-Listen und Tabellen durchgeführt werden oder mit Hilfe von IT Asset Management Software automatisiert werden. ITAM-Software kann dazu verwendet werden, alle im Unternehmen eingesetzten Assets zu überblicken und automatisiert Berichte zu den verwalteten Beständen zu generieren.
3. Und 4. Phase des ITAM-Prozesses: Inbetriebnahme und Wartung
In der Beschaffungsphase kann man Standardisierungen für Workstation-Setups für Endbenutzer festlegen oder Verträge für die Abnahme bestimmter Volumen erarbeiten, um durch den Bezug größerer Mengen Hardware Kosten einzusparen. Mit demselben Ziel kann man in den Phasen Inbetriebnahme und Wartung Fernwartungs- und Fernverwaltungssoftware (RMM) einsetzen, um die Konfiguration und die alltägliche Wartung von Geräten zu automatisieren. Dadurch sinken die durchschnittlichen Personalkosten, die Ihnen für jedes im Unternehmen eingesetzte Asset entstehen.
5. Phase des ITAM-Prozesses: Außerbetriebnahme
Die finale Phase des ITAM-Prozesses stellt sicher, dass Geräte von ehemaligen Mitarbeitern weiterverwendet werden können oder ausgemustert werden. Darüber hinaus werden nicht mehr verwendete oder veraltete Assets identifiziert und können ordnungsgemäß außer Betrieb genommen werden.
Best Practices für Ihr IT Asset Lifecycle Management
- ITAM muss zwingend den gesamten Lebenszyklus von Ihnen verwalteter Assets abdecken, von der Anforderung bis hin zur Außerbetriebnahme. Ein Mangel an Übersicht während einer der Teilphasen dieses Lebenszyklus kann dazu führen, dass Ihnen ein Teil des Wertes Ihrer IT-Assets entgeht.
- Beim ITAM dreht sich alles um Prozesse Gut ausgearbeitete Prozesse, die für alle Beteiligten verständlich kommuniziert und dann präzise umgesetzt werden, sind der Schlüssel, um den Mehrwehrt der im Unternehmen eingesetzten IT-Assets zu erhöhen.
- Das Auffinden von IT Assets und Ihre Überwachung sollten automatisiert werden. Die reine Menge an Assets, die verwaltet werden muss und der Daten, die Sie dazu benötigen, erfordert den Einsatz geigneter Softwarelösungen. Ohne Werkzeuge zur Automatisierung dieser Prozesse ist das Erstellen und Aktualisieren von Inventarlisten bereits ein Vollzeitjob. Effiziente IT-Dienstleister verwenden daher Werkzeuge wie Fernwartungs- und verwaltungsplattformen (RMMs) , um Ihre ITAM-Prozesse zu steuern.
- Sofortige Installation von Überwachungssoftware Stellen Sie sicher, dass Software zur Überwachung direkt auf neu beschafften Geräten installiert wird. Durch die automatisierte Überwachung können Ihre IT-Assets ncht mehr verloren gehen.
IT Asset Lifecycle Management – Best Practices für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs)
Für kleinere Unternehmen zählt jeder Cent. Da kann es leicht passieren, dass man sich in der Idee verrennt, sich die Kosten für ein professionelles IT Asset Management zu sparen. Das kostet auf lange Sicht aber richtig Geld und eine späte Umstellung ist ebenso mit hohen Kosten verbunden. Am Anfang steht dabei die Inventur aller IT-Assets, die sich im Besitz des Unternehmens befinden. Das kann eine undankbare und zeitraubende Aufgabe darstellen, selbst wenn man dabei Werkzeuge verwendet, die einem behilflich sind.
Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, das IT Asset Management und weitere IT-Aufgaben an einen externen Dienstleister auszulagern. Die Betreuung der Unternehmens-IT durch Managed Service Provider kann eine kostengünstigere und effizientere Möglichkeit darstellen, die IT-Bestände eines Unternehmens zu verwalten.
Zur Evaluation beim Onboarding-Prozess eines Managed Services Provider gehört typischerweise die Prüfung der zu verwaltenden IT-Assets. Sobald diese abgeschlossen ist, können MSPs mit Hilfe ihrer technisch versierten Mitarbeiter, professionellen Werkzeuge und praxiserprobten Prozesse dafür Sorge tragen, dass Ihr gesamter ITAM-Zyklus konstant und effizient geplant, überwacht und betreut wird.
